Wie Zeiterfassung den Arbeitsablauf erleichtert

Die Erfassung von Arbeitszeit ist schon lange ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Zeit ist der wichtigste Faktor in der beruflichen Tätigkeit und ihre Überprüfung ist für die erfolgreiche Entwicklung eines Unternehmen unerlässlich. So werden im Idealfall genaue Planungen ermöglicht, Kosten eingespart und Arbeitsabläufe optimiert. Es gibt jedoch große Unterschiede in der effektiven Erfassung von Arbeitsstunden.

Viele Mitarbeiter kennen noch die Zeiterfassung mittels Stundenzetteln oder Stempelkarten. Diese altmodische Art war einst gängige Methode, ist heute jedoch nicht mehr zeitgemäß. Für die manuelle Auswertung ist ein hoher Aufwand notwendig und die Möglichkeiten zur Analyse sind stark eingeschränkt. Inzwischen stellt die automatische Zeiterfassung eine äußerst bequeme wie auch wirksame Methode dar, um Arbeitsabläufe zu verbessern.

Es gibt eine Vielzahl von vollumfänglichen Lösungen für die bestmögliche Nutzung Ihrer Arbeitszeit. Dies wird in erster Linie durch Zeiterfassungs-Tools erreicht, die neben der reinen Aufzeichnung auch eine Reihe an erweiterten Funktionen mit sich bringen. Hiermit lässt sich die Geschäftsplanung methodisch und hocheffizient gestalten.

In diesem Artikel werden die Vorteile der automatischen Zeiterfassung erläutert. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Freiberufler sind oder ein ganzes Team managen — sie verschafft Ihnen die Gelegenheit, Ihre Arbeitsleistung produktiv zu verwalten.

Automatische Zeiterfassung

Die Vorteile der automatischen Zeiterfassung liegen auf der Hand. Trotzdem werden sie immer noch oft unterschätzt. Wenn Sie zum Beispiel 15 Minuten pro Tag mit der manuellen Zeiterfassung verbringen, dann hört sich das zunächst unbedeutend und damit vernachlässigbar an. Rechnen wir diese Zeit auf ein ganzes Jahr hoch, kommen wir jedoch auf ganze 66 Stunden! Für Freiberufler bedeutet das unbezahlte Tätigkeit, für Arbeitgeber verschwendete Arbeitszeit.

Ein weiterer Vorteil besteht in der genauen Aufzeichnung. Viele Menschen schätzen ihre Arbeitszeit — mit dem Ergebnis, dass oft zu wenig abgerechnet wird. Um nicht Gefahr zu laufen, dem Kunden zu viel abzurechnen, wird eher etwas weiter unten angesetzt. Letztendlich führt es dazu, dass Sie umsonst arbeiten. Mit einer automatischen Zeiterfassung wird dies effektiv vermieden, während gleichzeitig Transparenz gegenüber dem Kunden hergestellt wird.

Auch für Arbeitgeber ist die genaue Erfassung vorteilhaft. So werden Pausenzeiten und Abwesenheit präzise erkannt, wodurch eine angemessene Gehaltsabrechnung ermöglicht wird. Dies vermeidet nicht nur eine Bezahlung von Pausenzeit seitens der Arbeitgeber, sondern schafft auch Vertrauen von Mitarbeitern in die Abrechnung, da die tatsächliche Arbeitszeit sicher erfasst wird.

Effektives Zeitmanagement

Der wahrscheinlich wichtigste Faktor für eine hohe Produktivität ist die effektive Einteilung der eigenen Arbeitszeit. Das Problem ist allen nur zu gut bekannt: Durch eine große Menge an unterschiedlichsten Aufgaben gerät das eigentliche Hauptziel in den Hintergrund und der Überblick ist schnell verloren. Dazu kommen etliche Ablenkungen, die eine Konzentration auf die Bearbeitung der Aufgaben erschweren.

Mit der automatischen Zeiterfassung können Sie Produktivität greifbar machen. So lässt sich feststellen, wieviel Zeit mit welchen Aufgaben verbracht wird und ob diese optimal genutzt wird. Bei Bedarf können Aufgaben und Zeitfenster verändert oder neu verteilt werden.

Auch Ablenkungen werden durch gutes Zeitmanagement vermieden. Obwohl Multitasking manchmal notwendig ist und definitiv eine wichtige Fähigkeit darstellt, ist die Konzentration auf eine bestimmte Tätigkeit meistens effektiver als die gleichzeitige Bearbeitung von vielen verschiedenen Aufgaben. Durch die Einführung einer Zeitleiste mit Timer, die den Arbeitstag visualisiert, kann ein zielgerichtetes Arbeiten unter optimaler Zeitnutzung erreicht werden.

