10 pasos para mejorar tus habilidades de gestión del tiempo
Con su naturaleza no renovable, el tiempo es nuestro activo más valioso.
Tanto si hablamos de medir el compromiso de los empleados en una gran empresa como de alcanzar los objetivos de esos propósitos de Año Nuevo que nunca compartimos en público, unas sofisticadas habilidades de gestión del tiempo garantizan el éxito. Además, son igual de importantes tanto en el ámbito profesional como en el personal.
En el mundo post-pandémico marcado por las pérdidas, el valor del tiempo será aún mayor. Por tanto, adaptarse a la realidad en términos de alta incertidumbre y buscar formas prácticas de mejorar la gestión del tiempo está a la orden del día.
Sigue estos 10 sencillos y probados pasos que enumeramos a continuación, y podrás mejorar tu gestión del tiempo sin grandes esfuerzos.
Establecer objetivos para mejorar la gestión del tiempo
¿Por qué necesitamos objetivos?
Desde una perspectiva más amplia, sin un propósito, nos sentimos desasosegados, lo que conduce a la falta de disciplina y a la procrastinación. Por tanto, los objetivos son un componente importante de la gestión del tiempo, ya que contribuyen a:
- Crear una hoja de ruta para los proyectos.
- Crear un rendimiento coherente de las tareas.
Esto pone de relieve cómo es la fijación de objetivos inteligentes para mejorar la gestión del tiempo y qué ejemplifica los objetivos inteligentes de gestión del tiempo.
Cómo establecer objetivos para mejorar la gestión del tiempo
Para establecer objetivos para mejorar la gestión del tiempo, es esencial que tengas en cuenta lo siguiente:
- Los objetivos pueden ser de naturaleza específica o general. Sin embargo, para cada tarea, deben estar claramente definidos y delimitados (qué haces, por qué lo haces y cuándo empiezas y terminas).
- Los objetivos pueden establecerse para proyectos inmediatos o a largo plazo. En los entornos empresariales, es obligatorio escribirlos para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales e internos.
- Al establecer los objetivos, es importante identificar cualquier obstáculo probable que pueda dificultar el progreso hacia la consecución de los resultados previstos. Un obstáculo puede ser cualquier cosa, desde la falta de conocimientos sobre cómo hacer algo hasta no tener acceso a determinados materiales necesarios para completar la tarea en cuestión. Una vez identificado el obstáculo, es más fácil encontrar una solución.
Prioriza tu trabajo
La falta de priorización conduce al estrés y a la fatiga.
Para hacer frente a los imprevistos con eficacia, debes recordar que las prioridades no deben hacerte rígido.
Al contrario, para conseguir resultados, hay que ser flexible y adoptar un enfoque proactivo; nos ayudará a adaptarnos a los cambios sin machacarnos ni influir negativamente en nuestra gestión del tiempo.
Para dominar el arte de la priorización, existen multitud de técnicas. Una de ellas es identificar qué actividades requieren menos esfuerzo — pero aportan el máximo en términos de resultados — y centrarse en ellas.
A continuación, analizamos este paso con más detalle, junto con consejos prácticos sobre cómo priorizar para gestionar mejor el tiempo.
Hacer, retrasar, delegar o abandonar para una mejor gestión del tiempo
Para gestionarlo todo, debemos centrarnos en las 4D en inglés (Do, Delegate, Delay, Drop), es decir, hacer, retrasar, delegar y abandonar.
Una vez que hayas hecho tus planes, evalúalos utilizando estas categorías.
Cómo hacer, delegar, retrasar y abandonar para mejorar tu gestión del tiempo
Elimina de la lista aquellos planes que puedas retrasar (mantén este plan utilizando tu herramienta de gestión de ideas o similar).
Elimina aquellos planes que puedas abandonar.
Presta especial atención a los que puedes delegar: dominar el arte de la delegación no es tan sencillo como parece y requiere una preparación con la asignación de quién puede realizar las tareas y, lo más importante, instruyéndole con directrices sobre cómo hacerlo.
Ahora puedes centrarte en lo «factible».
Al incorporar esta estrategia a tu vida diaria, obtendrás una visión general instantánea de todos los proyectos y tareas que tienes a mano, independientemente de su complejidad.
Cómo mejora tu gestión del tiempo: Categorizar los planes bajo las 4D ayuda a automatizar la toma de decisiones, a determinar qué cosas están bajo el radar y determinar qué tareas pueden posponerse sin temor a repercusiones negativas.
Deja de hacer varias cosas a la vez (evitar la multitarea)
En el acelerado mundo actual, hacer malabarismos con las tareas puede parecer un trabajo a tiempo completo. Incluso a medida que avanza la tecnología, parece que hay más cosas no esenciales que hacer que nunca.
Pero la palabra clave aquí es la concentración, que es lo contrario de la multitarea.
