Diferença entre Despesas Fixas e Variáveis: tudo sobre uma correta gestão de despesas para sua empresa sair na frente

Vamos começar falando de coisa boa: lucros! Aqui, não tem segredo: quanto menores forem as Despesas Fixas e Variáveis e maiores as Receitas, maior será o lucro. Por ter uma relação direta com a lucratividade do negócio, 10 em cada 10 empresas têm (ou terão) em pauta o tema “Redução de Despesas”, e aí entramos na esfera da Gestão de Despesas e Gestão de Desembolsos.

Quando falamos em Gestão de Desembolsos estamos falando de Deduções da Receita, Custos, Despesas e Investimentos. Realizar corretamente a Classificação Contábil de cada desembolso, bem como analisar o quanto cada um representa do total, ajudará você a entender como sua empresa está empregando seus recursos financeiros. Com isso, você poderá cumprir seu papel e contribuir para melhorar os resultados financeiros e econômicos da organização.

Falando especificamente do personagem principal deste artigo — as despesas — dizemos que ao fazer a análise financeira dos desembolsos relacionados a elas conseguimos, por exemplo, avaliar a redução de preços dos produtos, o que pode aumentar a competitividade da empresa no mercado.

Por isso, hoje vamos dedicar algumas linhas especiais sobre Despesas Fixas e Despesas Variáveis, conhecer melhor suas classificações e entender como fazer uma Gestão de Despesas de sucesso.

Antes, vamos relembrar: O que são despesas?

Despesas são todos os gastos relativos à administração da empresa, ou seja, que não estão relacionados com a produção. Entram nessa lista aluguel, salário do pessoal administrativo, marketing, material de escritório, material de limpeza etc.

Em outras palavras, são os gastos que a empresa precisa ter para manter a estrutura organizacional funcionando, mas não contribuem diretamente para geração de novos itens que serão comercializados.

As despesas afetam as demonstrações contábeis financeiras, especialmente a Demonstração de Resultados, a qual informa o desempenho financeiro por um período de tempo específico. Falando em demonstrações, temos um artigo especial que mostra as diferenças entre Demonstrativo de Fluxo de Caixa e Demonstrativo de Resultado de Exercício. Aproveite e salve essa sugestão na sua lista de leitura.

Aliás, quando o assunto é despesas é comum ouvirmos a pergunta: qual a diferença entre despesas e custos? De forma resumida, custos são os desembolsos que podem ser atribuídos ao produto final, já as despesas são de caráter geral, de difícil vinculação aos produtos obtidos. Não vamos nos alongar nisso, mas também não vamos deixá-lo na mão. Por isso, anota aí mais uma dica de leitura: Custos e Despesas, você sabe a diferença?

Esclarecido o conceito de Despesa, vamos a fundo em cada um dos tipos e ver as diferenças entre Despesas Fixas e Despesas Variáveis.

O que são Despesas Fixas?

Despesas Fixas são aquelas que não possuem nenhuma relação com o custo do produto (seja a produção ou compra de mercadorias). Em outras palavras, independentemente das vendas mensais ou dos custos de produção, as despesas classificadas como fixas permanecerão a mesma.

Tipos de despesas fixas incluem aluguel, taxas bancárias, seguros e outros. Como você pode ver, são despesas incorridas mesmo se a empresa não vender nada em um mês ou ficar no prejuízo. Isso faz sentido, já que o valor de aluguel, por exemplo, não depende do que a organização produziu no mês.

Importante: algo que muito marinheiro de primeira viagem confunde é o conceito de Despesas Fixas com “Despesas Uniformes” (este termo não existe, acabamos de inventar, mas sem problemas, o que importa é o que estamos tentando te dizer aqui). Entende-se por Despesa Fixa uma despesa que acontecerá todo mês, faça chuva, faça sol, sua empresa opere ou não. Mas isso não significa que ela vai ser igual todo mês. Por exemplo, a água é uma Despesa Fixa, mas nem por isto sua empresa paga o mesmo valor todo mês.

O que são Despesas Variáveis?

As Despesas Variáveis são as despesas relativas à produção (não confundir com custo). São assim chamadas justamente porque o valor gasto com elas é variável e seu valor total muda conforme as vendas, produção ou alguma outra atividade da empresa.