Sowohl Freiberufler als auch Manager von großen Projekten müssen Fristen einhalten und Arbeitsergebnisse pünktlich abliefern. Ein gutes Zeitmanagement gewährleistet, dass Sie Ihre Zeit bestmöglich verwenden und die Kunden mit dem rechtzeitigen Abschluss von Projekten zufrieden stellen.

Maximale Rentabilität

Grundsätzlich ist die genaue Aufzeichnung von abrechnungsfähigen Stunden die wichtigste Voraussetzung, um Ihre Projekte profitabel zu machen. Was nicht erfasst wird, kann letztendlich auch nicht abgerechnet werden. Die automatische Zeiterfassung stellt sicher, dass keine abrechnungsfähigen Arbeitsstunden verloren gehen.

Eine hohe Rentabilität erfordert neben Einnahmen jedoch auch eine genaue Kostenplanung. Die Erfassung von Arbeitszeit und Stundensätzen erlaubt eine lückenlose Planung Ihres Budgets. So werden Unkosten und Mehrausgaben vermieden — Sie sind zu jedem Zeitpunkt des Projekts bestens über den aktuellen Stand informiert und behalten den Überblick über alle Kosten.

Verschiedene Projekte unterscheiden sich in ihrer Rentabilität. Gerade bei größeren Projekten ist es ohne valide Daten unmöglich festzustellen, wie profitabel sie sind. Dabei sollten Sie sich auf die rentabelsten Projekte konzentrieren, um Ihre Arbeitsleistung so gewinnbringend wie möglich zu verkaufen. Durch die präzise Zeiterfassung können Sie genau erkennen, welche Aufgaben sich besonders lohnen. Dies ermöglicht Ihnen ein effizientes Aufgabenmanagement, mit welchem Sie jederzeit die besten Ergebnisse erzielen.

Die automatische Zeiterfassung speichert fortwährend umfangreiche Datensätze. Viele dieser Daten sind isoliert betrachtet nicht besonders hilfreich und wirken daher irrelevant. Durch Analyse-Tools lassen sie sich jedoch kombinieren und können so ein äußerst detailliertes Bild Ihrer Arbeitsprozesse erstellen. Diese Erkenntnisse können dazu genutzt werden, notwendige Anpassungen vorzunehmen und Abläufe zu optimieren.

Ein Beispiel ist die Aufzeichnung von Aktivitätsstufen für Mitarbeiter. Hier kann genauestens überprüft werden, wie aktiv ein Mitarbeiter zu gewissen Konditionen ist — wie etwa zu bestimmten Zeiten, bei speziellen Aufgaben oder der Nutzung von Software. Durch die Analyse können sowohl Fehlerquellen als auch Produktivitätsspitzen erkannt werden. Das Management erhält somit die Möglichkeit, Mitarbeiter gezielt zu motivieren, Aufgaben zu verwalten und beste Voraussetzungen für einen optimalen Arbeitsfluss zu gewährleisten.

Die Berichterstattung ist nicht nur für große Unternehmen als Ganzes sinnvoll. Auch Einzelpersonen und Freiberufler können die umfangreichen Analysefunktionen nutzen, um ihre eigene Tätigkeit zu überprüfen — das Verbesserungspotential für die Produktivität ist enorm.

Kundenabrechnung

Die Rechnungserstellung stellt für Unternehmer und Selbstständige oft eine komplizierte und zeitaufwändige Angelegenheit dar. Dabei ist eine gute Buchführung unerlässlich, um ein Unternehmen wirksam betreiben zu können. Mithilfe der automatischen Zeiterfassung können auch Abrechnungen deutlich einfacher erstellt werden, da alle benötigten Daten bereits vorhanden sind.

Besonders wichtig ist dies für Kundenrechnungen. Durch die präzise Aufzeichnung der Werte können Abrechnungen erstellt werden, die leicht verständlich und vollkommen transparent sind. So bleiben am Ende keine Fragen offen — Missverständnisse werden von Anfang an vermieden und Vertrauen wird aufgebaut.

In den gängigen Zeiterfassungs-Apps können Sie mit wenigen Klicks eine ganze Reihe an unterschiedlichen Grundwerten festlegen, welche anschließend in der Praxis angewandt werden. Hierzu zählen etwa verschiedene Stundensätze oder Festpreise für bestimmte Personen oder Projekte. Auch nicht abrechnungsfähige Einträge sind möglich, wenn zum Beispiel ein internes Projekt erfasst werden soll.

Ein Zeiterfassungs-Tool ist daher eine großartige Möglichkeit, die Rechnungserstellung zu vereinfachen und somit Zeit und Kosten zu sparen.

