A transformação ágil na TOTVS

Até 2016 a TOTVS tinha uma estrutura voltada para projetos com processos de desenvolvimento de software tradicionais e prescritivos. O Escritório de Projetos (PMO) era responsável por estruturar e manter toda a metodologia de desenvolvimento e os Gerentes de Projetos eram alocados nos projetos para gerir custo, prazo e escopo fixos.

Em 2014 os times de desenvolvimento estavam em uma situação de muita dificuldade de gerir o backlog, que crescia a todo momento, fazendo com que o volume de trabalho em progresso (WIP) fosse altíssimo e descontrolado e, por isso, manter o foco no que realmente agregava valor ao cliente era cada vez mais complexo. Perdia-se velocidade, qualidade e a dificuldade de comunicação e colaboração dentro dos times era cada vez mais notável.

As práticas ágeis já eram bastante conhecidas no mercado e muitos dos nossos especialistas já vinham estudando o assunto há algum tempo. E foi aí que os primeiros experimentos surgiram.

“Loucura é querer resultados diferentes fazendo tudo exatamente igual”
-Albert Einstein

Alguns times começaram introduzindo pequenas práticas que poderiam ser efetivas para os maiores problemas percebidos naquela época:

1. Refinamento do backlog:

• Itens que não estavam alinhados às estratégias do produto foram descartados;
• Uso de técnicas de priorização para que as demandas fossem priorizadas de acordo os objetivos e necessidade dos clientes;
• Fatiamento e detalhamento das demandas no menor nível de detalhe possível.

2. Entregas menores com ciclos curtos de funcionalidades essenciais;

3. Melhoria contínua, realizando retrospectivas ao final de cada ciclo de entrega para avaliar os processos que estávamos experimentando.

Em pouco mais de 6 meses, já era possível perceber resultados incríveis:

• Redução de 61% do backlog;
• Time mais comprometido. Com objetivos claros o time sabia para onde ir;
• Melhora na comunicação do time;
• Mais colaboração e engajamento. Todos passaram a se sentir parte do todo;
• As pessoas passaram a ser menos multitarefa, dando mais foco e maior qualidade às entregas;

Mais entrega, mais qualidade, com o mesmo número de pessoas.

Foi com esse resultado que em 2016 foram realizados os primeiros pilotos da transformação ágil com consultoria especializada.

Em 2017, nas primeiras fases do processo de transformação ágil, diversas ações se fizeram necessárias, tais como:

• Reestruturação dos times para que tivessem mais foco no produto;
• Definição dos papéis e responsabilidades (Tribe Lead, Scrum Master, People Lead, Product Owner, Dev Team)
• Criação de guilds especialistas
• Disseminação ágil, com Workshops Executivos, de Scrum, para POs, Lean Inception, etc.
• Grupo de estudos para evolução e maturidade ágil, discutindo assuntos como Scrum, Kanban, M3.0, Métricas Ágeis, Lean, Cultura ágil
• Participação em eventos e comunidades de agilidade
• Certificação Scrum Master e Agile Coach

A Agile Onion, reflete exatamente um pouco de como tem sido a jornada de transformação ágil na TOTVS. É natural que a jornada comece por processos e ferramentas, pois são mais fáceis de implementar e dão mais visibilidade, porém, pouco poderosos. Ou seja, por si só, agregam pouco valor. Logo em seguida, a camada dos princípios passou a ser fortemente discutida, uma vez que as Squads têm como maior prioridade entregar software útil ao final de cada iteração.

Para criar uma base ainda mais sólida dos princípios, foi feito um match da Cultura TOTVS com os princípios e valores ágeis, assim, o TOTVER que já se identifica com a Cultura TOTVS, facilmente se identifica com os valores e princípios ágeis

Cultura TOTVS

Tecnologia mais conhecimento é o nosso DNA — Significa que construímos um legado em um ambiente de mudanças. Pensamos em como a tecnologia e o conhecimento podem juntos impulsionar a inovação hoje e sempre. Somos criativos sem medo de errar.

Valorizamos gente boa que é boa gente — ou seja, somos curiosos, colaborativos, digitais e fanáticos por resultados. Temos atitude, estilo próprio e somos inquietos. Somos TOTVER.

O sucesso do cliente é o nosso sucesso — quer dizer que antecipamos as necessidades dos nossos clientes. Entregamos qualidade em soluções + essenciais, +simples e +ágeis para seus negócios. Somos presentes e próximos.

Governança Ágil

Para fortalecer a Cultura Ágil e ser um fio condutor da disseminação e estruturação do modelo para toda a organização, em 2018 foi criada a Governança Ágil, que é um centro de excelência para desbravar agilidade na TOTVS seguindo tendências, melhores práticas e que vem fazendo com que a gente consiga avançar nas camadas da Agile Onion.

Dentre este cenário, a Gov.Ágil atua com o conceito de Lean Thinking baseado em 5 princípios:

1.Identificar o que é valor para o cliente (interno e externo).

2.Mapear o fluxo de produção e identificar o que é desperdício.

3.Implantar o fluxo contínuo do Processo de Desenvolvimento Ágil da TOTVS.

4.Criar os multiplicadores do processo ágil.

5.Disseminar a Cultura e Processo Ágil na companhia.

Nos dias atuais…

A estrutura atualmente é bastante robusta, composta por aproximadamente 51 tribos, cada uma delas com um Agile Coach, um Product Manager e as Squads, que são compostas por Agile Masters, People Lead, Product Owner e, claro, o Core Team.

