Cómo gestionar un equipo con múltiples proyectos en Notion.
Tareas, presupuestos, tiempos de trabajo….
Notion es sin duda la herramienta de productividad con más tirón y la más comentada a día de hoy, ya sea para un persona o un grupo de personas, nos da la flexibilidad de poder ordenar nuestra información de múltiples formas.
El potencial llega a tal punto que muchas empresas han optado por su uso para organizar sus equipos de trabajo y toda la documentación interna por la flexibilidad de personalización que tiene, sin embargo...
Cuando hablamos de múltiples equipos y múltiples proyectos la cosa se complica
Generalmente Notion es muy sencillo de configurar cuando queremos organizar un proyecto personal o un proyecto con varias personas, pero cuando hablamos de una empresa, cuando hablamos de múltiples equipos y múltiples proyectos la cosa se complica.
En estas situaciones necesitamos no solo poder organizar nuestros proyectos por tareas sino poder compartir información entre ellos de tal forma que podamos ver datos de rendimiento, cumplimiento de objetivos, seguimiento de las tareas desde un punto de vista de una manager, ver la carga de trabajo de los participantes…
Sistema habitual de organización
Imaginemos una empresa en la que hay:
- Un CEO
- Un Project Manager
- Equipo técnico
Supongamos que nuestra empresa X realiza servicios de consultoría para otras empresa, de tal forma que el equipo tiene en marcha múltiples proyectos simultáneamente.
Si analizamos cada uno de los perfiles involucrados veremos que:
- El CXO querrá ver el estado de los proyectos, que evolucionan correctamente y conocer la carga de trabajo a la hora de cerrar nuevos proyectos con clientes.
- El Project manager necesita planificar las tareas de los proyectos, ver su estado y que se están cumpliendo las horas acordadas para facturar a cliente.
- Desarrollador@s y Diseñador@s necesitaran ver su calendario de trabajo, poder gestionar su tareas independientemente del proyecto y notificar las hora realizadas.
Una de las formas mas habituales de montar un estructura de trabajo sería la siguiente:
Básicamente, creamos una página para cada proyecto, y una tabla donde ver un resumen de actividad de los proyectos.
Lo habitual sería dentro de cada proyecto crear un Board de trabajo y establecer las tareas para cada proyecto.
Dentro de cada tarea del proyecto asignaríamos una persona y un valor para las horas que han tardado en realizarla y en definitiva todas las propiedades de interés en esta misma.
En este punto todo estaría bien, un PM podría organizar las tareas de los desarrolladores y gestionar el progreso de los proyectos individuales pero aún nos faltan dos requisitos:
❌ Poder ver el progreso general de los proyectos.
❌ Poder ver individualmente las tareas por persona de todos los proyectos.
Aquí es donde viene el problema.
Si quisiésemos rellenar la tabla de la Imagen 1 y calcular el numero de horas totales tendríamos que crear un link de la tabla a la base de datos de tareas (el board de trabajo del proyecto)
Si quisiésemos crear una tabla solo para el usuario para ver cuanto lleva realizado en sus tareas tendríamos que crear un link de la tabla a la base de datos de tareas (el board de trabajo del proyecto)
Si quisiésemos crear una espacio para un financiero que quiere que ver los proyectos son rentables tendríamos que crear un link de la tabla a la base de datos de tareas (el board de trabajo del proyecto)
Por otro lado, sería muy complejo tener una board donde un usuario pueda ver sus tareas de todos los proyectos, sin crear más links.
Con este sistema cada vez que queremos trasladar información de tareas a otros espacios de Notion tendríamos que crear una nuevo link lo que haría las tareas terminasen con decenas de propiedades de links.
Además de complicar enormemente los cálculos sobre datos, vamos a proponer una alternativa que permita gestionar de una manera eficiente las tareas, poder generar múltiples vistas y reducir al máximo el número de links que tenemos que implementar.
La alternativa y la mejor opción
El truco para pensar una buena estructura es darle la vuelta al método, teniendo en cuanta que cada vez que creamos una tabla o un board estamos creando una nueva base de datos, la estrategia ideal es, en vez de pensar en una estructura en la que tenemos un base de datos por proyecto y vistas que hacen uso de relaciones con esas bases de datos, vamos a darle la vuelta y pensarlo de la siguiente forma.
