Produtividade 100%, funciona?


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Fico pensando no que é produtividade. Sempre acreditei que tratava-se de produzir coisas usando 100% do tempo. Mas eu estava enganada. Como sempre fazemos quando queremos descobrir o significado de uma palavra, fui procurar em um dicionário, e lá estava: “Que possui a capacidade de produzir”. E acredito que para possuir tal capacidade precisamos saber algumas coisas: “quando, o que, e como” queremos fazer algo.

Uma palavra que resume essas perguntas é: planejamento. E planejamento pode ser tanto a longo, quanto a curto prazo e é possível planejar até mesmo durante a execução de tarefas. Vou contar um pouco sobre métodos que uso ou já usei para melhorar minha produtividade.

Metas

Sabem a história da Alice no País das Maravilhas? Bom… como diria um dos personagens: “se você não sabe aonde quer chegar, qualquer caminho serve”. Tanto um caminho de procrastinação quanto um caminho de projetos, estudos e/ou hobbies. É por isso que é interessante ter metas para as nossas vidas. Não precisa saber exatamente o que faremos em cada hora da nossa vida, nem o que faremos daqui a 5 anos, mas é possível começar aos poucos.

Na empresa onde trabalho, definimos metas pessoais, em dois campos diferentes, hard e soft skills, de acordo com os interesses de cada um. Essa meta é definida para ser concluída no tempo de três meses. Para um meta, é bem interessante ter uma data, para ver se ela foi concluída ou não, se houveram problemas ou se foi tranquilo.

Uma dessas metas, um tempo atrás, eu defini que teria que fazer uma palestra. O contexto foi o seguinte: fui aprovada para palestrar em um evento relativamente grande sobre um tema que eu não fazia muita ideia do que falar. Quando soube que palestraria me apavorei e achei que não conseguiria. Então defini uma meta, com o seguinte objetivo: “dominar um assunto e conseguir passar esse conhecimento pra frente”, com isso em mente, programei uma data limite que seria alguns dias antes do evento acontecer.

Com a meta definida para um período mais longo, uns dois meses, estava na hora de definir objetivos menores (baby steps). A primeira parte estava para estudar todo o conteúdo e outra para montar a apresentação. Na parte do estudo, dividi em temas menores e defini metas semanais.

Que experiência tive com isso? Não deixei tudo para última hora, como teria deixado caso não tivesse me planejado, e consegui ir absorvendo todo o conteúdo aos poucos. Outra coisa interessante de lembrar, é que metas não são leis imutáveis. Elas podem ser mudadas caso você precise, ou até mesmo se o seu foco mudar. E não tem problema algum nisso.

Kanban

Uma forma de organizar suas metas, projetos, estudos, sua vida pessoal, ou qualquer outra coisa é utilizando uma metodologia chamada kanban. Kanban é uma palavra japonesa que significa “cartão” ou “sinalização”. Basicamente, é uma forma de visualização. E existem diversas formas, a mais comum é a forma da imagem abaixo:

Em que você pode dividir seja qual for o tema do seu kanban em “tarefas”. E de uma forma muito fácil e rápida, olhar para esse quadro e ver como está o andamento do seu projeto. Existem diversos softwares para isso, um deles é o Trello. Além disso, é possível usar algo não tecnológico, como post-its, usando exatamente a mesma ideia do software. Existem diversos outros métodos que envolvem listas e estados, como bullet journal, todo list, que possuem diversos softwares tanto web quanto apps mobile. Eu, por exemplo, tenho boards para cada um dos meus projetos e também uso post-its. Na verdade, pra mim, os post-its são mais visuais, já que não tenho que abrir nenhum site ou app para ver algo, ele está ali, sempre na minha frente, me lembrando daquilo que tenho que fazer.

Pomodoro

Diferente das outras formas, a técnica do pomodoro é mais para o momento do que a curto ou longo prazo. Ela consiste em separar o seu tempo em “pedaços”, e que em cada um deles você tenha um objetivo bem definido e totalmente focado naquilo. Esses pedaços são de 25 minutos com intervalos de 5 minutos. A cada 4 repetições dessas, você terá um intervalo maior de 15 a 30 minutos.

Durante os 25 minutos, você precisa estar totalmente focado, sem olhar nenhuma rede social, celular, nada que possa te distrair, apenas a tarefa a que você se propôs fazer. Você poderá fazer tudo isso, durante a pausa curta ou a longa.

Esse é um método que evita distrações e as divagações. Porque você tem um objetivo bem claro e não deve sair dele para nada. Por isso, ela garante uma agilidade mental. Uma outra coisa importante, são os intervalos, eles garantem um descanso da nossa mente. Falando sobre descanso, entraremos no nosso próximo tópico.

Descanso

Demorei muitos anos para entender isso, e acredito que seja uma das partes principais da produtividade: o descanso. Quando estamos cansados, não produzimos tanto e nem conseguimos nos concentrar totalmente naquela tarefa. Como disse no começo do texto, sempre achei que tinha que estar 100% do meu tempo produzindo, estudando, nunca parando. Mas o que mais acontecia era eu passar muito tempo sem fazer nada, olhando Facebook, divagando pela internet e de fato não produzia nada.

Foi aí que eu comecei a perceber que precisava de momentos de lazer. Sair com amigos, ir caminhar no parque, ir ao cinema. E não somente isso, mas também precisava fazer alguma atividade física, porque além de acalmar a mente, ela ajuda a melhorar nossa disposição, nosso sono, alimentação. E querendo ou não, todas essas coisas influenciam na nossa produtividade, porque uma mente relaxada e tranquila produz muito mais do que uma mente cansada e esgotada.

Qual tentar?

Não existe o melhor tipo de metodologia ou a que funciona mais, existe sim a metodologia a qual a pessoa melhor se adapta. O importante é testar cada uma delas e saber o porque tal metodologia funcionou ou não. Você também pode modificar metodologias, criar a sua, enfim. Só assim você irá descobrir como você funciona e conseguirá buscar o que é melhor pra você.