Gli strumenti necessari per poter lavorare in Smartworking ai tempi del Coronavirus

Il mondo intero sta senza dubbi vivendo un periodo molto strano. Il nuovo coronavirus o Covid-19 ci ha travolto improvvisamente, e molte cose che davamo per scontate come la libertà di poterci spostare sono state limitate per tutelare la salute pubblica. Così, la maggior parte di noi è passata velocemente dall’andare in ufficio al lavorare da remoto o in smartworking.

I governi ed i medici in questo momento non hanno chiaro quanto tempo durerà questo stato di reclusione e, ciò che preoccupa di più è se questa situazione sia qualcosa di momentaneo o se dovremmo conviverci, pertanto se fosse così uscire di casa in certi periodi dell’anno non sarà più possibile.

Ciò che è sicuro, è che le imprese ed i negozi che non si sono adeguati al nuovo modo di lavorare da remoto e non hanno introdotto all’interno delle loro attività gli strumenti necessari per farlo, si troveranno in difficoltà nel gestire i propri dipendenti da casa.

Io ho avuto un’enorme fortuna, perché in The Wave Studio abbiamo avuto sempre la possibilità di mettere in pratica questo nuovo modo di lavorare anche prima che accadesse questa situazione, ciò ha facilitato il nostro modo attuale di lavorare portandoci ad essere efficienti nonostante non possiamo riunirci di presenza.

Adesso andiamo a vedere quali sono gli strumenti ed i processi che stiamo utilizzando in The Wave Studio e che ci hanno permesso di lavorare con molta efficienza e coordinazione in questo periodo cosi incerto.

1. Per la messaggistica: Slack

Il primo problema che sorge nel non essere presenti nello stesso ufficio è la comunicazione e la coordinazione dei compiti da svolgere. Ho visto che molte istituzioni educative e imprese stanno provando ad organizzarsi per essere sempre in contatto tramite WhatsApp o altre piattaforme di messaggistica. Sebbene esse siano buone per comunicare tra amici o con i membri della propria famiglia, non sono adeguate a un’impresa, poiché non permettono di utilizzare dei canali differenziati per progetto o fissare dei promemoria. Inoltre, non permettono al lavoratore di fare una separazione chiara tra un sistema di messaggistica per uso personale (WhatsAPP, Facebook) e un sistema esclusivo per il lavoro.

In questi tempi di restrizione dove lavoriamo da casa è molto importante procedere mantenendo limiti precisi nell’ore che siamo disponibili o meno.

Pertanto, vorrei citare proprio in questo punto un canale molto importante di Slack che abbiamo in The Wave Studio chiamato “Daily.” Due volte al giorno, la mattina e la sera, grazie ad un promemoria automatico, tutto il team scrive le attività che ha fatto e che farà durante il giorno. In questa maniera si mantiene il gruppo unito e tutti siamo informati su ciò stiamo facendo, anche se non lavoriamo nello stesso progetto.

2. Per le videochiamate: Google Meet

Ciò che più mi piace di questa app è che è molto facile utilizzarla. Infatti, tramite un link che ti crea Google, si può iniziare una videochiamata di gruppo con la possibilità di chattare all’interno o condividere lo schermo agli altri partecipanti. È vero, non ha tutte le opzioni che offre Zoom, ma al momento non abbiamo mai avuto problemi ad utilizzarla.

In The Wave Studio, abbiamo avuto l’idea di lasciare un canale di Google Meet sempre aperto per coloro che durante la loro pausa vorrebbero bere un caffè in compagnia dei propri colleghi come se fossero in ufficio. E ‘chiaro che in questo canale, non si deve parlare di lavoro!

3. Organizzazione delle attività: Trello

Trello permette la creazione di tabelle dove si possono aggiungere task assegnate ad ognuno dei propri membri del team. Ogni task rappresenta un “compito”, all’interno di essa si possono scrivere informazioni aggiuntive come link o immagini.

Con Trello è possibile ottenere una rappresentazione grafica di tutte le “tasks” assegnate ad ogni membro del team, con tutte le informazioni necessarie.

In The Wave Studio ogni Progetto ha una propria tabella e dividiamo le tasks in colonne: To do (per le tasks che si devono svolgere), Doing (per i compiti che stiamo svolgendo) e To-Check (per le tasks che devono essere verificate dagli altri membri del team). Sembra complicato, però non lo è assolutamente e una persona si abitua a questo flusso velocemente!

Infine, mi piacerebbe sottolineare che questi strumenti non sono solo efficienti per il lavoro da remoto, ma è consigliabile utilizzarli anche nel momento in cui riprenderemo a lavorare in ufficio.

È importante adattarsi ai nuovi tempi, perché non sappiamo se tutto ciò potrebbe rimanere cosi. Quindi, se ancora non stai utilizzando gli strumenti menzionati, ti invito a provarli e dirmi come ti sembrano!