Lembra que falamos mais acima sobre custos e despesas? Pois bem, dizemos que as Despesas Variáveis estão “no meio do caminho” entre ser um Custo e uma Despesa. Isso porque, por não estarem atreladas diretamente à produção e nem à quantidade vendida de produto se comportam como Despesas, mas ainda possuem forte relação com as atividades de produção e vendas.

Como exemplos de tipos de Despesas Variáveis podemos citar os fretes pagos pela entrega dos produtos aos clientes, gastos de combustível dos veículos utilizados pela força de vendas, embalagens, comissões de venda, energia elétrica etc.

Resumindo a Diferença entre Despesas Fixas, (Custos) e Despesas Variáveis

Para ficar mais fácil de entender as diferenças, vamos pensar no seguinte:

  • As Despesas Fixas não possuem relação alguma com o custo do produto (seja a produção ou compra de mercadorias);
  • As Despesas Variáveis ficam no meio do caminho, pois possuem uma relação indireta com o custo do produto (seja a produção ou compra de mercadorias). Aqui é onde usaríamos um método como o Custeio por Absorção, por exemplo, para contabilizar estes desembolsos;
  • Já os Custos possuem uma relação direta com o custo do produto (seja a produção ou compra de mercadorias). Aqui é onde usaríamos um método como o Custeio Direto, por exemplo, para contabilizar estes desembolsos.

Entenda a importância das Despesas Fixas e Variáveis

Você percebeu que os conceitos de Despesas Fixas e Variáveis são simples, mas isso não significa dizer que podem ser deixados para segundo plano. Todo gestor financeiro ou profissional de controladoria deve saber fazer a diferenciação dos Grupos de Despesas Fixas e Grupos de Despesas Variáveis na hora de elaborar o orçamento empresarial.

Isso porque elas são peças fundamentais para o planejamento financeiro. Ao fazer a correta classificação, ficará mais fácil saber quais podem ser cortadas ou reduzidas, levando em consideração periodicidade e características particulares.

Sejam Fixas ou Variáveis, ter um controle efetivo sobre elas significa controlar o orçamento de perto e não deixar o fluxo de caixa no vermelho final do mês. E para isso existe, sim, uma receita de bolo: planejamento!

Além disso, entre os principais benefícios de uma apuração correta de despesas (e de custos, claro) está a análise de Margem de Contribuição por produto, que é o valor que sobra da venda de um produto ao retirarmos de seu faturamento bruto os gastos com deduções de vendas e com o custo de sua produção ou compra.

De maneira resumida, a margem de contribuição nos diz se um produto vale a pena ou não ser produzido. Pois bem, não temos como realizar esta análise se não tivermos identificado as despesas separadas do custo de produção.

Não podemos esquecer que sem uma boa Gestão de Despesas e a correta apuração e classificação dos Grupos de Despesas, a empresa não tem como projetar e analisar Indicadores de Desempenho importantes como a Margem de Contribuição, EBITDA e Lucratividade.

Controlar Despesas Fixas e Variáveis significa também monitorar os resultados de sua empresa mês a mês e comparar com o que foi planejado. Assim, será possível identificar desvios que possam impedir a empresa de atingir suas metas e corrigi-los a tempo (ninguém quer ser pego de surpresa, certo?).

Para auxiliar nesta tarefa, desenvolvemos uma planilha com um Modelo de Demonstrativo de Gastos, Custos e Despesas. Para baixá-la, basta clicar no banner abaixo:

Por outro lado, as Despesas Variáveis podem ser mais fáceis de reduzir, pois é possível buscar diferentes fornecedores de material de escritório, procurar por opções mais baratas de entrega e por aí vai. Sendo assim, compreender e diferenciar Despesas Fixas e Variáveis contribui para que recursos financeiros sejam melhores gerenciados.

Despesas fixas e variáveis: o que é melhor?

Você entendeu que manter um controle sobre as despesas fixas e variáveis é fundamental para o futuro de qualquer empresa. Indo direto ao ponto, não é necessariamente melhor ou pior para uma empresa ter Despesas Fixas ou Despesas Variáveis. Aliás, empresas têm uma combinação de ambos.

É preciso ter em mente que, para termos de controle e planejamento, as Despesas Fixas são mais fáceis de serem projetadas no fluxo de caixa, pois são valores que deverão ser pagos todo mês, faça chuva ou faça sol. No entanto, em termos de flexibilidade as Despesas Variáveis saem na frente, pois é possível negociar valores de fornecedores, procurar por opções de frete, reduzir gastos com combustível etc.