La concentración es importante para no desviarse y alcanzar tu objetivo sin falta, así que lo mejor es desactivar las distracciones y mantenerse centrado en la tarea que tienes entre manos, o de lo contrario perderás el tiempo rebotando de una cosa a otra.
Los peligros de la multitarea fueron expuestos en múltiples ocasiones. Tener demasiadas cosas en la cabeza puede causar fatiga mental, nublar el razonamiento y, a la larga, disminuir el rendimiento.
Nick Wignall lo clavó en una cita brillante:
La confusión es la madre de la procrastinación. La productividad es hija de la claridad.
Rechazar la idea de la multitarea en favor de concentrarte en una sola tarea de todo corazón te ayudará no solo a distribuir el tiempo sabiamente, sino a entrar en el flujo y avanzar paso a paso para garantizar los mejores y más sostenibles resultados.
Cómo evitar la multitarea para obtener mejores resultados en la gestión del tiempo
Como puede ser un reto, te ofrecemos técnicas sencillas para ayudarte a mantenerte centrado en tus tareas y asegurarte de que nunca las pierdes de vista.
- Haz un seguimiento del tiempo para identificar tu pico de productividad personal. ¿Por qué funciona? Debido a que tenemos diferentes preferencias en la organización del espacio de trabajo y diferentes hábitos de trabajo, diferimos en el tiempo cuando rendimos al máximo.
- Aplica un rastreador de tiempo digital. Autocontrola tu línea de tiempo de trabajo durante una semana seguida: te mostrará las horas y tareas en las que te sientes más comprometido. Asigna estas franjas de tiempo a una ÚNICA tarea que te resulte difícil y hazla.
Otra técnica que puedes probar para prevenir la multitarea es el ABC.
A diferencia de la estrategia tradicional de visión general ABC de las tareas, en ventas nos referimos a ABC por Always Be Closing (siempre estar cerrando) transportado al ámbito de la gestión del tiempo. Adoptando un enfoque ABC de los vendedores, entrenarás la resiliencia, te sentirás más seguro y evitarás convertir pequeñas tareas en grandes monstruos.
- Cuando tengas una tarea entre manos, intenta centrarte en ella durante solo 2 minutos. Este tiempo de «cierre» puede ser suficiente para hacer un esfuerzo y abordar los problemas de procrastinación y baja motivación.
Toma descansos
Las pausas, si se hacen correctamente, son como magia. Pueden darte un impulso de energía para avanzar más rápido y con más eficacia. Aprovecha tu pausa para la contemplación, obtener una visión más amplia de las cosas y tiempo para recargarte.
En particular, cuando estés atascado, considera todas las técnicas de pausas productivas posibles. Incluso algunas exóticas como… hablar con el pato. Esta original forma de tomar el control de tu tiempo y de tus emociones se conoce como «depuración del pato amarillo».
Cómo hacer pausas para mejorar la gestión del tiempo
Cuando se utiliza para mejorar la gestión del tiempo, las pausas se pueden hacer de forma productiva.
En general, cuando hagas una pausa en tu trabajo, asegúrate de desconectar completamente. En lugar de quedarte conectado y luchar contra la resistencia de revisar los correos electrónicos o las actualizaciones de redes sociales, que inevitablemente te lleva al doomscrolling, lo único que tienes que hacer es… hablar con el pato.
Organiza tu espacio de trabajo
Para mejorar la gestión del tiempo en el lugar de trabajo, solo tienes que tener en cuenta una palabra, y es descongestionar.
Organizar tu espacio de trabajo para que nutra tu mente en lugar de distraerte es la línea de base. Según los estudios de los investigadores de la Universidad de Princeton, el rendimiento de las tareas se ve afectado por el desorden del espacio. Esto significa que hay que deshacerse de lo que sobra, lo que promete ser liberador, ahorrar tiempo y ser productivo.
Cómo organizar tu espacio de trabajo para mejorar la gestión del tiempo
Si no sabes por dónde empezar cuando se trata de dominar el arte del desorden, te recomendamos encarecidamente esta guía paso a paso que hemos probado y ha obrado milagros.
Admitimos que no es fácil, pero las recompensas de una mente desordenada, es decir, la creación de espacio para que el cerebro acceda a nueva información, ciertamente compensan el esfuerzo de ajuste.
Como dijo Seth Godin:
Un nuevo hábito tarda al menos treinta incómodos días en formarse, y un nuevo hábito no está relacionado con las fuerzas externas (positivas y negativas) que tan bien encontramos y abrazamos.
Para no sobrecargar el espacio mental, puedes probar a escribir un diario con viñetas.
Llevar un diario con viñetas (el método BuJo) te ayuda a evitar el esfuerzo de elegir al detallar las cosas que tienes que tratar. Además, te ayuda no solo a mantener el control, sino a liberar el estrés mediante la liberación del espacio mental.
