Trendyol’da kararlar nasıl alınır?

Haziran 2021, Trendyol dataları:

• Ofis ekibi olarak 2 bin, saha ekibimizle birlikte yaklaşık 20 bin kişiyiz
• Yaklaşık 160 bin satıcı ile 30 milyondan fazla müşteriye hizmet veriyoruz
• 11.yılında olmamıza rağmen yılda yıla %250+ büyüme rakamına sahibiz
• Finansal servislerden on-demand operasyona, C2C modelden Trendyol Express’e pek çok farklı iş modelinde her gün binlerce karar alıyoruz

Aldığımız her karar doğru değil ama 2 konu çok mühim:

1- Hızlı karar almak, hantallaşmamak ve yarattığımız etkinin heyecanıyla hala her gün kalp atışımızı kulaklarımızda hissedebilmek

2- Aldığımız kararların çok büyük bir operasyonu, tüm müşterilerimizi, satıcılarımızı etkilediğini bilerek, tüm ekip aynı sayfada olduğumuza emin olmak

Peki bunu nasıl başarıyoruz?

1- “The greatest minds are humble and simple”

Trendyol’da belki de en çok sevdiğim şeylerden biri bu: İş yaparken olabildiğince basit ve mütevazı olmanın yollarını arıyoruz.

Bu kadar farklı iş kollarında, bunca büyük müşteri grubuna hizmet ederken, en fazla yapmamız gereken şey; süreçleri, dataları ve ilişkileri KOMPLEKSLEŞTİRMEMEK. O yüzden her gün işimizin büyük kısmı şunları sorgulayarak geçiyor:

• Yaptığımız bir analizi daha basit nasıl yapardık?
• Başlayacağımız 6–12 aylık büyük bir projeyi nasıl daha basit kurgulardık?
• Neleri “over-engineering” ediyoruz, yani aşırı gereğinden fazla irdeliyoruz?
• Bir kişiyle ya da bir işle ilgili bir düşüncemizi nasıl dramatikleşmeden, doğrudan ve samimi söyleriz?
• Kararları kişilerden alıp, dataların objektif görüşüne nasıl bırakırız?

Bunları yapınca, hakikaten iş yapmak, üretmek, berrak zihinli olmak çok kolaylaşıyor. Böyle bir kültürde çalışınca, özel hayatında bile bu şekilde bakmaya, etrafı daha temiz görmeye başlıyorsun.

2- Doğru karar alma sistemleri kurma

Trendyol’daki kültür, kafa karışıklığına, kararsızlığa, havada asılı durmaya meyilli bir kültür değil, doğru. Ama bizim için zorlu ve heyecanlı konu şurası: Her ay yaklaşık 100–150 yeni arkadaş ekibimize katılıyor.

Böyle yoğun bir onboarding’in olduğu ekiplerde en önemli şey “nasıl yoğurt yendiğini” yeni arkadaşlara iyi aktarabilmek.

Tüm ekiplerce kullandığımız “5 temel karar alma framework (çerçevemiz)” var. %90 zamanımızın gsheetlerde olduğu dünyada, 5 tane draft tablo ile günde belki günde binlerce karar alıyoruz.

Bu frameworkler kısaca şöyle

1- Benchmarking yani “Amerika’yı baştan keşfetmeye gerek yok”: Aynı bilimde olduğu gibi, iş dünyası da aslında kat üstüne kat çıkarak gelişiyor. Dünyanın her yerinde, her işi sizden bir şekilde çok iyi yapan bir sürü ekip var. Buna inanıyoruz ve sürekli, her işi dünyada kimler nasıl yapıyor diye benchmark alıyoruz. Bunun için tüm süreçlerin “fikir aşamasında” hızlıca temel kriterleri ve karar alma noktalarını görebileceğimiz tek sayfalık bir benchmark sheeti hazırlıyoruz. O tabloya bakıp, fikirlerimizin değiştiği, projelerin şekil değiştirdiği onca iş ve süreç oldu ki, pek çok kez yola çıkıp geri dönmekten bu aşama sayesinde kurtulduk.

2- Scorecard yani “Data has a better idea”: Bir teknoloji şirketi olarak, elimizde ölçebildiğimiz milyonlarca data var . Ama dataya sahip olmaktan daha önemlisi, datayı okuyabilen şirket olmak. Data içinde kör olmak ya da datalar içinde debelenmek bizim en büyük korkularımızdan. O nedenle birden fazla opsiyon arasında seçim yaptığımız bir karar alırken yaptığımız sey: “uygun kriterlere doğru ağırlığı verip, her opsiyonu bu kriterlerde puanlayıp, kararı “=sumproduct”’a bırakmak:) Bunu ofise alacağımız çalışma koltuklarını seçerken de kullandık, en hayati ve teknolojik altyapı sağlayıcımızı seçerken de.