Como fazer a Gestão de Despesas e evitar surpresas negativas?

Em primeiro lugar, sem um Planejamento Orçamentário, as chances de sua empresa realizar uma boa Gestão de Despesas cai drasticamente. Portanto, adotar um Processo Orçamentário é um dos passos mais simples e importantes para Redução de Despesas.

Sistemas especializados em gestão orçamentária são uma ótima pedida inclusive para emissão de relatórios. Assim, para a área de planejamento e controladoria fica mais fácil coletar as informações, analisá-las, discuti-las com o CFO e fazer a projeção de cenários, o que será essencial nas tomadas de decisão.

É importante também a empresa ter alguém para tomar as rédeas do controle das despesas. Alguém que seja capacitado e habilitado a realizar o orçamento empresarial levando em consideração cada área da organização e que saiba interpretar os resultados econômicos e financeiros. Esse alguém, caso você ainda não tenha matado a charada, é o profissional de controladoria.

O controller, responsável pelo planejamento orçamentário, analisará as despesas fixas e variáveis monitorando as variações ao longo do tempo (o ideal é fazer uma análise dos últimos três anos). Desse modo, despesas são estrategicamente controladas de acordo com a capacidade financeira da empresa. Isso evitará surpresas negativas e possibilitará que ações sejam tomadas (como redução de despesas) a tempo de evitar atitudes drásticas (como demissões).

Fazer a correta previsão do fluxo de caixa é igualmente primordial para manter a empresa funcionando. Isso significa que, ao fazer a projeção do fluxo de caixa não se pode esquecer de prever os desembolsos com Despesas Fixas e Despesas Variáveis. Quanto mais preciso for o fluxo de caixa, melhor será o desempenho financeiro da empresa e mais embasada será a tomada de decisão.

Para as despesas fixas esse controle é mais fácil, mas isso não significa dizer que não se deve deixar de buscar o controle das despesas variáveis. Para isso, o controller deve se basear no histórico da empresa e fazer suas análises. Ao realizar o planejamento orçamentário, não pode esquecer de elaborar uma estimativa das despesas variáveis e incluí-las na previsão de fluxo de caixa.

Note que é importante registrar sempre todas as despesas e ter uma reserva especial para os Grupos de Despesas Variáveis. O controle das despesas pode ser feito por softwares (o próprio Treasy trabalha com projeções de despesas variáveis) e planilhas.

Aqui entra uma dica de ouro: conhecer os Prazos Médios de Pagamento e Recebimento da empresa é essencial para negociar os melhores prazos de pagamento para suportar os meses de baixa sem pagar juros mais altos, aumentando sua margem de lucro.

Concluindo

Não tem jeito: sem gestão de despesas o planejamento orçamentário e o planejamento financeiro não corresponderão à realidade da empresa. E para mapeá-las é preciso saber a diferença entre Despesas Fixas e Variáveis.

Despesas Fixas são aquelas que não possuem relação com o custo do produto (seja a produção ou compra de mercadorias). Já as Variáveis são as despesas relativas à produção e são assim chamadas justamente porque o valor gasto com elas é variável e seu valor total muda conforme as vendas, produção ou alguma outra atividade da empresa

Na introdução deste artigo falamos da Gestão de Desembolsos. Como hoje a estrela da vez teve a ver com as Despesas Fixas e Variáveis, não queremos terminar esse artigo com a sensação de que esquecemos de falar dos outros desembolsos: Deduções da Receita, Custos e Investimentos.

Por esse motivo, encerramos com uma super dica. Para você não ficar na mão, temos um infográfico especialmente elaborado para auxiliá-lo na classificação dos desembolsos realizados por sua empresa. Clique no banner abaixo e acesse:

O infográfico apresenta um panorama sobre cada desembolso com o intuito de facilitar a vida dos profissionais de controladoria na hora de fazer a classificação das categorias de despesas. Ao compreender como sua empresa desembolsa seus recursos será mais fácil analisar quais são as contas que mais impactam no total e criar planos de ação para melhorar seu desempenho.

E agora, queremos saber de sua empresa: como ela faz a Gestão de Despesas? Conte para nós logo abaixo, nos comentários, e aproveite para deixar sua opinião sobre o artigo. Esperamos que ele tenha sido útil. Fique à vontade também para compartilhá-lo com seus colegas!


Originally published at www.treasy.com.br on June 20, 2017.