Ürün Yönetiminde Dokümantasyon: Ürün Gereklilikleri Dokümanı
Bir projeye başlarken, genellikle fikrimizin kusursuz olduğuna ve planladığımız ürünün pazarda hak ettiği yeri kolayca alacağına inanırız. Ancak sağlam bir inanca ve parlak bir fikre sahip olmak bir fikri başarıya ulaştırmak için çoğu zaman yeterli değildir. Başarı titiz bir çalışma gerektirir. Yeni bir ürünün piyasadaki başarısı pek çok dış etkenin yanında her bir proje katılımcısının bu ürün için harcadığı çabaya da bağlıdır. Başarıya doğru ilerlemek için net bir aksiyon planı, yani ürünü gelecekte nasıl gördüğünüze ve o noktaya nasıl ulaşacağınıza dair tanımlara sahip olmanız gerekir.
Başarılı ürün yönetimi sürecinin kritik parçalarından biri olan ürün gereklilikleri dokümanı, doğru yapılandırıldığı takdirde hedeflerinize ulaşmanız için size ve ekibinize destek olabilir. Farklı metodoloji, ekip büyüklüğü, çalışma yapısı, iş kültürüne sahip ürün yöneticileri tarafından yazılan ürün gereklilikleri dokümanları farklı biçimlerde olsa da temelde amaç ve kapsamın aynı olduğu, dikkat edilmesi gereken ortak noktalar olduğu söylenebilir.
Bu yazıda her ürün gereklilikleri dokümanında dikkat edilmesi gereken 6 önemli noktadan bahsedecek, öncesinde ürün gereklilikleri dokümanı nedir, neden önemlidir, ne işe yarar gibi temel sorulara cevap vereceğiz.
Ürün Gereklilikleri Dokümanı (Product Requirements Document) Nedir?
Ürün gereklilikleri dokümanı (product requirements document, kısaca PRD), geliştireceğiniz ürünü özetleyen; ürünün amacını, değerini, kullanımını, işlevlerini tanımlayan bir belgedir. İyi bir ürün gereklilikleri dokümanı, herhangi bir yeni ürün, hizmet veya özelliğin hedeflerini tanımlar; ekibinizin oluşturacağı ürünü keskin bir şekilde anlatır. Yalın, standart bir ürün gereksinimleri belgesi, ürün hedeflerini, hedef kullanıcıları ve hangi kullanımın beklendiğini açıkça belirtmelidir.
Square ürün yöneticisi Kevin Yien, Airbnb ürün yöneticisi Lenny Rachitsky, Seetgeek tasarımcısı Adam Waxman, Asana, Intercom, Product Hunt, Figma, Adam Thomas gibi isimlerin güncel ürün gereklilikleri dokümanı şablonlarına baktığımızda, tüm farklılıklarına rağmen aynı amaca hizmet ettiklerini açıkça görebiliyoruz: ürüne bütüncül ve yalın bir bakış açısı sağlayarak ekipler arasında koordinasyon sağlamak. Yazılım gereksinimleri, işletme gereksinimleri, pazar gereksinimleri, fonksiyonel gereklilikler gibi çeşitli isimlerde ve amaçlarda; çeşitli detay seviyelerinde olan dokümanlar içinde ürün gereklilikleri dokümanı bütüncüllüğüyle öne çıkar. Bu nedenle sayfalar uzunluğunda olması gerekmez. İyi bir ürün gereklilikleri dokümanı oluşturmak için, her şeyin olabildiğince kısa, özlü ve kolay anlaşılır tutulması önemlidir. Gerekirse anlatımı desteklemek için görseller de eklenebilir Ürün gereklilikleri dokümanına bu güncel yaklaşımın başlangıcı 2006, 2007 yıllarına denk gelmektedir. Bu yıllarda Svpg kurucusu Cagan’ın blogunda ürün gereklilikleri dokümanının sayfalarca süren detaylardan arındırılması başarıya giden yol olarak tarif edilmiştir.
İyi yapılandırılmış ve ifade edilmiş bir ürün gereklilikleri dokümanı, ürünün yol haritasında küçük bir rol oynasa da verimli bir geliştirme sürecine başlamak için önemlidir. Ürün veya özelliğin henüz planlama aşamasında böyle bütüncül bir çerçevesinin çizilmesi pazarlama, satış, iş geliştirme, mühendislik gibi farklı ekiplerin beraber çalışabilmesini garantiler. Ürün gereklilikleri dokümanının oluşturulması ve takibi ürün yöneticisinin sorumluluğu olsa da farklı bakış açıları ve becerilerle desteklenen bir dokümante süreci de tercih edilebilir.
Ürün Gereklilikleri Dokümanı Ne İşe Yarar?
Ürün yönetiminin ve ürün geliştirmenin bir parçası olan ürün gereklilikleri dokümanını oluşturma ihtiyacı birçok farklı nedenden kaynaklanır. Bu nedenlerin en önemlilerinden biri tüm proje katılımcılarının ürün gereksinimlerini bilmesi ve aynı vizyonu paylaşması gerektiğidir. Ürün gereklilikleri dokümanı çoğunlukla Agile ve Waterfall metodolojileriyle birlikte anılsa da her ürünün geliştirilmesinde farklı ekiplerin ortak bir düşünceyle çalışmasını sağlamakta faydalı olabilir.
