7 Tips Mengomunikasikan Desain dengan Lebih Efektif

Sabrina Anggraini
Jan 29, 2018 · 6 min read

Dan menghindari jeratan lingkaran diskusi yang tidak produktif

Image for post
Image for post
All photos by Azis Pradana

Pernahkah kamu berada dalam suatu situasi di mana kamu sedang mempresentasikan desainmu, lalu kamu tiba-tiba dipotong dengan kalimat semacam;

A: “Kenapa bagian ini jadi beda dari yang sekarang, ya?”

Lalu kamu jelaskan bahwa bagian tersebut tetap menggunakan desain yang lama.

B: “Itu kayaknya tulisannya terlalu panjang deh, nanti aslinya gak sepanjang itu kok.”

Lalu kamu jelaskan bahwa itu hanyalah konten sementara.

C: “Ini kok keliatannya aneh, ya?”

…Lalu kamu bingung mau merespon apa.

Pada akhirnya diskusi berlangsung tidak produktif karena salah fokus.

Dari percakapan di atas, terlihat bahwa ada kemungkinan yang salah itu bukan desain kamu, melainkan cara kamu mengomunikasikannya.

Mengapa skill berkomunikasi penting bagi seorang desainer?

Mengutip dari buku Articulating Design Decision oleh Tom Greever, idealnya saat menyampaikan sebuah desain, inilah hal yang perlu kita capai:

  1. Menjawab sebuah masalah
  2. Mudah dipahami pengguna
  3. Disetujui dan didukung oleh semua pihak (stakeholder)

Pada kasus ini, “semua pihak” bisa berarti tim atau pun klien. Sebagai desainer, tugas kita bukan hanya untuk berempati ke pengguna, tapi juga kepada tim, karena pada akhirnya kita lah yang akan bersama-sama merealisasikan produk kita.

Selain itu tujuan komunikasi yang efektif untuk menemukan solusi yang terbaik, bukan membuktikan bahwa kita adalah desainer paling handal. Diskusi yang tepat sasaran akan memancing feedback yang relevan dan mempermudah desain kita disetujui oleh stakeholders. Stakeholder yang dimaksud di sini bisa anggota tim yang kita berinteraksi bersama kita di dalam sebuah project.

Dari sini saya belajar pentingnya persiapan sebelum mengomunikasikan desain ke stakeholder. Dari transisi saya dari fresh graduate menjadi designer, memang bukan hal yang aneh jika kita cenderung tidak percaya diri dalam mempresentasikan atau pun menyampaikan keputusan desain yang telah dibuat.

Berikut ada beberapa tips yang saya pelajari agar kita dapat mempresentasikan desain dengan lebih efektif kepada stakeholder.

1. Tentukan konteks dan tujuan kamu sebelum mempresentasikan desain

Pertanyaan pertama yang perlu ditanyakan pada diri sendiri adalah, “Apakah konteks dan tujuanku mempresentasikan desain ini?”

Tujuan kita bisa jadi hanya untuk meminta feedback mengenai alur penggunaan untuk deasin yang sudah kamu buat, untuk menanyakan apakah desain kamu memungkinkan secara teknis untuk diimplementasikan, atau untuk memastikan bahwa desain kamu sudah memenuhi kebutuhan bisnis yang ingin dicapai klien.

Setelah mengetahui tujuan tersebut, kita dapat membagikan konteks mengenai scope dan limitasi diskusi pada bagian awal presentasi. Apa saja yang akan dibahas, serta tujuan yang ingin dicapai.

2. Kenalilah hal yang menjadi perhatian utama stakeholder

Image for post
Image for post

Siapakah stakeholder yang akan berdiskusi denganmu? Apa peran mereka dan apa yang menjadi objektif dan perhatian utama mereka?

Melihat dari sisi role

Setiap stakeholder akan memiliki perspektif dan kepentingan yang berbeda. Stakeholder bisa dari berbagai divisi: Engineers, Product Managers, Product Copywriter, Marketing, atau pun sesama designer.

Akan berbeda jika kita presentasi design ke Product Manager yang mungkin selain kepentingannya adalah memastikan produk yang dikembangkan menjawab kebutuhan bisnis, ia juga ingin memastikan semua berjalan sesuai timeline sehingga sebisa mungkin menggunakan elemen desain yang sudah ada.

Berbeda pula jika kita berdiskusi ke engineer yang mungkin memiliki concern utama untuk logic atau apakah komponen tersebut bisa di gunakan lagi atau tidak. Akan berbeda juga jika kita meminta feedback kepada sesama UI Designer yang mungkin mudah teralihkan dengan tampilan yang visually imperfect.

Melihat dari sisi hal yang seringkali menarik perhatian tim

Melihat concern stakeholder juga tidak semata-mata hanya melihat dari posisi mereka saja, tapi bisa juga hasil observasi dari kebiasaan tim. Misalnya dari beberapa kali meeting bersama seorang non-designer, kamu sadar bahwa ia sangat peduli soal estetik tampilan, dan sering menanyakan apabila ada elemen visual yang terlihat kurang tepat. Dari situ mungkin kamu mau mempertimbangkan cara kamu menyesuaikan tampilan elemen visual dalam desainmu saat berdiskusi. Hal ini bertujuan untuk mengurangi kemungkinan adanya distraksi untuk hal yang tidak menjadi topik utama diskusi, dengan berempati kepada team mate sehingga keputusan yang diambil tetap fokus terhadap masalah utama. Karena pada akhirnya co-workermu bukanlah robot yang perilakunya bisa dipukul rata.

