《Getting Things Done》每天幾百封信件也不焦慮，清空大腦的管理大法︱閱讀筆記
The Art of Stress-Free Productivity
會議越來越多，訊息越來越多，工作時間變得零碎，想到有待辦事項時專心度就開始下降，好想改善，怎麼辦？
💡 Contents：
1. 為什麼會想看這本書？
2. 兩分鐘原則
3. 用「行動」記待辦事項
4. 從各路管道實踐到現在的管理方法
5. 覺得不專心的時候我會這麼做
6. 結語1. 為什麼會想看這本書？
文章開頭那內心的吶喊，你也曾經歷過嗎？
● 工作時間變零碎的時期
前陣子經歷了一段一個案子快收尾，一個專案進行到中段，一個專案在初步規劃階段的時期。那段時間，30 分鐘的 sync-up 會議變多，訊息變多，工作時間也變得零碎。
那陣子較難進入專注狀態，一想到 30 分鐘後有會議時，專心度就開始下降，想到有未讀訊息也專心度下降。因為跟不同時區的同事一起工作的關係，下午三點後幾乎沒訊息。當心裡預期「接下來的兩個小時都不會有人打擾」的時候，反而比較專心，效率提升。
● 想要在協助他人和自身工作間取得平衡
於是，開始覺得白天的時間沒有好好的利用，接下來要帶暑期實習生了，得好好想個能夠在協助他人與自身工作間取得平衡的方法才行。
翻翻書單，想到了這本很紅的《搞定！》，是在提升工作效率分類中，榜上有名的書，因此興起了看這本書提升工作品質的念頭。
文中，有一句話非常吸引我：
「GTD 工作法讓每天幾百封信的人也能有效率的管理生活」
目前最想得知的就是如何在任務瑣碎、常常有訊息、工作時間變得零碎的狀況下，在零碎時間保持專注的高效率工作方法。
看的過程，陸陸續續將一些書中提到的技巧應用在生活和工作中，確實感到大腦被釋放許多，如果看完一本管理書能帶走一個觀點並應用在生活中的話，這本書就值得了。
本文分享幾個書中提到提升工作效率，並持續應用半年以上的技巧。有相同煩惱的你，歡迎參考看看唷。
2. 兩分鐘原則
如果事情能兩分鐘內能解決的話，那就直接做吧。
「當你正在處於專注狀態，好不容易進入心流了，這時，Teams 彈出了一則訊息，你會怎麼做？
A. 訊息要即時回覆，不然怕別人以為我不認真上班，中斷正在做的事吧，回！
B. 剛瞄到一眼內容了，不即時回也沒關係，繼續工作！
● 到底要不要馬上回訊息？
你是否曾有過相似的情境呢？因為要跟不同時區的同事一起工作的關係，主管鼓勵大家有問題就丟上討論區，不要自己悶著，盡快解決大家的阻礙。
在這樣鼓勵互相協助的風氣下，我也受到了很多幫助。有時候不預期別人會馬上回，但收到同事的即時回覆後，確實幫助我馬上進行下一步，很感謝即時回覆的同事。
隨著工作漸漸上手，也從一開始的得到協助者，漸漸成為提供協助者，能夠幫助別人很開心，也很喜歡這樣的風氣。然而，手上還是有自己的工作要做，當訊息越來越多，零碎會議越來越多，心流狀態漸漸成為很想珍惜的狀態，看著那些訊息，不禁想著到底要不要現在馬上回覆。
● 兩分鐘原則
這本書，提供了一種解決方案－兩分鐘原則，如果事情能兩分鐘內解決的話，就直接做吧。兩分鐘是個準則，也可以調整成適合自己的時間。
這個原則很簡單，也容易執行，所以我就想說好啊試試看吧。結果真的對我決定要不要回訊息這方面提供了舒緩。
訂兩分鐘的原因是，有些很快可以解決的事，如果把他放到一旁的待辦清單，等等再來做，等到要做的時候，可能反而還需要花更多心力去回想這件事在講什麼，然後決定要幹嘛，最後花了更多的時間。所以有了這個原則，如果事情很容易解決，那就別堆在待辦清單了，直接做吧！
● 預覽訊息的當下決定要不要回
實際在應用時，我的 Teams 通知是預設設定，有通知會跳出預覽訊息，因此我可以在不已讀狀態下大概看到內容是甚麼，如果只是那種我需要回「謝謝」、「有幫助到你太好了」，或是「回答類」的訊息，那種我可以大概查一下然後解決類的訊息，也就是不是那種一來一往的討論，這種我會馬上回。
● 番茄鐘工作法+兩分鐘原則
實踐兩分鐘原則後，有時候，因為也瞄到不是需要即時回覆的事，所以就想說等等再回。但過程中，心裏就會一直想著「有個訊息還沒回，有個訊息還沒回，有個訊息還沒回」，心流狀態還是被打亂了。
因此，把許久沒用的「番茄鐘工作法」拿回來使用了。看一眼番茄鐘剩幾分鐘，如果判斷到休息時間再回也沒問題的話，我就會放著，繼續我的工作。目前實踐下來，好像心裡有預期「我確實等一下什麼時候會做這件事」，這樣的話，更容易回到心流狀態，比較沒有那種「阿～有個訊息還沒回」這種心理狀態，因為我知道我什麼時候會回。
原本實踐的是番茄鐘工作法－25分鐘內只專心做那件事，其他事在5分鐘休息時間再做。現在算是綜合這兩者，像是如果有個訊息跳出來，只是那種確認訊息，只需要回覆個表示看到了的訊息，我會馬上做。
題外話，有些人習慣 Hi Tiffany，等到我回了，又寒暄幾句，再開始正題，這種就不能偷看了。你是哪一派的傳訊息人物呢？一次講完，還是先打招呼呢？
3. 用「行動」記待辦事項
“衣服”
下班回家了，看著今天白天在待辦事項上面的記下的「衣服」，hmmm…，是洗衣服？買衣服？領送洗衣服？還是要幹嘛呢
● 用「行動」記待辦事項，越具體越好
“Write down the very next physical action required to move the situation forward.”
