Des réunions enfin productives

Cette semaine j’avais envie de te parler d’un petit livre extrêmement intéressant Read this before our next meeting de Al Pittampalli. Beaucoup de nous passons énormément de temps en réunion chaque jour sans que celles ci ne soient vraiment productives. Plutôt que de continuer à gaspiller ton temps précieux, je t’invite à essayer de mettre ces quelques conseils en application afin d’enfin en tirer quelque chose :

  • Si les urgences étaient menées comme nos réunions, tout le monde mourrait. Al pose un constat simple : la plupart de nos réunions ne sont pas efficaces, elles sont un gaspillage de temps et d’énergie et ne mènent même pas à prendre des décisions correctes. Elles créent une culture de compromis qui ne mène à rien et doivent être repensées Les réunions servent à délayer plutôt qu’à prendre des décisions, elles sont devenues une échappatoire pour se donner l’impression de travailler.
  • Une réunion efficace doit avoir deux seules et uniques fonctions : Résoudre le conflit et coordonner les efforts. Elle commence et termine à l’heure en limitant le nombre de participants, elle demande de la préparation et un plan d’action.
  • Avant ta réunion, informe les participants du problème à résoudre et du raisonnement, des arguments qui mènent à la décision que tu veux prendre. L’essentiel est d’avoir une idée du but désiré, de la décision à prendre avant ta réunion. Fournis en avance un agenda clair de la réunion, citant les objectifs, qui sera invité, ce que les participants doivent amener et combien de temps durera la réunion. Il doit présenter le problème, les retours attendus, et ce que doit être l’issue de la réunion. Tout ce qui n’est pas dans l’agenda n’aura pas sa place dans la réunion.
  • Chaque participant doit lire et exprimer son opinion sur le sujet avant le meeting, par email. Les réunions ne devraient pas être informationnelles, les emails servent cela. Quelqu’un qui ne vient pas préparé à la réunion n’y a pas sa place.
  • Durant la réunion, laisse les participants poser des questions, proposer des modifications. Sois préparé à ajuster ta décision basée sur des bonnes raisons. Le but est de générer un débat solide et honnête.
  • Garde ta décision secrète avant ta réunion, soit neutre. Présente le problème à résoudre aux participants, laisse les exprimer leurs pensées avant le meeting. Durant la réunion, utilise ce que les participants t’ont fourni comme réflexion afin de t’assurer qu’ils expriment leur opinion de façon honnête.
  • Laisse les idées voler et le débat se construire, mais veille à éliminer peu à peu les options qui ne sont pas retenues par le groupe. Limite ta réunion dans le temps, le temps est précieux.
  • N’invite que les gens absolument nécessaires à la réunion, bannis la case “optionnel”. Chaque personne assistant à la réunion doit se poser ces questions : L’issue de cette réunion a-t’elle de l’importance à mes yeux ? Puis-je donner mon opinion en avance ? Ai-je une valeur ajoutée à ce meeting si je ne participe pas activement ? Si un participant n’a pas d’intérêt envers le problème à résoudre, pas d’opinion et ne peut participer à rien à cette mise en place, il ne doit pas assister à la réunion.
  • Chaque réunion doit se clôturer en répondant à ces questions : Quelles actions vont être prises ? Qui est responsable de chacune de ces actions ? Quand seront-elles complétées ? Le rôle de l’organisateur est de s’assurer que ces points seront suivis.

L’essentiel de ces règles est de n’inviter que les personnes vraiment investies dans la résolution d’un problème et prêtes à avoir un débat ouvert et honnête de façon à aboutir à une vraie décision qui sera suivie.

Imposer ces règles prends du temps dans chaque organisation, mais elles finissent par apporter un vrai plus, développant un vrai investissement dans les équipes plutôt qu’une perte de temps gigantesque à assister à l’équivalent Powerpoint d’une séance diapos.

Mettre en place ces règles, c’est respecter chacun et son temps, tu ne perds rien à essayer ;)

Ayant un peu ralenti mon rythme de lecture ces derniers temps pour des raisons personnelles, je te retrouve dans deux semaines pour une nouvelle Tranche de Livres ! D’ici là n’hésite pas à me faire part de tes idées et suggestions 🙏🏻 💌

“People want respect. They don’t want a crowded room filled with frightened people and no chance to speak up.”
— Al Pittampalli