¿Qué necesitamos para ser exitosos trabajando desde casa en tiempos de coronavirus?

En Tiendanube, la semana pasada decidimos que todo el equipo trabaje desde su casa para ayudar a prevenir la propagación del COVID-19. En estas próximas semanas, el trabajo remoto será una realidad para cada vez más personas y empresas y por eso queremos compartirles los aprendizajes que tuvimos trabajando como una empresa de formato híbrido (presencial y remoto o home-office) en la última década.

En nuestra experiencia, los pilares del éxito se resumen en:

• Garantizar un espacio de trabajo en casa que nos permita continuar siendo productivos;
• Garantizar un buen trabajo en equipo y que, a pesar de la distancia física, podamos estar bien comunicados y manteniendo la mayor visibilidad posible;
• Continuar creando vínculos. Que el hecho de no vernos cara a cara no signifique que no podemos seguir siendo cercanos.

Garantizar un espacio de trabajo remoto efectivo

Photo by Domenico Loia on Unsplash

• Garantizá una buena conexión a Internet. Si tenés cable de red, usalo para ese fin (especialmente en calls).
• Simulá una oficina real. Contá con un espacio destinado exclusivamente para trabajar (ej. un escritorio con su silla, monitor, etc.) y donde tengas la menor cantidad de interrupciones (de familia, mascotas, etc.). Que tu familia/compañeros de casa entiendan los momentos en los que estás trabajando y que el hecho de que estés en casa, no significa que estás libre.
• Mantené tus espacios de trabajo y personales separados. Dentro de lo posible, utilizá tu habitación sólo para dormir y “construí” una oficina o espacio para trabajar específicamente. Esto ayuda a establecer un marco para mejorar la productividad. Cuando estás en tu “oficina” tu cerebro asocia ese lugar como el lugar donde se trabaja (no donde se duerme o donde se mira tele). Además, la separación de espacios crea un mini “viaje”. Simplemente caminar desde el dormitorio a la oficina indica que te estás moviendo físicamente entre el el espacio personal y el trabajo.
• Vestite como si fueras a salir de casa. Siguiendo la misma lógica, evitá quedarte en pijama cuando trabajes en casa. Te vas a sentir mejor con vos mismo y vas a estar más predispuesto para arrancar el día. Además, te vas a sentir más cómodo/a para tener calls con cámara (punto que desarrollamos más abajo).
• Programá horarios de trabajo y horarios de descanso, para lograr un equilibrio. Por ejemplo: no almuerces mientras trabajás, meditá al final del día (podés usar alguna app como Meditopia) para conseguir desconectar, etc.
• Asegurate de tener todo lo necesario para realizar tu trabajo. Esto incluye el equipo, el software, ambientes de desarrollo o lo que sea que tu trabajo necesite. Dicho de otra forma, en tu casa deberías poder hacer lo mismo que podés hacer en la oficina.

Garantizar un buen trabajo en equipo

Al no compartir un mismo espacio físico, hay que hacer ciertos esfuerzos para mantenerse comunicado con el resto del equipo, dar visibilidad, etc. Para eso es clave apoyarte en metodologías y buenas prácticas, y que uses las herramientas y canales de comunicación interna de forma óptima para conseguir tener asertividad en tus comunicaciones (especialmente en las escritas).

• Establecé una sola herramienta como medio de comunicación predeterminado. Nosotros usamos Slack para cualquier conversación que pueda tener cierto grado de asincronicidad (es decir, donde no necesitamos respuesta inmediata).
• Dejá tu calendar actualizado, para que refleje los momentos en los que estás disponible, en caso de que alguien necesite llamarte o agendar una reunión, así tiene total autonomía de hacerlo. (No te olvides de agendar tanto eventos de trabajo, como personales!).
• Definí objetivos claros de trabajo para vos y tu equipo y apoyate en herramientas como Asana para poder colaborar y tener visibilidad más fácilmente. También es útil contar con alguna metodología para organizar tus tareas y proyectos, como “Getting Things Done”.
• Agendá espacios para hacer peer-working, junto con tu manager y compañeros. Llamamos peer-working a tiempos de trabajo sincrónico en donde dos o más personas están trabajando sobre un tema al mismo tiempo. No necesariamente están haciendo las mismas tareas, pero sí están atacando un objetivo en común.
• Reunite de manera diaria con tu equipo, idealmente al comienzo del día, durante 15 min. para responder las siguientes preguntas:

¿Qué se hizo desde la última reunión?

