Conheça os principais métodos de priorização de projetos e processos

Sabe quando você sente que mesmo que tivesse um clone e o dia durasse 30 horas não conseguiria fazer tudo que está na sua agenda? Pois é, pode ter certeza que você não é o único e tem muita gente no mesmo barco. O problema seu, meu e de muita gente é que pecamos na priorização.

Como você já deve ter percebido, priorizar não é uma tarefa fácil, principalmente porque você precisará definir se determinada atividade é urgente ou importante, e existe uma diferença muito significativa aí (falamos sobre isso no decorrer deste post). Nessa busca por priorização, nos fazemos algumas perguntas:

• Como estabelecer prioridades no trabalho?
• Como priorizar projetos?
• Quais critérios de seleção de projetos devo utilizar?
• Como priorizar atividades?

Para responder a essas perguntas vamos nos basear em algumas ferramentas para definição de prioridades no trabalho. Então, se você quiser saber sobre Matriz de Prioridade (Metodologia GUT, RICE, Urgência x Importância, Custo x Benefício, Esforço x Impacto) e priorização do projetos e processos, acompanhe este artigo completíssimo preparado especialmente para você!

Primeiro, vamos entender diferenças entre projetos e processos

Já que estamos falando em priorização de projetos e processos, temos que colocar o pingo nos is. Para que possamos alinhar nosso discurso, é importante entender que:

• Um projeto tem um resultado ou objetivo a ser atingido e termina quando esse resultado ou objetivo é alcançado. Isso significa que um projeto tem início, meio e fim, e define um escopo e os recursos;
• Um processo é uma atividade contínua.
• Um projeto trata da implementação de uma mudança ou sobre a criação de algo novo;
• Um processo busca criar valor executando repetidamente uma tarefa;
• Um projeto é único, ou seja, ao invés de ser uma operação de rotina como um processo, é um conjunto específico de operações projetadas para atingir uma meta única.

Uma empresa é feita de projetos e processos. Com isso, o ideal é você analisar suas operações internas e se perguntar: isso é um projeto ou é um processo? Para te ajudar, vou dar um exemplo: atividades de contratação de funcionários são um processo que deve ser bem estruturado. Esse processo é um grupo de atividades que envolve a divulgação de vagas, seleção de currículos, entrevistas e fechamento das cláusulas contratuais. Então, toda vez que abrir uma vaga no quadro interno da empresa, o profissional do RH só precisa seguir esse passo a passo já estipulado. Já um projeto é algo específico, com início, meio e fim, que pode acontecer apenas uma única vez, como por exemplo a implantação de um Software de RH. Ambos precisam de recursos humanos e financeiros e devem estar planejados em um Orçamento Empresarial.

Além disso, projetos e processos possuem custos e despesas que devem ser levados em consideração. Podem existir vários projetos e processos por empresa, mas é importante destacar que só existe um único orçamento empresarial. Portanto, mais uma vez, é preciso trabalhar com a priorização de projetos e processos.

Antes de seguirmos, deixo a sugestão de um guia completo para ajudar você a planejar e acompanhar os projetos de sua organização e obter os melhores resultados. O download é gratuito, e pode ser feito no link abaixo:

Esclarecida a diferença entre processos e projetos, seguimos para as Matrizes de Priorização.

O que são Matrizes de Priorização?

A ferramenta para definição de prioridades no trabalho é conhecida como Matriz de Priorização de Projetos ou Matriz de Priorização de Processos. Basicamente, uma matriz de priorização é uma ferramenta que fornece uma maneira de classificar um conjunto diversificado de itens em uma ordem de importância.

Matrizes são extremamente úteis para classificar projetos com base em critérios determinados como urgente ou importante. Isso permite que um departamento veja com clareza quais projetos devem ser focados primeiro e quais, se houver, podem ser colocados em espera ou descontinuados.

Matrizes de Priorização são extremamente úteis, especialmente porque suportam a tomada de decisão estruturada das seguintes maneiras:

• Auxiliando na priorização de problemas complexos ou pouco claros;
• Fornecendo um método rápido e fácil, mas consistente, para avaliar as opções;
• Quantificando a decisão com classificações numéricas.

Como veremos, as matrizes são adaptáveis para muitas necessidades de definição de prioridades (projetos, atividades, processos, serviços, etc.). Neste artigo, serão apresentadas as matrizes:

• GUT
• RICE
• BASICO
• Custo x Benefício
• Urgência x Importância
• Esforço x Impacto

Matriz GUT

A Metodologia GUT classifica cada problema de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (e assim temos a sigla GUT), sendo que:

• Gravidade (G): trata do impacto do problema a ser resolvido.
• Urgência (U): é o prazo, ou o tempo disponível para a definição do problema. O recomendado é fazer a pergunta: Isso pode esperar?
• Tendência (T): trata da probabilidade (ou do potencial) que o problema tem de crescer com o passar do tempo se o projeto ou processo não for executado. Aqui é feita uma previsão da evolução do problema. A pergunta a ser feita é: Se eu não resolver isso hoje, o problema vai piorar aos poucos ou bruscamente?

A definição da Gravidade, Urgência e Tendência baseia-se em nota de 1 a 5, sendo que:

A Matriz GUT já foi abordada aqui no blog com um passo a passo bem completo. Para não alongar no assunto aqui, salve a leitura do artigo: Como utilizar a Matriz GUT para a resolução de problemas? Conheça a Matriz de Prioridades.

