Design Sprints: een introductie
Wat zijn Design Sprints?
Design Sprints is een vrij nieuwe methode, gebaseerd op de methoden van Design Thinking en Agile. Jake Knapp van Google Ventures heeft vanuit deze beproefde en bekende methoden een vijfdaags ontwerpproces ontwikkeld: The Design Sprint. Hiermee ga je gezamenlijk in vijf dagen van probleem naar oplossing, getest door de eindgebruiker.
Probleem oplossen
Een Design Sprint kan toegepast worden als er nog geen product is of als er al een product aanwezig dat om verdere doorontwikkeling vraagt. Stel: we willen een Design Sprint doen voor een corporate website. Een probleemvraag zou dan kunnen zijn: “Hoe kunnen we laten zien wie we zijn en wat we doen?”. Voor een school kan dit bijvoorbeeld zijn: “Hoe zorgen we er voor dat meer gemotiveerde studenten zich aanmelden voor de opleiding?”. Voor een webshop zou het kunnen zijn “Hoe kunnen we het bestellen van producten eenvoudiger en plezieriger maken”. Hoe concreter we het probleem kunnen maken, hoe gerichter de oplossing. Vaak is er al wel een abstracte notie van het probleem, op de eerste dag concretiseren we het gezamenlijk verder om duidelijk richting te geven aan de rest van het proces.
Kijken of je oplossing werkt
Het einddoel van de Design Sprint is heel helder: op de laatste dag van de Design Sprint wordt een prototype van de oplossing aan een aantal mensen uit de doelgroep voorgelegd om te kijken of de oplossing het probleem ook daadwerkelijk oplost. Oftewel: een vereenvoudigde versie van het uiteindelijk te ontwikkelen product wordt door een echte eindgebruiker getest. Dat kan bijvoorbeeld een (gedeeltelijk uitgewerkt) klikmodel zijn, een mock-up van een aanmeldproces of een vereenvoudigde interface van een app.
Door dit niet zelf, maar met eindgebruikers te testen en goed naar de feedback te kijken, wordt er in korte tijd ontzettend veel geleerd. En het mooie is: de oplossing (website, app, systeem, wat dan ook) hoeft nog niet volledig uitgewerkt te worden. Dat gebeurt pas als de initiele oplossing effectief blijkt. Zo wordt de kans groter dat er iets wordt gemaakt waar mensen echt behoefte aan hebben. En dat willen we.
Waarom Design Sprints?
Bij theFactor.e willen we het leven van mensen eenvoudiger en leuker maken door gebruik te maken van de mooie technische ontwikkelingen die we momenteel doormaken. Bij het ontwikkelen van een product zetten wij daarom met nadruk mensen centraal. Ofwel: we helpen onze klanten om dichter bij hún klanten te komen. Daarom werken we niet vóór klanten maar mét klanten. Want samen komen we tot de beste ideeën en oplossingen. Design Sprints is een geweldige methode die hierbij helpt.
Hoe werken Design Sprints?
Het proces is opgedeeld in vijf dagen. Elke dag heeft een eigen doel en dat doel bereiken we door (timeboxed) oefeningen.
Voorbereidingen
We beginnen met de voorbereiding. Dit zorgt ervoor dat we ons tijdens de vijf dagen van de sprint volledig kunnen focussen op het oplossen van “het probleem”. De “Sprint Master” (zeg maar de eindbaas van het proces) verzorgt de voorbereiding en faciliteert het team tijdens de sprint.
Want, wat heb je nodig voor een goede Design Sprint? Allereerst een fijne ruimte, groot genoeg voor de betrokken teamleden. Het liefst vijf dagen dezelfde ruimte. In die ruimte moet plek zijn voor een aantal “borden”. Oftewel; aangewezen plekken waar met behulp van post-its ideeen kunnen worden verzameld. Het mogen whiteboards zijn, hang papieren op of teken gewoon op de muur: zolang er maar fysiek een plek is in die ruimte.