Dentre os 22 segmentos, em 17 deles, temos oficializado um Agile Coach que, ligado com a Gov.Ágil, passa a ser o fio condutor da disseminação do modelo ágil de trabalho TOTVS de forma mais segura e eficiente.

Os 4 Domínios da Agilidade

Na busca de resultados incríveis, busca-se manter o equilíbrio entre os 4 Domínios de Conhecimento da agilidade (Negócio, Cultural, Organizacional e Técnico). Assim como, respeitar as atividades, papéis e responsabilidades de cada Domínio, melhorando continuamente para obter alto rendimento e satisfação sempre.

E o que trata cada um desses domínios?

Negócio: Foco em PRODUTO, buscando a eficácia do Melhor Produto para Melhor Experiência do Usuário. Exemplo: Plano de produto, Inception, UX, priorização, oferta e outros.

Organizacional: Foco em ORGANIZAÇÃO E PROCESSOS, buscando produtividade, qualidade e fluidez para entrega de valor aos clientes. Exemplos: Scrum, Kanban, XP, DevOps, Lean, Ágil, Métricas, Portfólio e outros.

Cultural: Foco em PESSOAS, buscando Satisfação e Alta Performance dos times. Exemplo: Gestão de Pessoas, Feedbacks, Team Building, Gestão 3.0 e outros.

Técnico: Foco em DESENVOLVIMENTO, buscando a eficiência, produtividade e qualidade. Exemplo: Back-end, Front-end, Automação, Arquitetura e padrões.

Melhoria Contínua

Para se ter cada vez mais sucesso no negócio, é preciso também equilibrar os 3Ps (Produto, Processo, Pessoas). Ao final de cada iteração, acontece a reunião de POCLAC, onde participam o Product Owner, representando o objetivo do SQUAD, o People Lead, com o conhecimento das pessoas e competências necessárias, e o Agile Master, para impulsionar a autonomia e se concentrar nos processos ágeis dentro do SQUAD. E eles juntam forças, conhecimentos e insights para um objetivo: ajudar o SQUAD a ter um desempenho ainda melhor.

Como forma de medir a maturidade e evolução ágil das SQUADs, é aplicado semestralmente a roda ágil como ferramenta de assessment. Essa experiência é excelente pois faz os times saberem como estão em cada critério avaliado e pensarem em ações efetivas para evoluir e amadurecer na agilidade.

Métricas Ágeis

Em 2018 foram implementadas as métricas ágeis, tanto as que são nativas do JIRA, como: Burndown, Velocity, CFD, etc, como as de mercado Lead Time, Throughput, Aging, etc. As métricas dão visibilidades para os times para que eles possam perceber o momento em que estão, quais resultados eles querem obter e quão longe ou perto estão para poderem definir suas metas e ações focados na melhoria contínua.

As métricas ágeis são transparentes e visíveis para todos os níveis da organização. Os tribe leads conseguem acompanhá-las e identificar a necessidade de ações globais.

OKR (Objective and Key Results)

Em 2019 iniciou-se o primeiro ciclo de OKR, que é uma ferramenta que tem uma abordagem simples para criar alinhamento e engajamento em torno de metas mensuráveis.

O que motivou a TOTVS a trabalhar com o OKR são os diferenciais que ele traz:

• Metas Ágeis — com ciclos curtos;
• Simplicidade — fácil de aplicar, usar, entender;
• Transparência — os KRs são públicos, gerando alinhamento na organização;
• Cadências Aninhadas- Metas estratégicas de longo prazo e metas operacionais de Curto prazo;
• Definição bidirecional de metas — Top Down e Bottom Up.

DevOps

Também em 2019, foram realizados os primeiros pilotos de desenvolvimento DevOps voltados para arquitetura SaaS.

E agora em 2020 o processo começa a ser disseminado dentro dos 5 steps:

• Mudança Cultural, mais do que uma metodologia ou um conjunto de ferramentas;
• Integração Contínua, gerenciar bem o código fonte, automatizar as builds, manter um bom controle de ambientes;
• Validação automatizada, Testes automatizados, qualidade;
• Entrega contínua, processo de empacotamento automatizado;
• Monitoração, monitorar servidores, aplicação, requisitos.

Assim, DevOps acaba sendo mais do que uma metodologia ou um conjunto de ferramentas. Ele assume o papel de ser uma nova mentalidade, calcada em conceitos e em passos para automatizar o processo de desenvolvimento tanto quanto possível.

Portfólio Estratégico

Já no final de 2019 foi lançado o Portfólio Estratégico como uma ferramenta de alinhamento estratégico da organização, na busca de entrega de valor aos clientes, gerando uma visão panorâmica de suas iniciativas.

Uma gestão de portfólio de excelência é aquela que garante a harmonia entre as estratégias e ações da empresa, resultando assim, no alcance dos objetivos de todas as iniciativas que compõem a sua carteira.

E quais são os desafios daqui para frente?

O Intangível, aquilo que não se pode ver…..Valores e Mindset

Isso é que é ser ágil, é a mudança cultural da organização, que significa mudar o que tem na cabeça das pessoas, mudar o jeito como as pessoas pensam e interagem umas com as outras. Leva tempo e é incremental. Não pode ser feito de uma só vez, por isso que demora tanto, leva tempo para mudar a maneira como as pessoas são! Mas uma hora….acontece!