Matriz RICE

Outra ferramenta para priorização é a Matriz RICE, acrônimo para Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confiança) e Effort (Esforço):

• Alcance: quantas pessoas serão impactadas?
• Impacto: até que ponto cada pessoa será impactada?
• Impacto Massivo: 3x
• Grande Impacto: 2
• Médio: 1x
• Baixo: 0,5x
• Impacto Mínimo:0,25x
• Confiança: quão confiantes estamos sobre os resultados?
• Alta confiança: 100%
• Confiança média: 80%
• Baixa confiança: 50%
• Mínima confiança: 20% ou menos
• Esforço: quanto tempo, esforço e complexidade será necessário?

Em português, a RICE também é conhecida por RACE, e é muito utilizada para priorização de projetos, pois mede o impacto de cada tarefa no todo. Para isso, ela trabalha com base em pontuações.

Para obter a pontuação RICE deve-se multiplicar Reach, Impact e Confidence e dividir o resultado por Effort. Assim, a fórmula é:

R * I * C / E

O resultado ajudará você a ver quais itens terão uma prioridade mais alta e quais devem ser deixados no backlog para mais tarde.

Matriz BASICO

A BASICO é muito utilizada para tomada de decisão de priorização de projetos e processos. Ela possui seis critérios:

1. Benefícios para a Organização (B);
2. Abrangência dos Resultados (A);
3. Satisfação do Cliente interno (S);
4. Investimento Requerido (I);
5. Cliente Externo Satisfeito ©;
6. Operacionalidade Simples (O).

Cada critério recebe uma pontuação de 1 a 5 (sendo que 1 é o pior cenário e 5 o melhor). O resultado é obtido com a soma de cada critério. Assim, na hora de comparar dois ou mais projetos e processos, você saberá qual priorizar: aquele com a maior nota.

Matriz Custo x Benefício

O entendimento desta matriz de priorização é simples: quanto custará (custo) e qual o resultado o processo ou projeto terá?

Observando o modelo acima de Matriz Custo x Benefício, tenha em mente que:

• Vermelho: ações indesejáveis (alto custo e piores benefícios);
• Amarelo: opção intermediária de alto custo com bons benefícios;
• Verde: opção intermediária de baixo custo e piores benefícios;
• Azul: melhores opções, ou seja, projetos ou processos que trazem os melhores resultados e mais baixos custos.

Matriz de Urgência x Importância

Para saber se algo é urgente ou importante é preciso entender a diferença entre urgente e importante, concorda? Basicamente, urgente tem a ver com tempo e importância com o impacto.

A fim de definir se uma atividade, processo ou projeto deve ser priorizado, a Matriz Urgência x Importância é bastante simples:

Para trabalhar com a Matriz de Urgência x Importância deve-se considerar (conforme imagem acima) que a nota 1 possui mais prioridade e a 4 tem priorização mais baixa. Assim, para definir prioridades, faça as perguntas.

• O problema precisa de resolução imediata? Em caso afirmativo, trata-se de algo urgente e importante (aja agora!).
• O problema é relevante, mas não necessita de uma resolução imediata? Em caso afirmativo, a tomada de ação é importante, mas não urgente.
• O problema não é relevante, mas precisa de uma resolução imediata? Se sim, estamos falando de algo urgente, mas não importante.
• O problema não é relevante e não precisa de ação imediata? Se esse for o caso, trata-se de algo sem importância e que não requer urgência.

Matriz Esforço x Impacto

A Matriz Esforço x Impacto é bem parecida com a Urgência x Importância, a diferença é que neste caso a ordenação ocorre conforme o esforço gasto em cada ação e o impacto que essa ação representa no projeto ou objetivo trabalhado.

Para esta matriz deve-se fazer um levantamento das tarefas a serem executadas e, em seguida, distribuí-las considerando a energia ou esforço despendido (horizontalmente) e o resultado ou impacto representado (verticalmente) para cada ação. Observe a figura:

• As ações do Quadrante I impactam um maior resultado e exigem menos esforço. Portanto, são mais produtivas.
• As ações do Quadrante II trazem resultados importantes, mas são difíceis de serem executadas.
• As ações do Quadrante III exigem pouco esforço, mas também possuem resultados de baixo impacto. Para tarefas neste quadrante a dica é se perguntar se tal ação é realmente necessária. Essas atividades são boas para aqueles momentos em que estamos com menos energia ou que temos um tempo entre uma tarefa e outra.
• As ações do Quadrante IV não são nada atrativas, pois exigem muito esforço e rendem pouco resultado.

Concluindo

Saber como estabelecer prioridades no trabalho é uma preocupação natural de todos nós, afinal, temos que fazer malabarismos para dar conta de tudo. O mesmo acontece na hora de trabalhar com priorização de projetos ou processos, já que em tempos de mão de obra reduzida e cortes de gastos é preciso avaliar bem os impactos e a importância de cada ação.

Neste artigo vimos algumas Matrizes de Priorização como GUT, RICE, BASICO, Custo x Benefício, Urgência x Importância e Esforço x Impacto. São várias ferramentas, e recomendamos que para uma primeira avaliação de prioridade você comece definindo se tal processo ou projeto é urgente ou importante. Para aqueles que forem ambos, é interessante medir o Esforço e o Impacto e o Custo e Benefício para, em seguida, seguir com a priorização por meio da Metodologia GUT, Matriz RICE ou BASICO.

E após definir o projeto a ser priorizado, que tal elaborar um plano de ação para definir prazos e responsabilidades? Temos uma planilha bem legal que vai ter ajudar nisso. Para baixá-la gratuitamente, acesse a imagem abaixo:

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