¿Qué se hará desde ahora y hasta la próxima reunión?

¿Qué está impidiendo hacer el trabajo lo mejor posible?

• Agendá bloques considerables de tiempo online junto con las personas mas nuevas del equipo, por más que cada uno esté trabajando en algo diferente, para que sea posible sacarse dudas fácilmente.

Checklist para tener reuniones remota efectivas:

• Usá herramientas como Hangouts o Zoom, que te permitan usar video y compartir pantalla e incluí el link en el evento.
• Hacelas con cámara prendida. Como una reunión presencial; el nivel de atención y la calidad de comunicación serán superiores.
• Usá auriculares y micrófono, así no se escucha eco.
• Tené a mano el cargador de tu computadora, para evitar tener que interrumpir la llamada por quedarte sin batería.
• Asegurate de que el lugar donde tenés la reunión esté en silencio (en la medida de lo posible) para que todos puedan escuchar con claridad y sin interrupciones.

Continuar creando vínculos mientras estamos remote

• Aumentá la frecuencia de tus 1.1s. Una de nuestras buenas prácticas de liderazgo, incluye tener 1.1s (one-on-one o uno-a-uno) con las personas de tu equipo para charlar de temas por fuera de las tareas laborales (objetivos de carrera, vida personal, relación con compañeros, etc.). El hecho de tener que trabajar desde casa durante tiempo indeterminado puede hacer que vos o tus compañeros se sientan más aislados o desconectados y consecuentemente afecte su felicidad. Procurá estar atento a cómo te estás sintiendo y cómo está cada persona del equipo e ir charlando frecuentemente. Que su vínculo no se vea afectado por la falta de presencia.
• Creá un programa de “buddies”. Cuando no se puede hablar con la gente cara a cara, lo más parecido que tenemos son las llamadas con video. En Tiendanube usamos un bot llamado Donut que organiza calls cortas entre miembros del equipo asignados al azar. La idea de esas calls es simplemente conocerse, compartir ideas, jugar a algo en línea o cualquier otra cosa que se les ocurra para compartir un rato con alguien del equipo.
• Hacé un desayuno/almuerzo/café remoto con todo tu equipo o de forma individual con alguno de ellos, alguna vez en la semana.
• Compartí tu experiencia con el resto del equipo. Dado que todos estamos atravesando la misma situación, está bueno ver cómo lo vive cada uno, cómo se armó su espacio de trabajo y qué vuelta le dio al tema. En Tiendanube nuestros founders estuvieron mandando videos de cómo lo viven ellos 👇

Bonus: Tips para madres y padres

Dada la resolución de suspender las clases en Argentina, entendemos que no todos puedan trabajar o tengan que trabajar a “media máquina” hasta organizarse. Es por esto que entre los que sí podamos trabajar a full (porque no tenemos hijos/as o porque tenemos apoyo), nos comprometimos a dar el apoyo necesario hasta que se puedan organizar mejor y/o hasta el cese de medidas.

Dicho esto, una recomendación es intentar armar una rutina razonable con los chicos en casa. Si bien sabemos que el aburrimiento hace bien porque ayuda a la imaginación, ante esta situación especial, donde nos enfrentamos a varias semanas sin actividades, ayuda que los chicos estén ocupados y tengan una rutina con horarios para que sea llevadero.

Acá les dejamos algunos links con ideas de actividades y recursos para estos días:

• “Seguimos educando” (www.seguimoseducando.gob.ar), plataforma online dispuesta por el gobierno de Argentina para la continuidad de las actividades de enseñanza. Más info acá.
• “Ideas para entretener a los chicos durante el aislamiento”, por Mechi Lozada (@soyunmix).
• “Aprender en casa en tiempos de pandemia”, por Melina Furman, Prof. Escuela de Educación-Universidad de San Andrés e Inv. CONICET.
• “Misión: Quedarse en Casa. Un cuento infantil en tiempos de Coronavirus”, por Dalmaus.
• Clubes TED-Ed Argentina, de lunes a viernes a las 14 hs transmiten en vivo por Instagram Live (@clubesteded.ar) contenido donde un especialista, orador o miembro del equipo de Clubes TED-Ed enseña algo vinculado con alguna de las áreas de conocimiento escolar.

¿Y vos cómo vivís el trabajar desde casa?

Contanos en los comentarios tu experiencia, qué te sirve y qué no, y qué consejos tenés . Entre todos podemos agrandar y mejorar la lista de tips para ser exitosos trabajando remoto 💪