eSocial será obrigatório em 2018. Sua empresa está pronta?

Logo no primeiro mês de 2018 o eSocial será obrigatório para empresas que faturaram acima de R$ 78 milhões em 2016. Para as demais, a obrigatoriedade iniciará em junho do mesmo ano. Conforme veremos, o RH será o departamento mais afetado, mas isso não significa que ele estará sozinho nesse barco.

Na realidade, para o eSocial não existe um setor dono da informação, pois áreas como Financeira, Jurídica, Contábil e de Recursos Humanos deverão trabalhar de maneira integrada. Bom, e como o novo ano está batendo na porta, já está mais do que na hora de nos prepararmos para essa nova obrigatoriedade social (aliás, falando em preparações, já fez o planejamento orçamentário?).

Por isso, hoje apresentaremos a você o eSocial 2018.

O que é eSocial?

O eSocial — Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas — é um projeto do Governo Federal cujo objetivo é o de unificar as informações enviadas pelo empregador sobre os trabalhadores que prestam serviços remunerados. Participam do sistema:

• Caixa Econômica Federal (CEF);
• Receita Federal do Brasil (RFB);
• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
• Ministério da Previdência Social (MPS);
• Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

O assunto vem sendo discutido há tempos. Para você ter ideia, o eSocial começou a tomar forma em 2007, por meio de um decreto que criou o Sistema Público de Escrituração Digital, o Sped. O objetivo dessa ação era o de tornar informatizada a relação dos contribuintes com o Fisco.

Em 2009 foi criado um projeto piloto para estender o Sped à área trabalhista. Foi em 2012 que ele passou a ser conhecido também como eSocial e, no ano seguinte, foi divulgado o layout Minuta do Manual de Orientação do eSocial, versão 1.1.

A versão 1.2 foi divulgada em 2014 e o ano de 2015 surgiu a obrigatoriedade de utilização do Módulo Empregador Doméstico do eSocial. Aliás, foi esse módulo que iniciou a colocar em prática o projeto que atingirá também as empresas. Em 2015, ficou instituído o ano de 2016 como prazo para entrada em produção do sistema para demais empregadores.

Contudo, após todo esse “vai não vai”, o novo prazo do eSocial passou a ser fixado para 2018, conforme cronograma:

Para mais informações, você pode acessar diretamente o Portal.

Assim, o eSocial para as empresas significará o envio de formulários e requerimentos pelo formato digital (como já vem ocorrendo com as obrigações trabalhistas com relação aos empregados domésticos).

Importante destacar ainda que a nova resolução, com o novo prazo do eSocial, garante que empresas de pequeno porte terão tratamento diferenciado. Além disso, informações relacionadas à Saúde e Segurança do Trabalhador (SST) só terão obrigatoriedade de serem prestadas seis meses após o início da utilização do sistema pelos empregadores.

Como ocorrerá o eSocial na prática? (antes e depois)

Não tem mistério. Na prática, a partir de 2018 as empresas terão a obrigatoriedade de informar dados referentes às folhas de pagamento e os encargos trabalhistas em tempo real ao governo.

O que acontece hoje é que as organizações são obrigadas a processar diversos documentos e encaminhá-los a diferentes órgãos. Assim, documentos como RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS), o CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho), DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário), a Comunicação do Seguro-Desemprego, entre outros, deixarão de existir separadamente. Com isso, espera-se que haja a desburocratização e economia de tempo no processo.

Por meio de um programa (acessado pela internet, portanto, sem necessidade de instalação de softwares), será gerada uma única guia, o que tornará o processo mais enxuto. Além disso, as informações só serão registradas no momento de suas ocorrências (ou seja, uma única vez). E que ocorrências serão essas?

Principais obrigações a serem informadas pelo eSocial

O eSocial é uma folha de pagamento digital e diariamente as empresas devem fornecer informações sobre a rotina trabalhista ao governo (como descrição de valores pagos e recolhimentos, por exemplo). Principais obrigações incluem:

• Admissão e desligamento do Trabalhador
• Afastamento Temporário
• Alteração da Jornada de Trabalho
• Alteração de Salário do Trabalhador
• Apuração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• Aviso Prévio
• Atestado de Saúde Ocupacional
• Cadastro de Benefícios Previdenciários
• Condições Ambientais do Trabalho
• Comunicação de Acidente de Trabalho
• Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF)
• Geração do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF)
• Folha de Pagamento
• Monitoramento da Saúde do Trabalhador
• Recolhimento da Contribuição Patronal Previdenciária
• Recolhimento da Contribuição Previdenciária do Trabalhador
• Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
• Recolhimento do Imposto de Renda Pessoa Física
• Recolhimento de Indenização Compensatória (multa do FGTS)
• Reintegração
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
• Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho

Já sabemos que a rubrica Gastos com Pessoal é uma das mais importantes na análise do demonstrativo de despesas e custos de uma empresa, e agora merece ainda mais atenção com a nova obrigatoriedade social.

Um erro ou “descaso” na elaboração do orçamento e gestão das despesas de RH, e no registro das informações no eSocial, pode causar sérios problemas ao caixa da empresa, resultando em despesas adicionais com multas.

E para auxiliar na elaboração do orçamento de RH, preparamos um E-book com tudo o que você precisa saber sobre Projeções de Salários, Encargos, Benefícios, Planejamento de Contratações e Demissões. Para fazer o download e garantir que sua empresa tenha um Orçamento de Gastos com Pessoal no estado da arte, clique no botão abaixo:

Ok, e o que isso significará para o departamento financeiro?

