Fonctionnement détaillé de Thellie
Rentrons dans le détail.
Création du compte Établissement
1. Installation du compte
Thellie assure la création du compte établissement à l’aide des contenus à nous transmettre :
- logo de l’établissement au format web (png, jpeg ou svg) ;
- image d’illustration du compte (png ou jpeg) ;
- texte de présentation de l’établissement (1/2 page environ) ;
- liens des comptes réseaux sociaux et site internet ;
- url personnalisée de la page établissement (thellie.org/nom court de l’établissement) ;
- liste des référents (nom complet, adresse email, fonction). Les référents établissement sont des personnes désignées dans la convention de partenariat en charge du suivi du financement des projets. Ils sont notamment invités à autoriser le lancement des campagnes.
2. Edition de la page profil
Une fois le compte mis en place, les référents peuvent :
- Modifier leur mot de passe de connexion
- Personnaliser la page profil de l’établissement.
- Accéder aux profils des chercheurs et leurs campagnes de financement.
Le page profil est une vitrine pour votre établissement. La liste des chercheurs, les campagnes lancées et vos chiffres clés sont rendus publics.
Recrutement des chercheurs
1. Sensibilisation des chercheurs
Le financement participatif avec Thellie est utile aux chercheurs pour amorcer une étude pilote, compléter un budget de recherche ou encore encourager les projets portés par de jeunes chercheurs. Dans ce contexte, l’établissement pourrait proposer la plateforme thellie.org aux :
- lauréats des dispositifs de financement internes de l’établissement (AAP Jeunes chercheurs…) pour compléter la dotation déjà obtenue par ces derniers
- non-lauréats des dispositifs de financement internes de l’établissement dont les projets ont été positivement évalués pour leur permettre d’amorcer leur budget et leur offrir une alternative à l’absence de financement.
- aux jeunes chercheurs dans le cadre d’un appel à projets spécifique (thématiques de recherche, typologie de chercheurs, etc…)
Quelque soit la stratégie de sensibilisation envisagée, l’établissement s’engage à communiquer en direction des chercheurs par la mise en place d’actions de communication : campagnes emailing, communiqués de presse ou autres articles de présentation du partenariat Thellie/Etablissement sur leurs sites intranet ou internet.
Thellie est à disposition de l’établissement pour préparer les supports de communication adaptés à la stratégie de communication.
Suivi et gestion des campagnes
1. L’inscription des chercheurs
Chaque chercheur rattaché à votre établissement reçoit une notification par email l’invitant à prendre contact avec le référent pour obtenir l’autorisation de lancer une campagne de financement.
Le référent établissement peut suivre les inscriptions de leurs chercheurs au sein de son espace privé à la rubrique “Chercheurs”.
2. Le suivi des campagnes
Les chercheurs autorisés à lancer leur campagne de financement sont accompagnés par notre équipe.
Au sein de l’espace privé du compte établissement, le référent à accès à la liste des campagnes créées par les chercheurs et peuvent suivre la préparation et l’évolution de leur financement.
Pour en savoir plus sur l’accompagnement des chercheurs, consultez notre guide chercheur sur les étapes de fonctionnement d’une campagne.
Le référent établissement peut consulter les détails d’une campagne lui donnant accès aux éléments suivants :
- la présentation du projet, du budget et à la liste des chercheurs associés ;
- la vidéo de présentation ;
- les actualités ;
- les informations financières ;
- la liste des donateurs ;
- les documents et outils de préparation des campagnes.
3. L’approbation des campagnes
Afin d’autoriser le lancement de campagnes des chercheurs, le référent établissement doit valider leurs projets en rédigeant un court texte d’approbation qui sera rendu public sur les pages projets des chercheurs.
De façon optionnelle, les chercheurs peuvent solliciter l’approbation de leurs pairs via un processus dématérialisé d’open peer review.
4. La promotion des campagnes
Pour encourager le chercheur dans sa démarche et favoriser la collecte de dons, l’établissement peut mobiliser son service Communication afin de relayer les campagnes auprès de son réseau. Des actions de communication et de relais sur les réseaux sociaux sont utiles aux chercheurs.
Clôture, versement des fonds et bilan des dépenses
1. Clôture d’une campagne
Une campagne est considérée comme clôturée lorsque son objectif de collecte et la date de fin de campagne ont été atteints. Un email d’information est alors envoyé aux donateurs, aux chercheurs et aux référents établissements.
Une rubrique intitulée “transparence” est alors disponible au sein de la page projet présentant l’ensemble des données de collectes liées à la campagne (chiffres clés, origine de fonds par typologie de contributeurs, versement des fonds, etc.).
2. Versement et mise à disposition des fonds
A la clôture d’une campagne, Thellie procède au versement du montant total collecté sous un délai de 7 à 10 jours et rendant public la transaction bancaire.
Une fois l’opération effectuée, un email d’information est transmis aux référents établissement et aux chercheurs.
3. Bilan des dépenses
L’établissement s’engage à transmettre le bilan financier des dépenses pour chacun des projets financés.
Articles complémentaires
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etablissement@thellie.org