現在待辦事項都用 Google Keep，有時候速速記下，等到回頭來看時，確實發生過上述的情況，所以看到這段話的時候非常心有戚戚焉。
因此試著用本書提供的寫下行為的方式來記待辦事項，而且越具體越好。最容易的檢查方法就是用動詞開頭，因為人總要去做什麼事情，所以才是待辦事項。
例如，「衣服」，寫為「洗衣服」；「機票」，寫為「查機票」，或訂機票，買機票，寫下真的是下一步的行為。
實際實行一陣子後，覺得很神奇，這樣一個微小改變記待辦事項的方法，確實讓我不需要再額外回想這個待辦事項在幹嘛。人的腦力有限，真心覺得要把精力花費在重要的事情上，這種瑣碎的小事，如果有一個很好的系統，讓我以最低的精力消耗，那真是太棒啦。
4. 從各路管道實踐到現在的管理方法
以前很喜歡寫手帳，後來延伸很喜歡一些看時間管理、生活管理等等的書籍，也陸陸續續嘗試了許多方法。發現經過多年，能持續到現在的方法，大多是在「方便」和「有效」中，達到一個完美的平衡。平衡這種事情很主觀，這邊就分享對我來說方便又有效的方法，給讀者參考看看囉。
- 兩分鐘原則（來源：《Getting Things Done》）
兩分鐘內能處理的事就直接做吧。 - 待辦事項用「行動」記（來源：《Getting Things Done》）
用動詞開頭記待辦清單。 - 番茄鐘工作法（博客來）
專注 25 分鐘，休息 5 分鐘。每四輪後休息 15 分鐘。 - A6小本本（來源：YouTuber 薑餅資）
番茄鐘工作法的專注期間，想到什麼待辦事項或思緒就寫在記事本上。不怕忘記，就不怕佔用心神。 - Google Keep 記事本
用清單功能列週一至週日，記待辦事項。很日常的事情也記，像是洗垃圾、倒垃圾、關冷氣。
由於發生過準備出門的期間，想著出門順便倒個垃圾，結果出門後，想到「啊！忘記倒垃圾了！」，這種類似的事情發生個幾次後，覺得「記得倒垃圾」這種事情不該佔據我的腦袋，於是開啟了把瑣碎的待辦事項也記在清單上的習慣。
5. 覺得不專心的時候我會這麼做
有時候，即使番茄鐘計時器按下去了，還是難以進入專注狀態。在這種情況下，我會試試以下這些方法：
- 戴上耳機，聽 Study Lofi（lofi hip hop radio），或歌手 IU 的 soft playlist
- 拿出空白筆記本，把腦中的思緒寫下來
- 把手機蓋著，螢幕朝下。再進階一點的話，放到視線以外，但震動感覺的到的地方
6. 結語
本書帶給我最大的收穫是：
- 兩分鐘原則
判斷哪些事情馬上做可能更有效率的準則 - 用行動記待辦事項
具體的方法是用動詞開頭
這兩個項目是讀完這本書半年後，還有一直在使用的。除了兩個原則之外，書中還提了許多處理接收資訊的方法，例如：
- 在電子世界中善用新增資料夾的功能，如果 60 秒內想不到該放在哪個資料夾的話，就代表要創新的資料夾了
- 感到很「阿雜」的時候，拿起紙筆寫下在你腦中的東西，然後理出非常具體的下一步（the very next physical action）
- 面對洋洋灑灑的待辦清單時，用「做完這些行為會產生什麼結果」，作為安排事情優先順序的依據
如果看完一本管理書能帶走一個觀點並應用在生活中的話，這本書就值得了。如果看完這篇文章能帶給你什麼改變的話，那麼，寫這篇文章也值得啦。
－2024.03.05。
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