Atlassian’dan Radigan’ın ifadesiyle, ürün ekibi ürüne dair ortak bir anlayış geliştirdiğinde, aşırı detaylı dokümanlara gerek kalmaz. Böyle bir ortak anlayışı sağlayabileceği için ürün gereklilikleri dokümanı ürün yönetiminin kritik bir parçasıdır. İyi yazılmış, kullanılabilir bir ürün gereklilikleri dokümanı ile gereksinimleri her ekip üyesine ayrı ayrı açıklamaya gerek yoktur. Bu, gereksiz açıklamalar yerine gerçek geliştirmeye harcanabilecek bir zaman yaratır.
Ürün gereklilikleri dokümanı oluştururken tüm kritik bilgiler yazılı olarak ve bazen de grafiklerle kaydedildiğinden, karışıklıklar yaşanma veya ekibin birbirini yanlış anlama riskini ortadan kaldırır. Ürün gereklilikleri dokümanındaki bilgilere herhangi bir zamanda erişilebilir ve proje süresi boyunca gereksinimlerde yapılan herhangi bir değişiklik kaydedilebilir.
Ürün gereklilikleri dokümanı oluşturmanın zaman ve eforu rasyonel olarak dağıtmaya ve çoğu riski ortadan kaldırmaya yardımcı olduğunu da söyleyebiliriz. Geliştirme süreci başlarken, müşteri, ürün yöneticisi ve geliştirme ekibi bir araya gelmeli ve ürün gereklilikleri dokümanının içeriği üzerinde anlaşmalıdır. Bu tür toplantılar genellikle keşif aşamasında gerçekleşir.
Ürün Gereklilikleri Dokümanı Neleri İçermelidir?
İyi yazılmış bir ürün gereklilikleri dokümanı, geliştirilmesi planlanan sürüm için gereken her özelliği açık bir şekilde içermelidir. Üründen beklenen her işlevi desteklemek için, bir kullanıcının bu işlevi nasıl kullanacağını gösteren ve test planını belirten bilgilendirmeler bulunmalıdır. Bir özellik karmaşıksa, teknik ekiplere daha fazla ayrıntı sağlamak için alt öğeler kullanılabilir. Bu alt öğelerin her biri kendi kullanım durumlarını içermelidir. Belirli özelliklere ve işlevlere ek olarak, ürün gereklilikleri dokümanı sürüm için bir genel bakış/amaç içermelidir. Ürün ekibinin sürümle neyi başarmaya çalıştığını tam olarak ayrıntılandırmalıdır.
Ürün gereklilikleri dokümanı, işlevsel gereksinimlere ek olarak diğer gereksinimleri de belirtmelidir. Bunlar tüm sistemsel ve çevresel gereksinimleri (Ürün hangi tarayıcılarda çalışacak, hangi sürümlerde desteklenecek vb.) ve ayrıca kullanılabilirlik gerekliliklerini içermelidir. Ayrıca yayın kriterleri belirlenmeli ve ürünün karşılaması gereken ön koşulların bir listesi bulunmalıdır. Bunlar genellikle aşağıdaki hususları içerir:
- İşlevsellik: Ürün gereklilikleri dokümanında ürünü piyasaya sürmek için ihtiyaç duyulan minimum işlevselliğin açıkça tanımlanması gereklidir.
- Kullanılabilirlik: Dokümanın ürünün kullanıcı dostu olduğundan emin olmak için gereken kullanıcı testinin kapsamını netleştirilmesi gerekir.
- Performans: Ürün gereklilikleri dokümanı aynı zamanda yanıt süresi, bellek kullanımı ve benzeri koşullar için taban çizgileri belirliyor olmalıdır.
Ürün Gereklilikleri Dokümanı Yazarken Dikkat Edilmesi Gereken 6 Nokta
- Kullanıcı gözüyle bakmak: Bir ürün gereklilikleri dokümanı yazarken gerekliliklerin bir kullanıcının bakış açısından tanımlanması gerekir. Buna bağlı olarak kullanım senaryolarının hesaplanması gerekmektedir.
- Görseller kullanmak: Bazı özelliklerin ve işlevlerin tam olarak ne olduğunu ve nasıl çalıştığını yazılı olarak anlatmak zor olacağından bunlar görsellerle desteklenebilir.
- Basit ve anlaşılır kelimeler kullanmak: Bir ürün gereklilikleri dokümanı yazılırken amaç, bu ürünün özelliklerini karşılayan bütün gereklilikler hakkında net bir açıklamalar sunulmasıdır. Geliştiricilerin planlanan ürün hakkında kafalarında soru işaretleri kalmaması için basit ve anlaşılır bir şekilde yazılmalıdır ve gereksiz uzun cümlelere yer verilmemelidir.
- Önceliklendirme: Bir ürün gereklilikleri dokümanında bulunan bütün özelliklerin aynı anda geliştirilmesi zor olabilir. Bu nedenle dokümanın yazarı hangi özelliklerin daha yüksek önceliğe sahip olduğunu ve hangilerinin ertelemeye müsait olduğunu belirtmelidir. Bunu yapmak için gereklilikler kategorilere ayrılıp sınıflandırılabilir. Bu tür bir sınıflandırma gerekliliklerin şirket için potansiyel faydalarına odaklanılmasına yardımcı olur.
- Hedef kitleyi tanımlamak: İyi bir ürün gereklilikleri dokümanı hedef kitleyi ve ürün konumlandırmasını tanımlamalıdır. Bu tür bilgilerin bulunması geliştiricilerin ve diğer ekip üyelerinin daha başarılı ürünler oluşturmasına yardımcı olur.
