Por que o backlog não é infinito?

Quando iniciamos um novo produto, tudo é muito empolgante: o estudo da jornada do cliente, os protótipos, as provas de conceito e, claro, nada mais realizador do que ver o cliente usando aquilo que desenvolvemos.

Ao longo do tempo, várias idéias e necessidades diversas surgem e aquilo que era um “novo produto” agora já recebe o rótulo de “produto legado”. Soma-se a isso issues de outros clientes, débito técnico, de melhoria interna. Isso é algo positivo, pois indica que o produto está sendo usado, analisado e criticado.

Também é comum (mas não é saudável!!!) que ele fique lá meio esquecido, acumulando itens ao longo do tempo, pois temos a tendência de resolver os itens que são mais urgentes ou possuem compromisso com cliente. Entretanto, o backlog não deve ser infinito. Nós devemos revisitá-lo e mantê-lo limpo.

Por que devemos manter o backlog organizado?

• Ele reflete a perspectiva daquilo que será trabalhado: se um stakeholder analisar os épicos presentes no backlog, deverá enxergar itens que receberão a atenção do time e representam a continuidade do produto.
• Aquilo que não é prioridade toma tempo: isso faz parte do pensamento Lean e podemos sintetizar em tornar as coisas simples e enxutas. É compreensível a resistência em cancelar oportunidade de melhoria que não receberá atenção no curto prazo, mas mantê-la levará a perguntas como: “quem abriu isso? por que sugeriu? isso não foi discutido?”. Os itens que não receberão importância no curto prazo fatalmente tem um aging maior, impactam no gráfico CFD e no tempo de ciclo. Mesmo que um épico, implicitamente, seja implementado hora ou outra, isto nem sempre é uma verdade e prejudicará os indicadores.
• É preciso dar espaço àquilo que interessa ao cliente: por que manter no backlog uma melhoria interna em detrimento de algo requisitado pelo cliente?

E como proceder?

Há uma regra efetiva de 5S para se aplicar no guarda-roupa: “A regra dos dois meses”. Se nos últimos dois meses você sequer lembrou de usar determinada roupa, ela é candidata a sair do seu guarda-roupa para doação. Esta regra se reforça nos casos em que você nem lembra o porquê comprou a peça em questão. Esta regra é excelente para os épicos do Backlog — se ele está lá há dois meses sem movimentação é hora de excluí-lo.

Além disto, a cautela na adição de um novo item no backlog é uma providência efetiva. Um novo item representa novas expectativas e esperanças diversas. Como dono do produto, é primordial ter clareza do valor que este item representa para estar apto a transmitir a mensagem correta para seu time e para seu cliente. Ele até pode ser dividido em tarefas de curto, médio e longo prazos, mas todas as tarefas ali registradas devem servir a um propósito.

É um esforço de 5S que vale a pena e elimina-se pesos desnecessários. Termino citando algo que a Bruna Fagundes Rócio comentou: “Um backlog com tarefas muito antigas, além de prejudicar indicadores, pode mostrar um caminho que o produto nunca irá seguir”.

Colaboraram para a revisão do texto Andrei Dagoberto Streit, Winston Spencer Sonnesen, diogo winck