2023 iThome 鐵人賽文章-Day10-又是樸實無華的 Jira 開單日常-Auto-create sub-tasks 省力不少啊！

Gobby Chen

Published in

Titansoft GOJira!

9 min readMay 8, 2024

iThome 鐵人賽 IT管理類別文章

每天利用 Jira 開單時，練習一個密技，應該不是薪水小偷吧！？系列

我在新加坡商鈦坦科技工作，Daily work 就是用 Jira 跑 Scrum 或 Kanban 計畫、排程、檢視，用 Confluence 做 wiki和紀錄，有時也會搭配其他工具，雖然日常使用上沒問題，但其實有些密技，能讓 workflow 更順、更有效率且省力！
於是，不是工程師也有工程師魂，我收集了許多同事和朋友使用 jira 的密技，並且在 30 天內實際測試，看看是不是真的會改善IT工作日常！如果你看到文章也有密技或問題，歡迎來交流。

前言

今天又是忙碌的一天，今天公司在 DevOps Day 有舉行一場工作坊，我們在其中練習了幾個自動化，就有參與者表示想要了解更多自動化，我就把 iThome 鐵人賽文章公布出來，希望對有意想了解更多 Jira Automation 設定的朋友有幫助。

今日分享

Keywords
啟用 Automatically add 4 sub-tasks on issue creation

Keywords：issue types

因為今天的自動化主題會接觸到 Subtask，我們先來了解 Jira 的 issue type
Issue type

用不同的 type 協助你區分不同類型的工作，具有幫助識別、分類和報告在 Jira 上的工作，可以幫助團隊在工作流程中建立更多結構。以下的圖是 jira 預設的類型，有層級之分，最大的第一層是[Epic]，由[Epic]，依不同需求可展開為第二層的[Story]、[Task]及[Bug]，第三層是第二層更細分的[Subtask]，而以滿足專案和團隊的需求。

圖片來源 https://bigpicture.one/blog/understanding-jira-issue-types/
了解更多

Automatically add 5 sub-tasks on issue creation

回到我們的「又是樸實無華的 Jira 開單日常」系列，今日連載第五期啦！
今日分享主題：
Auto-create sub-tasks
Whenever a Jira issue is created, automatically create 5 sub-tasks with certain fields populated. Start simple and add depth as you go.

我會一次練習設定兩種 Subtask 設定方式

一次開多個 Subtask（可以詳看下方練習 11.-13.）
一次只開一個 Subtask（可以詳看下方練習 14.-15.）

找到 Automation Templates

首先從專案 Board 點擊左邊功能區的 [Project setting]
點擊左邊功能區的 [Automation]
點擊中間上方的 [Rules] 、[Audit log] 、 [Templates] 的 [Templates]
進到 Automation templates 選單後向下拉

2. 拉到頁面最下方，找到 See more templates in our automation library ，並點擊進去。

3. 來到了 Jira automation template library 的頁面，我們把頁面向下拉。

4. 找到 Popular categories 中的 Most popular automation 選單，點擊 [See template -> ]

5. 來到了 Most popular Jira automation templates頁面，我們把頁面向下拉，來找到今天的主題。

6. 找到今天的主題並 [Go to rule] 。主題為 Auto-create sub-tasks，Whenever a Jira issue is created, automatically create 5 sub-tasks with certain fields populated. Start simple and add depth as you go.

7. 詳閱 library 設定的步驟及內容（When,If,Then)等的設定。

8. 回到 Automation template 頁面，點擊 [Create rule]。

9. 進到 When:Create a trigger,Select an event or schedule.我們把頁面向下拉，來找到 Issue created。

10. 完成 When:Issue created Rule is run when an issue is created 設定。

11. 設定 Than
（1）點擊 [Add component] 後，該 Component 變成 New component Select a new condition or action。

（2）我們選擇 Than:Add an action 。

（3）在 [Add an action] 下方的選單中點擊 [All component]旁邊的箭頭

（4）從 [All component] 的下拉式選單挑選 [Issue actions]。
（5）再從下方的選項中點擊 [Creat sub-tasks]

12. 設定 一次自動新增多個Sub-tasks
（1）中間的編輯區會出現如紅框所示的 subtask 欄位，可自行新增修改 [Summary]。

（2）我自行新增了 4 個 subtasks，並按下 [Save]。

13. 為這個 automation 命名並按下 [Turn it on]。
本次把這個 rule 命名為 Auto-create sub-tasks。

你以為結束了嗎？我們還有另一個 Than 還沒有設定喔。

14. 回到 Automation 設定區，以同樣的路徑再設定一次 Than，
（1）點擊 [Add component] 後，該 Component 變成 New component Select a new condition or action。

（2）我們選擇 Than:Add an action 。

（3）在 [Add an action] 下方的選單中點擊 [Create issue]

15. 設定第二個 Than:Create a new
（1）留意這裡的文字是否依右邊設定而改變。
（2）修改內容：

[Project]設定為 [Same project]，這樣自動化才會顯示在這個專案中。
[Issue type]改為 [Subtask]，因為我們要開的是 Subtask。
[Parent issue]維持 [Current issue]。
[Summary]輸入 [book retro]。
[Description]輸入 [Let’s look back to see what we can learn from {{issue.key}}]。
拉頁面至下方並按下 [Save]。

16. 因為有修改設定，請按下 [Publish changes]。

17. 回到 Rules list ，這個 Rule 已經設定完成。

18. 驗證 Automation
（1）我們回到專案的 [backlog]，直接新開一張票，其 [Summary] 為 day11 後按下完成。
（2）再次點擊這張票，立即看到 [Child issue] 長出剛剛設定五個 subtasks，其 Summary 一字不差的開出來。是不是超級方便的啊～～