De verdere voorbereiding bestaat uit:
- het formuleren van een duidelijke probleemstelling
- het doornemen van de team samenstelling
- het houden van interviews met stakeholders en eindgebruikers
- het verzamelen van alle belangrijke informatie.
En, misschien wel het belangrijkste: we nodigen de eindgebruikers uit de beoogde doelgroep alvast uit voor het testen op dag 5.
Dag 1: Begrijpen
Op de eerste dag verdiepen we ons volledig in het probleem door middel van verschillende oefeningen. Wat is de uitdaging, waarom moet dit opgelost worden en wat zijn de doelen die bereikt moeten worden? Wie is de gebruiker en wat is haar behoefte? Wat is nou het echte probleem dat we gaan oplossen de komende dagen?
We introduceren “het Warmhoudplaatje”: een plek waar tijdens de hele sprint ideeën kunnen worden verzameld en een “Bord van aannames”, waarop we aannames over de oplossing bij houden die we later willen testen. En als laatste een “Hoe kunnen we…” bord waar we alle vragen die tijdens het proces langskomen opschrijven. Zo vergeten we niets, maar kunnen we wel blijven focussen.
Belangrijk is: zorg voor wederzijds begrip. Dat vormt een goede basis om verder te gaan met ideevorming de volgende dag.
Dag 2: Ontdekken
We delen het probleem op in meerdere logische onderdelen. Door mindmaps en schetsen genereren we vervolgens zoveel mogelijk ideeën die tot een oplossing zouden kunnen leiden.
We gebruiken hiervoor oefeningen als de “Crazy Eight” waarin we een A4 drie maal doormidden vouwen zodat er acht vakjes ontstaan. In vijf minuten moeten alle teamleden acht ideeën schetsen voor het specifieke probleem. Een echte uitdaging met verrassende resultaten. Door het in tijd en vorm af te kaderen ontstaat er namelijk een belangrijke focus en concentratie. Dat geldt ook voor de overige oefeningen tijdens deze methode. We “trechteren” als het ware de input. We nemen alles serieus en bepalen aan het einde van de dag samen wat de beste ideeën zijn. Elk teamlid mag namelijk zelf stickers plakken bij de in hun ogen meest geschikte (deel)oplossingen. Dit vormt gelijk de basis voor dag 3.
Dag 3: Beslissen
Deze dag staat in het teken van het maken van keuzes. We zetten de beste ideeën uit dag 2 op een rij en bekijken welke ideeën uniek en welke vergelijkbaar met elkaar zijn. We kiezen vervolgens welke oplossingen we verwerken in het prototype om aan onze eindgebruiker voor te leggen. Uiteindelijk schetsen we zo -weer- gezamenlijk in grote lijnen het definitieve prototype.
Dag 4: Prototype
Op dag vier verdelen we het werk en kiezen de tool waarin we het prototype gaan maken (bijv. Keynote of Axure). Het prototype hoeft niet perfect te zijn maar voldoende om de oplossingen voor te kunnen leggen aan de eindgebruiker. We bepalen deze dag ook wat we de eindgebruiker exact willen vragen. Dat toetsen we uiteraard steeds aan de originele probleemvraag.
Dag 5: Testen
Tijd om met de billen bloot te gaan! We kunnen niks meer veranderen, we zijn overgeleverd aan het oordeel van de eindgebruiker. Heel confronterend, maar ook heel leerzaam. Elke eindgebruiker wordt ongeveer dertig minuten bevraagd over het prototype. Middels een scorebord houden we bij wat werkt en wat we moeten oplossen.
Na de design sprint
Na deze vijf intensieve dagen hebben we inzicht gekregen in welke oplossingen werken en welke niet. En het kan heel goed zijn dat de oplossing die we hebben bedacht helemaal niet blijkt te werken, of op onderdelen niet deed wat we er van hadden verwacht. Dat hoort er bij en is eigenlijk juist heel waardevol. Het is geen falen of mislukken; het is leren.