Cuando se hace con regularidad, esta práctica se convierte en uno de los sistemas de productividad más eficaces. Mantiene un registro de lo que es importante y permite a los usuarios centrarse en la realización de las tareas de forma discreta y bien planificada.
Planifica tu calendario de forma profesional
Planificar un calendario para completar las tareas ayuda a reducir la procrastinación, ya que te da un plazo para cada tarea y te hace responsable de cumplir esos plazos. Al imponer todo en el calendario, no solo se consigue una mejor gestión del tiempo, sino también un aumento de la productividad.
Cómo optimizar tu calendario
Sin embargo, para sacar el máximo partido a la agenda, tienes que aplicar la programación junto con:
- La agrupación de tareas
- El bloqueo del tiempo
Además, piensa en formas de programar descansos en tu jornada.
Si te vuelves hábil en la programación aplicando el bloqueo de tiempo, en particular, podrás alcanzar tus objetivos más fácilmente y disfrutar de un mayor nivel de productividad personal y empresarial.
Si es breve, las tareas deben dividirse en pasos más cortos para que sean más fáciles de realizar. El tiempo asignado a cada una de las tareas planificadas debe ponerse en tu calendario semanal/mensual, lo que te permitirá tener una imagen visual de la semana de trabajo.
Establecer límites en el trabajo
Podemos sentirnos tentados a intentar más y a ir a por una victoria completa. Pero si nos adelantamos demasiado, podemos darnos cuenta de los límites de lo posible.
Todos estamos familiarizados con las palabras <agotamiento> o <quemado>. Pocas veces oímos utilizar el término como algo positivo.
Muchas personas recurren a quemarse hasta que físicamente no pueden continuar en el mismo puesto, renunciando y minimizando así cualquier posible acumulación de habilidades y relaciones laborales.
En el peor de los casos, nos presionamos hasta llegar al agotamiento cuando físicamente no podemos continuar en los mismos puestos y renunciamos, lo que a menudo conduce a la frustración.
En los momentos en los que sentimos que hemos perdido la noción del tiempo o nos sentimos confundidos y atascados, es productivo mirar atrás para validar los resultados obtenidos. Esta técnica se reduce a crear una lista de lo que has hecho. Los elementos de la lista pueden variar en función del tiempo que quieras analizar e incluir los logros de un año o las tareas realizadas en un día.
Cómo mejora tu gestión del tiempo: No sólo es una forma eficaz de recuperar el poder, sino también de ver las cosas desde una perspectiva diferente.
Para liberar el potencial de nuestro cerebro, irónicamente, ten en cuenta que tenemos límites en el procesamiento de la información confirmados por la investigación científica. Por tanto, toma medidas para evitar la sobrecarga de información.
Para sentirte en mejor control, empieza por lo básico. La lista ideal de cosas por hacer no tiene que temer más de 5 elementos. Planificar en exceso puede causar ansiedad y provocar un desequilibrio en el consumo de tiempo.
Construye una rutina matutina que se adapte a ti
Seguir una rutina matutina bien elaborada es una forma estupenda de empezar el día, ya que te ayuda a mantenerte centrado en lo que quieres conseguir y a navegar por el día con una carga de obligaciones laborales y vitales sin estrés.
Si enriqueces tu rutina matutina con estas 50 ideas, tienes garantizado que conseguirás más con menos esfuerzo.
También hay que tener en cuenta que establecer una rutina matutina adecuada tiene un gran impacto no solo en tu productividad para el día siguiente, sino también en la calidad de tu sueño. Según los estudios, despertarse a la misma hora, independientemente del día de la semana, ayuda a tu cuerpo a sincronizarse con el ritmo circadiano en el mejor de los casos y evita la privación de sueño.
Para organizar tu trabajo por la mañana sin esfuerzo, también te recomendamos que pruebes la técnica ALPS.
El método ALPS (Activity, Length, Plan, and Supervision, por sus siglás en inglés) es una técnica para gestionar tu tiempo siguiendo únicamente 4 pasos: actividad, duración, plan y supervisión. La técnica fue propuesta por el profesor Lothar J. Seiwert, un reconocido experto en gestión del tiempo y economista.
Organiza tu trabajo por la mañana, dale un nombre a la actividad que quieres realizar, asigna su duración (longitud), planifica su realización y supervisa el proceso en curso.
Cómo mejora tu gestión del tiempo: La estrategia ALPS es elegantemente sencilla y eficaz porque es universalmente aplicable tanto en el ámbito laboral como en el personal y ahorra tiempo y recursos en todas las fases de planificación y ejecución.
Utiliza herramientas y aplicaciones de gestión del tiempo
Sabemos que no podemos ocuparnos de todos los problemas de gestión del tiempo, pero por algo existen muchas herramientas populares para mejorar la gestión del tiempo y las extensiones para la productividad. Cuando se usan correctamente, ayudan.