3. Remove Distraction dan Siapkan Alternatif

Image for post
Image for post

Setelah tau concern masing-masing stakeholder, kita akan menghemat banyak waktu dengan mengurangi distraksi dalam desain kita yang bisa mengalihkan fokus dan membawa diskusi jauh dari tujuan.

Misalnya, saat berdiskusi dengan tim Marketing, kita mau menghindari penggunaan konten contoh yang terlalu jauh dari realita agar tidak menimbulkan pertanyaan mengenai ketidakcocokan tampilan desain dengan pesan campaign yang mereka garap. Dalam contoh tersebut, konten contoh tersebut justru dapat menjadi distraction.

Selain itu, kita bisa menyiapkan alternatif desain lain untuk menunjukkan mengapa alternatif desain ini lebih baik dibanding desain yang lain. Alternatif ini juga bisa disertai data atau pun hasil riset untuk mendukung argumen kita.

Gunakan berbagai macam communication tools

Mengomunikasikan desain tidak melulu hanya dengan menampilkan gambar mentah. Ada macam-macam cara yang bisa kamu gunakan untuk berkomunikasi dengan stakeholder yang bisa digunakan sesuai kebutuhan. Misalnya, ketika sedang menjelaskan overall flow bisa menggunakan flow diagram yang menjelaskan interaksi satu halaman ke halaman lainnya. Ketika sedang menjelaskan interaksi prototype, bisa menggunakan prototyping tools interaktif seperti Protopie dan Framer.

4. Latihan mengartikulasikan alasan keputusan desain

Salah satu kebiasaan buruk yang bisa saja seorang desainer lakukan adalah untuk menaruh desain karena antara it feels right, or it seems that it looks right. Padahal desain yang ideal adalah desain yang intentional, memiliki alasan kuat mengapa ditaruh disana sehingga benar-benar menjawab permasalahan user.

Salah satu langkah awal untuk melatih pengartikulasian ini adalah dengan menuliskan keputusan desain.

Image for post
Image for post
Contoh tulisan yang bisa dilakukan untuk berlatih mengartikulasikan alasan keputusan desain

Selain mencoba menuliskannya sendiri, mengartikulasikan desain juga dapat dilatih dengan praktik mengartikulasikannya bersama teman yang kamu percayai, karena pasti ada saja blindspot yang tak kita sadari.

5. Listen, listen and listen!

Poin nomor 1–4 tidak akan menjadi relevan apabila kita tidak mengimplementasikan hal ini dalam praktiknya. Setelah melakukan persiapan di atas, jadilah pendengar yang baik. Jangan defensif, karena objektif dari diskusi ini adalah untuk menemukan solusi yang terbaik, bukan membuktikan bahwa kita adalah desainer paling handal.

6. Catat dan Follow Up

Image for post
Image for post

Mencatat feedback atau pun keputusan desain akan membantu meminimalisir diskusi yang sama berulang-ulang. Tidak dipungkiri mungkin di masa yang akan datang, akan ada seorang stakeholder lain yang menanyakan pertanyaan yang pernah diutarakan sebelumnya. Dalam saat seperti itu, catatan kecil ini bisa jadi teman baikmu.

Kemudian, follow up berarti merekap poin-poin keputusan yang telah dibuat setelah diskusi berakhir. Selain itu, kamu bisa kasih gambaran mengenai apa yang akan kamu lakukan setelah ini, dan bisa juga dengan menuliskan apabila ada stakeholder lain yang akan terlibat dalam keputusan desain tersebut. Kunci dari proses ini adalah untuk memberi rekap secara singkat, tapi informatif dan tidak melewati bagian penting dari diskusi.

Apabila diskusi tersebut dilakukan dalam sebuah meeting formal, waktu setelah meeting merupakan waktu emas untuk mempertajam poin-poin bersama stakeholder terkait yang mungkin belum dibahas secara rinci saat diskusi. Jika memungkinkan, follow up secepatnya selama konteks diskusi tersebut masih fresh dalam benak mereka, sebelum ada pihak yang lupa dengan keputusan yang telah mereka buat.

7. Last but not least, have confidence!

Pentingnya memberikan reasoning yang kuat tentunya karena stakeholder ingin tahu betul desainmu sudah melewati banyak pertimbangan. Terlebih lagi, pertanyaan tersebut diajukan bukan untuk menyidang kamu layaknya sidang skripsi, tapi agar mereka yakin bahwa solusi desain ini sudah yang melewati sebuah proses dan mengerucut kepada pilihan yang terbaik. Dengan itu, tim kita bisa lebih percaya diri dengan solusi produk yang ditawarkan.

Dengan menyiapkan poin-poin diatas, diharapkan kita akan terbantu dalam proses penyampaian desain, siapa pun stakeholder-nya. Tentunya itu tidak hanya dapat membantu dirimu mengartikulasikan maksud desainmu lebih lancar, tapi secara tidak langsung juga dapat berkontribusi dalam membuat meeting lebih efektif.

Dan tidak lupa, pengalaman tentu akan membantumu jadi lebih percaya diri!

Traveloka Design

All about design in Traveloka

Medium is an open platform where 170 million readers come to find insightful and dynamic thinking. Here, expert and undiscovered voices alike dive into the heart of any topic and bring new ideas to the surface. Learn more

Follow the writers, publications, and topics that matter to you, and you’ll see them on your homepage and in your inbox. Explore

If you have a story to tell, knowledge to share, or a perspective to offer — welcome home. It’s easy and free to post your thinking on any topic. Write on Medium

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store