Want met de opgedane kennis kunnen we verder naar de perfecte oplossing die wel in alle aspecten werkt. We komen er liever nu achter dan als de website, app of het systeem al is gemaakt. En dat geldt zeker voor onze klanten. We hebben nu aannames, vermeende wetmatigheden en ideeen heel veilig kunnen testen.
Soms werkt het wel gelijk en dan kunnen we veel sneller aan de slag met het verder ontwikkelen en realiseren van de oplossing. De vijf dagen tijdsinvestering winnen we hoe dan ook terug. Want ook als we wel weer naar de tekentafel moeten, kunnen we de eerste dagen uit de Design Sprint overslaan en gelijk door met het verzamelen van nog beter passende ideeën.
Design Sprints zijn een feest
Wij, maar ook de klanten met wie we tot nu toe dit proces zijn ingedoken, kunnen niet anders concluderen dan dat het een groot feest is om zo te werken. En behalve leuk, is het vooral heel effectief en levert het verrassende oplossingen op. Niemand weet op de eerste dag wat er op de vijfde dag ligt. Het is echt een reis die samen wordt gemaakt. Dat verbindt. En, dat vinden we nog het belangrijkst, we maken iets dat echt aansluit bij de eindgebruiker. Bij de klant van de klant. En alleen dan kun je techniek en mensen dichter bij elkaar brengen.
We hebben het nu een flink aantal design sprints gedaan en we vinden het geweldig.
“Het is een soort van magisch, aldus Mireille, één van de collega’s die een design sprint heeft gedaan. Het is keihard werken, vermoeiend maar je krijgt er enorm veel goede ideeen van en je weet direct of ze werken. En je krijgt er een enorme bak energie van.”
Focus
We werken vijf dagen samen aan één probleem in één ruimte. Iedereen heeft hetzelfde doel. Alle oefeningen zijn getimeboxed waardoor we nooit lange discussies krijgen.
Snel en efficiënt
In vijf dagen weten we of een oplossing werkt of niet. We doet het proces gezamenlijk, waardoor de lijnen kort zijn.
Transparant en flexibel proces
Het is voor iedereen duidelijk wat in vijf dagen moet gebeuren. Binnen die vijf dagen zijn we wel flexibel in welke oefeningen we gaan doen en wat we gaan testen met de eindgebruiker.
Multidisciplinair samenwerken
Het team bestaat uit verschillende rollen. Van klant, stakeholder tot ontwerper en ontwikkelaar. Iedereen krijgt de ruimte oplossingen te bedenken. Hierdoor wordt het probleem bekeken vanuit elke invalshoek. Dit zorgt voor enorm waardevolle inzichten.
Eindgebruiker centraal
Van begin tot eind staat de eindgebruiker centraal. Op dag 5 toetsen we altijd de oplossing bij “echte eindgebruikers”.
Leuk!
Het is een ontzettend leuk én praktisch proces met veel (speelse) oefeningen. De voortgang zie je terug in een ruimte die langzamerhand transformeert naar een schatkamer van ideeën.
Design Sprints bij theFactor.e
We zijn begonnen door een aantal oefeningen te proberen, om vervolgens een aantal dagen uit de sprint te pakken en toe te passen. Inmiddels hebben we een aantal volledige design sprints gedaan, en elke sprint leren we weer wat bij. We zien het echt als een framework. Zo zijn er oefeningen die we net wat anders doen en bedenken we zelf nieuwe. Al onze oefeningen en ervaringen houden we bij op een Trello Board, zodat de kennis niet verloren gaat. Deze ervaringen gaan wij de komende tijd verder met jullie delen.
Een probleem dat opgelost moet worden?
We geloven écht dat Design Sprints werken. Dus daag ons uit en wie weet zijn we straks samen de problemen van jouw klanten aan het oplossen.