Caso você esteja pensando isso, vou ajudá-lo na resposta. Em primeiro lugar, o eSocial garantirá que as informações fiquem unificadas. Isso significa que o sistema permitirá aos profissionais financeiros compararem diversos dados de meses anteriores e criarem novos indicadores. Com variadas informações disponíveis na plataforma, espera-se que a gestão empresarial seja otimizada e que tomadas de decisão estratégicas sejam tomadas com base em muitas dessas informações.

Perceba que o eSocial possibilitará à organização ter um raio-X dos colaboradores e dos desembolsos referentes a eles. Isso fará com que a área financeira esteja munida de uma noção ainda mais precisa dos gastos envolvendo os trabalhadores, permitindo melhor controle e melhor alinhamento das informações de RH com o planejamento orçamentário.

O Planejamento de Recursos Humanos é um dos itens que compõe o Plano de Orçamento. Isso significa que por meio do eSocial o controller poderá verificar como anda a relação de previsto x realizado no que tange ao Orçamento de RH.

E se no item anterior falamos de Orçamento de Gastos com Pessoal no estado da arte, aqui temos que abrir alas para a Gestão Orçamentária best-in-class. Para isso, é fundamental que o Planejamento Orçamentário seja elaborado de maneira a atender ao Planejamento Estratégico.

Como o eSocial tornará ainda mais transparente as informações sobre os colaboradores da empresa, ter essas informações equivalentes no orçamento empresarial é fundamental para que a organização realize o controle de fluxo de caixa com maestria. Com esse controle, o profissional de controladoria poderá fazer projeções inclusive para a realização de futuros investimentos. Observe a planilha abaixo:

A planilha é um modelo de Orçamento Empresarial e repare que a parte destacada diz respeito aos Gastos com Pessoal. Já que estamos tratando do eSocial 2018, sua empresa deve registrar na coluna “realizado” o que foi desembolsado (reforçamos que para fins de eSocial, os desembolsos realizados pela empresa por cada colaborador devem ser registrados por um profissional também na plataforma do Governo). Ter essa informação em uma planilha ou sistema de gestão orçamentária será uma verdadeira mão na roda na hora de informar o Governo sobre o pagamento das obrigações da empresa com cada colaborador.

Já com as informações na coluna “planejado” — que deve conter os valores a serem desembolsados — o controller conseguirá melhor preparar o caixa da organização para as provisões.

A planilha acima é um exemplo, e caso você queira utilizá-la, a disponibilizamos gratuitamente. Para acessá-la, é só fazer o download clicando na imagem a seguir:

Como implantar o eSocial 2018 nas empresas?

Você já entendeu que o eSocial envolve inclusive a área financeira. Se a sua dúvida é quando começar a implementá-lo, a resposta é agora!

Com a necessidade de envio de dados na plataforma, empresas deverão revisar processos internos para garantir que cada vez que houver a necessidade de registro de informações não seja aquele “Deus nos acuda”. Manter organizada as informações dos empregados é fundamental, e por isso dizemos que deve haver integração entre RH, contabilidade e financeiro.

Além disso, sua empresa deve avaliar se precisará ter uma ou mais pessoa dedicada a realizar essa tarefa. Caso precise aumentar a força de trabalho para que essa demanda seja executada, não esqueça de fazer a previsão dessa contratação no Orçamento de RH e, por consequência, no Orçamento Empresarial.

Igualmente importante é sua organização ter mecanismos eficientes de controle de ponto e concessão de férias, bem como estar atenta aos prazos determinados pela legislação com relação aos exames médicos periódicos, por exemplo. Lembre-se que o eSocial acaba com a famosa procrastinação, pois empresas deverão cumprir prazos sob pena de multa.

Como as informações dos colaboradores serão enviadas periodicamente, nossa dica é sua empresa garantir que todos estejam cadastrados. Em outras palavras: verifique se os dados de cada funcionário registrado na sua organização batem com os dados encontrados na base do Governo.

Não esqueça de que para garantir a veracidade dos dados é necessário estabelecer controles rígidos. Isso significa trabalhar nos pilares de Orçamento de Recursos Humanos e Orçamento Empresarial. Juntas, as duas ferramentas darão consistência às informações sobre folhas de pagamento que o RH deverá preencher no sistema do eSocial.

Concluindo

Existe muita expectativa envolvendo o eSocial 2018. O sistema promete causar um grande impacto no aprimoramento da qualidade das informações das vertentes previdenciária, tributária e trabalhista.

O objetivo da criação dessa obrigatoriedade social, claro, deságua na arrecadação tributária, mas temos que lembrar que essa prática busca também evitar a sonegação fiscal e garantir que empregados tenham acesso às informações trabalhistas.

Apesar de a área de Recursos Humanos ser a grande afetada, pois serão os profissionais do departamento os responsáveis pelo cadastro das informações, os setores de contabilidade, jurídico e financeiro também estão envolvidos. Especialmente sobre a área financeira, é fundamental que ela muna o RH com todas as informações referentes aos desembolsos de cada colaborador (lembrando que esses desembolsos devem estar registrados no Orçamento Empresarial).

E para fechar com chave de ouro, já que deixamos a dica de uma Planilha para Orçamento Empresarial, que tal acompanhar o passo a passo para implantação do Planejamento Financeiro e Acompanhamento Orçamentário em sua empresa? Então, assista ao nosso webinar especialmente gravado para te ajudar nessa tarefa. O acesso é gratuito e se você estiver interessado, é só clicar na imagem abaixo:

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