Qué herramientas y aplicaciones elegir para mejorar la gestión del tiempo
Para adaptar tu pila tecnológica de la mejor manera posible, prueba las 6 mejores herramientas de la lista siguiente.
OmniFocus: Planificador digital
Es un planificador eficiente para profesionales que satisface las necesidades de individuos y equipos.
Según las opiniones:
También es muy adecuado para las personas que siguen GTD.
OmniFocus tiene una funcionalidad que te permite reducir el estrés y aumentar el control sobre las tareas y los proyectos.
Activando sus opciones de previsión, puedes tener una visión de lo que es tu máxima prioridad del día.
Focus Keeper: Temporizador Pomodoro
Se trata de una aplicación basada en la técnica Pomodoro que garantiza a sus usuarios la mejora de la concentración, como su nombre indica, y, lo que es más importante, mantenerla en las actividades prioritarias sin falta.
El eslogan de la aplicación dice: Trabaja con el tiempo. ¡No contra él!
NordPass: Gestor de contraseñas
Con todas las cuentas que creamos, llega el reto de llevar un control de las contraseñas. NordPass es uno de los mejores gestores de contraseñas para asegurar la información sensible. No es exagerado en cuanto a características, aunque también ofrece funciones avanzadas para los clientes más exigentes.
Te ayuda a estar seguro y mantiene tus contraseñas en un solo lugar, ahorrándote toneladas de tiempo y energía.
Mint: Rastreador de gastos
Introducida por Intuit Inc., esta aplicación puede recomendarse como la mejor opción tanto para el seguimiento de los gastos sin esfuerzo como para el aprendizaje de habilidades presupuestarias sobre la marcha. Sus capacidades incluyen:
- Seguimiento fácil de tus gastos.
- Elaboración de presupuestos.
- Establecer objetivos financieros sin problemas.
El éxito de la herramienta se basa en la incorporación del aprendizaje automático en su diseño y en la automatización de tareas mundanas.
Forest: Asistente de productividad
Como creemos firmemente que priorizar la salud mental y el equilibrio de la vida laboral conduce a mejorar la capacidad de gestión del tiempo, no nos cansamos de recomendar esta aplicación. Utiliza la gamificación (plantar árboles y verlos crecer) para mejorar la experiencia del cliente.
Hay una buena razón para que Forest esté clasificada como una de las mejores aplicaciones de productividad en 136 países. Además de su bonito diseño, aporta múltiples ventajas a sus usuarios:
- Visión centrada en el entrenamiento.
- Desconexión eficaz.
- Disminución de las relaciones codependientes con el teléfono.
- Pulir los hábitos de gestión del tiempo y de organización.
TMetric: Rastreador digital del tiempo de trabajo
En el entorno laboral, es una herramienta óptima para crear una matriz de compromiso de los empleados basada en datos realistas.
Aplicable a cualquier sector, TMetric proporciona un seguimiento del tiempo de los empleados que satisface las necesidades de gestión y seguimiento del tiempo específicas del sector.
Según una amplia investigación, se afirmó que:
El 90 % de los directivos remotos creen que las herramientas remotas se convertirán en un estándar incluso para el personal no remoto.
TMetric es un ejemplo de este tipo de herramientas, ya que pertenece a un software que ofrece la mejor experiencia de trabajo a distancia y en la oficina con el objetivo de mejorar la gestión del tiempo.
En conclusión
Esto funciona incluso si eres un novato ▶️
- Los objetivos te ayudan a centrarte en lo que es importante, en lugar de distraerte con otras cosas que te roban tiempo y energía. Establecer objetivos te mantendrá en el camino y te asegurará de seguir motivado en las buenas y en las malas.
- Al priorizar, utiliza la regla de hacer, delegar, retrasar y abandonar para tener una visión clara de lo que es importante y lo que puede descartarse.
- De todas las formas que tienes para mejorar tu gestión del tiempo y tu productividad, las más eficaces son descubrir tu tiempo de máximo rendimiento analizando tus datos de seguimiento y utilizarlo para rendir sin multitarea.
- Dividir las tareas en partes más pequeñas te ayudará a cumplir tus objetivos al hacerlos más manejables y alcanzables.
- Aprende a hacer pausas productivas.
- Establece límites saludables en tu tiempo de trabajo y guárdalos.
- Con tantas responsabilidades que se nos echan encima, es estupendo tener algo que te ayude. Las herramientas útiles para mejorar tu gestión del tiempo, como los rastreadores de tiempo y los planificadores digitales, siempre están ahí, sin importar la hora del día.
Y un recordatorio oportuno: no hay más trucos de productividad, sino que aplicar las técnicas de forma sistemática y entrenar tu mente son los únicos motores que conducen a la verdadera productividad.
