ESTRATEGIAS DE GESTIÓN DURANTE Y DESPUÉS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS LEGALES

Ya hablamos la semana pasada de las estrategias de gestión que se deben tener en cuenta a la hora de implementar nuevas tecnologías legales, sin embargo, si bien es fundamental tener en cuenta estrategias sólidas para las primeras fases de la implementación, el seguimiento continuo de este proceso en las siguientes fases es indispensable para asegurar su éxito.

Es por esto que, a modo de continuación, hoy en TimeManager compartimos con ustedes 3 estrategias que deben estar presentes durante el proceso de implementación y de post-implementación de nuevas tecnologías legales en tu firma de abogados.

Valor real para los nuevos usuarios/abogados

Es importante responder claramente a la pregunta clave de los nuevos usuarios al enfrentarse a la nueva tecnología legal: ¿Qué ventaja me ofrece a nivel personal?.Hay que tener clara la perspectiva del usuario, pues, inicialmente, y si se tiene algún tipo de resistencia al cambio, los desafíos que se presenten pueden llegar a constituir un problema en el proceso de implementación y a generar rechazo a las nuevas tecnologías.

Es muy posible que el tiempo extra que le genere a algunos usuarios aprender a dominar la nueva plataforma, o los pasos de más que deban realizar inicialmente, cause desmotivación e impidan el aprendizaje eficaz de la nueva plataforma.

Si bien como ĺíder de tu firma reconoces las ventajas que ofrece la implementación,depende de la metodología que se emplee al realizarla, que tus colaboradores vean ventajas en su pŕactica diaria. Ten en cuenta socializar con los usuarios las posibilidades de soporte y de capacitaciones continuas, así como las comodidades y reducción de procedimientos a futuro que generarán las nuevas tecnologías. Los usuarios reaccionan positivamente a las tecnologías que reducen pasos, tienen soporte disponible y causa interrupción mínima en su vida cotidiana, procura que la nueva tecnología que estás adoptando cuente con estas ventajas.

Capacitación

Los usuarios que no saben utilizar una herramienta, no la usarán, o peor aún, la usarán incorrectamente. Como líder, procura implementar tecnologías que, aparte de ofrecer ventajas para la firma, sean amigables con el usuario, así los procedimientos serán más fáciles de asimilar.

Crea, junto con los desarrolladores de la nueva tecnología, jornadas de entrenamiento efectivo que permitan entrenamientos frecuentes basados en funciones básicas y específicas de la plataforma. Herramientas como videollamadas, mensajería, instructivos, entre otros, deben ofrecerse a los usuarios con el fin de volverlos expertos en la materia y hacerlos sentir conformes con el cambio.

Así mismo, una buena estrategia en este punto es proponerle a tus colaboradores más hábiles ofrecer ayuda a sus compañeros que presenten dificultades a cambio de algún beneficio. Centrarse en el valor y las necesidades de los usuarios da mejores resultados, pues ellos serán, después de todo, los que más estarán en contacto con las nuevas tecnologías que se están implementando.

Marketing post-implementación

El trabajo no termina cuando la nueva tecnología esté en funcionamiento. El éxito de la implementación, y a futuro de tu firma, dependerá de la voluntad y de la capacidad de todas las partes interesadas en seguir haciendo uso de la nueva tecnología.

Hay que tener especial precaución en no pasar por alto el soporte y las capacitaciones de las nuevas actualizaciones del sistema, así como no se debe perder la comunicación con los desarrolladores de la tecnología implementada. El beneficio al realizar una retroalimentación de la experiencia de uso de la plataforma, proporcionar consejos y sugerencias a los desarrolladores, asegura una mayor adecuación de la nueva tecnología a las necesidades específicas de la firma.

Como siempre, un buen sistema de medición es clave. La medición del uso que se hace de la plataforma permite la identificación de los puntos débiles en el proceso de la implementación de la nueva tecnología. A partir de esta medición, se podrán realizar refuerzos en la capacitación en aquellas herramientas que quedaron como lagunas de la adopción.

Finalmente, recuerda que una adopción exitosa de una nueva tecnología, es decir, del uso integral de todas sus funciones, proporciona a la firma un máximo retorno de la inversión en términos de ahorro de tiempo y costos, así como una mejora en la toma de decisiones y la captura de conocimiento institucional.

El cambio es un proceso continuo que debe iniciar antes del proceso de implementación y debe continuar posteriormente. Recuerda que un proceso de implementación cuyo enfoque sea el usuario permitirá una adecuación de las herramientas tecnológicas a las necesidades de tu firma y una mejora a las condiciones de tus colaboradores.