¡Definir una única base de datos para todos los proyectos!
Este método nos va a permitir tener más control, poder generar vistas según las necesidades de cada proyecto y además reduce enormemente la complejidad.
- Para ello vamos a generar una “Base de datos” general, esta deberá estar jerárquicamente por encima de los proyectos.
Esta base de datos no deja de ser una simple tabla de tareas.
2. Añadimos todas las propiedades que creemos necesarias a las tareas, debemos recordar que deben ser propiedades común para todos los proyectos, dado que todas las tareas proveerán de aquí, a mi personalmente me gusta añadir siempre:
- Persona asignada
- Proyecto
- Épica
- Estimación de horas
- Tags
Estos parámetros serán además los que luego nos permitirán generar las vistas para cada proyecto o para cada uno de lo desarrolladores, o personas involucradas.
3. Crearemos ahora nuestros proyectos y nuestras vistas para cada persona.
Dentro del proyecto en cuestión haremos uso de la herramienta “Linked Database”.
Linked Database: Nos permite crear una vista de una base de datos en otra página, de tal forma que podremos alterar que filtros se aplican y que se ve y que no se ve
En este momento se nos creará un vista de nuestra base de datos de tareas, pero veremos el contenido de todos los proyectos y todas las tareas.
4. Aplicamos los filtro que nos permita mostrar solo las tareas de este proyecto
Mi recomendación es bloquear esa página, para que no se puedan alterar los filtros y siempre se muestren las tareas del proyecto. De tal forma que para la persona que entra en esta página esa tabla o board solo tiene tareas del proyecto en cuestión.
Otra de las ventajas es que cuando creemos una tarea se setearán de forma automática las propiedades que hacen referencia a los filtros, por lo que la tarjeta ya tendrá marcada a qué proyecto pertenece
Este formato de Linked Database nos va a permitir crear todas las vistas que necesitamos tanto para los proyectos como para los técnicos, pm’s, cxo…
- Vista por sprint
- Vist por épica
- Vista para cada participante
- Vista de progreso general
Podemos ver cómo ahora es posible sin necesidad de crear tablas linkadas adaptar a cada perfil su entorno de trabajo, ya sea en modo tabla, board, calendar… y solo mostrando las tareas que interesan en cada situación.
Vemos cómo jugando con las propiedades de los elementos podremos mostrar las tareas en distintos formatos.
Gestión de horas
Otro de los puntos que habíamos comentado es la gestión de las horas y cómo poder mostrar métricas sobre el estado de los proyectos.
En este punto no nos queda más remedio que hacer uso de los Links y RollUp para poder hacer cálculos.
Podremos simplemente crear una tabla, en la que crearemos una relación a nuestra base de datos (1) a continuación podremos creer un rollup para poder calcular las horas estimadas en todas las tareas que hemos añadido al proyecto
De esta forma cada vez que se asigne en los proyecto un tiempo de finalizado se ira sumando automáticamente al contador de horas consumidas.
Pros y contras de esta técnica
Por supuesto esta metodología no es perfecta y plantea algunos problemas:
- ❌ Todos los usuarios que estén en un proyecto podrán ver todos los proyectos (podrá solucionarse con la mejora del sistema de permisos por parte de Notion).
- ❌ Si necesitamos muchas vistas para cálculo sobre variables se podrá saturar de propiedades s de link la tarea.
- ❌ Las tareas tiene propiedades más rígidas, ya que deben ser comunes a todos los proyectos.
Como resumen de bondades de este método:
- 👍 Podemos generar tantas vistas y formas de visualizar las tareas como queramos sin tener que añadir lógica adicional o propiedades nuevas.
- 👍 Al esta todo en una única base datos es más fácil de gestionar y mantener.
- 👍 Podemos crear vistas personales transversales a todos los proyectos.
- 👍 Podemos crear tablas de reportes sin tener que añadir muchas nuevas propiedades.
- 👍 Los cálculos sobre valores se hacen más sencillos al estar todos los datos dentro de la misma base de datos.