Gehaltsabrechnung

Nicht nur die Rechnungen für Kunden sind für eine erfolgreiche Unternehmensentwicklung entscheidend — auch die Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern sollten einen hohen Stellenwert einnehmen.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie sind ein junger und motivierter Mitarbeiter in einem aufstrebenden Unternehmen. Sie geben jederzeit 100 %, bringen sich proaktiv in die Verbesserung von Abläufen ein und identifizieren sich mit dem Unternehmen und dessen Erfolg. Am Ende des Monats erhalten Sie Ihre Gehaltsabrechnung — nur um festzustellen, dass einige ihrer geleisteten Arbeitsstunden falsch oder gar nicht verrechnet wurden.

Vorfälle wie dieser passieren tagtäglich in Betrieben aller Art und wirken sich dramatisch auf die Motivation der Mitarbeiter aus. Eine präzise und nachvollziehbare Abrechnung stellt sicher, dass eine angemessene Wertschätzung der Mitarbeiter erfolgt und sie sich als Teil des Unternehmens fühlen. Einen besseren Motivationsschub kann es nicht geben.

Effizientes Management

Eine gute Mitarbeiterführung benötigt in erster Linie valide Informationen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Die nachvollziehbare und transparente Leitung ist Grundvoraussetzung für zufriedene und motivierte Angestellte. Hier bietet die Zeiterfassung effektive Lösungen, indem sie relevante Informationen mit wenig Aufwand bereitstellt.

Vor allem in größeren Betrieben mit vielen Mitarbeitern gehen Bedürfnisse und Leistungen einzelner Personen schnell unter. Hierdurch entstehen Missverständnisse und Frustration, was wiederum für geringere Produktivität sorgt. Durch ein vollumfängliches System wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter miteinbezogen werden.

Hierzu können zum Beispiel bezahlte Abwesenheiten wie Urlaubstage effektiv und ohne Verluste verwaltet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein Team vor Ort leiten oder Ihr Team auf der ganzen Welt verstreut ist — Sie haben jederzeit vollständige Kontrolle und können von überall auf sämtliche Daten zugreifen.

Eine Zeiterfassungs-App wie TMetric unterstützt Sie mit allen notwendigen Informationen für eine effiziente Mitarbeiterführung. Durch die Vermeidung von Reibungspunkten kann die Teamarbeit stark verbessert werden.

Integration mit anderen Programmen

Der moderne Arbeitsablauf beinhaltet oft eine Vielzahl von verschiedenen Programmen. Hierzu zählen etwa Projektmanagement-Systeme und E-Mail-Software. Dies führt dazu, dass ständig zwischen den einzelnen Programmen gewechselt werden muss. Hierdurch wird der Arbeitsprozess schnell kompliziert und unübersichtlich. Die eigentlichen Vorteile der Projektmanagement-Systeme werden somit oft negiert, da keine tatsächliche Erleichterung stattfindet. Eine Nutzung von mehreren Programmen ist jedoch meistens nicht vermeidbar.

Die Lösung besteht darin, die verschiedenen Systeme zusammenzuführen und zu synchronisieren. Mit vielen Zeiterfassungs-Tools können Sie alle bewährten Systeme wie Asana, Trello, GitHub, Google Kalender, Todoist und viele mehr in einem Programm vereinen. Die Organisation von Aufgaben, Mails, Dokumenten und Service-Tickets wird damit erheblich vereinfacht. Eine automatische Zeitsynchronisierung hilft Ihnen bei der gesamtheitlichen Erfassung Ihrer Arbeitszeit und vermeidet den Verlust von abrechnungsfähigen Stunden.

Fazit

Die automatische Zeiterfassung bietet eine ganze Reihe an deutlichen Vorteilen gegenüber der manuellen Erfassung und ist aus dem modernen Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Tools mit erweiterten Funktionen für die Verwaltung und Analyse sind dabei besonders hervorzuheben. Abgesehen von der Erfassung von Arbeitszeit können mit ihrer Hilfe Arbeitsabläufe stark verbessert und die Produktivität spürbar erhöht werden.

Am Ende lässt sich also feststellen, dass automatische Zeiterfassung für den Erfolg eines Unternehmens ausschlaggebend ist. Die praktische Anwendung der fortschrittlichen Methoden erlaubt eine präzise Kostenplanung, eine leichte Buchführung und ein effizientes Management. Hierfür gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Apps und Tools. Für den einfachen Gebrauch eignen sich oft auch kostenlose Versionen, für größere Unternehmen sind die kostenpflichtigen Optionen mit zusätzlichen Funktionen besonders hilfreich. In jedem Fall sollten Sie die Chancen der automatischen Zeiterfassung nutzen — sie verschafft Ihnen entscheidende Vorteile.