3- Pros / Cons yani “Artıları, eksileri teraziye koyup tarttım”: Her ne kadar data olarak fazla kaynağımız olsa da, her kararın ya da seçimin “scorecard” ile belirlenmediği durumlar olabiliyor. Bazen data ile açıklayamadığımız durumlarda, bir opsiyonun diğerine göre artılarını, eksilerini çok temiz bir şekilde tek sayfada görebilmenin gücü İNANILMAZ. Önemli olan tek şey, böyle büyük ve hızlı bir ekipten çalışırken, o hazırladığınız “Artılar/Eksiler” tablosuna bakarken herkesin okuyup “evet hepimiz aynı yerdeyiz” demesi. Yoksa saatlerce herkesin kendi görüşünü paylaştığı, aynı kaygıların tekrar tekrar dile getirildiği, verimsiz toplantıların içinde buluruz kendimizi.

4- Impact / Efor yani “Attığımız taş ürküttüğümüz kuşa değiyor mu”: Bu aslında çoğu product managerların yazılım dünyasında planlama yapmak için kullandıkları efor-etki tablosu. Bizim de her ekibimizin backlog’unda tahmin edersiniz ki bir sürü bekleyen işi var. Ama önemli olan, doğru zamanda, doğru işi önceliklendirmek. O yüzden her ekip, her proje grubu kendi için doğru zaman frekansları belirleyip, elindeki işlerin eforuna ve yaratacağı etkiye bakıp, önceliklendirme bakış açısını sorgular. Etkisi çok yüksek, ama eforu az olanlar ilk sırada olmak üzere dizip, zamanımızı ve enerjimizi doğru kullanmak, işimizi de ekibimizi de uzun ömürlü kılıyor.

5- Fazlandırma yani “Önce küçük parçalara ayır, sonra yut”: Trendyol çok büyük bir platform, aynı anda pek çok süreç geliştiren onlarca farklı ekip var. Çoğu büyük projede aynı anda 5–6 ekip bir arada farklı disiplinlerdeki problemleri çözmeye çalışıyoruz. Bu yüzden büyük projelere kalkışmadan, temeli çok sağlam atmalıyız. Projenin MVP’sinden (minimum viable product/process=minimum şekilde işleyen ürün/süreç), “faz=gelecek” yani hayalimizdeki son noktaya kadar her bir büyük fazın detaylarını birlikte yazıyoruz. Ekipler 2–3 ay zaman aralığı olan fazlarda neye yoğunlaşacağını çok iyi biliyor. Böylece ne gelecekteki zorluklara kafa takıp kayboluyoruz, ne de geçmiş neyi neden yaptığımızı unutuyoruz. Ana amacımız: “bugun ne yapıyoruz, nerdeyiz, bu fazdaki amacımız neyi test edip başarılı olmak bunları iyi bilmek ve diğer fazın zorluklarını da zamanı gelince düşünerek zihni berrak tutmak”

Son olarak aslında tüm frameworklerin bir çıt önünde daha büyük bir iş yapış kriteri var: Büyük toplantılarda ya da zor konulara karar verirken, ekibe anlatacağın içeriği tek bir beyaz gsheette özetleyebiliyor muyuz? Sayfalarca sunumun, sonu gelmeyen analizlerin cirit attığı dünyada, en büyük kararları bile tek sayfaya sığdırabilmek ve basitçe anlatabilmek hem çok zor hem de çok önemli meziyet.

3- Yazım diline ve kültürüne çok önem vermek:

Her ne kadar benim büyük bir gelişim alanım olsa da, “yazı dilinde güçlü ve sade olmak” Trendyol içindeki en büyük yeteneklerden.

Özellikle pandemide, evden çalışmaya başlamamızla “asenkron iletişimin” yani herkesin aynı anda değil, kendi uygun zamanında okuyup yazmasının önemini anladık.

Bu yüzden çok karmaşık konularda durumu YAZI ile anlatıp, mail ya da slackte karara bağlamak istediğimizde dikkat ettiğimiz çok temel kriterler var:

1. Fikirlerini ve tezlerini maddeler halinde gruplayarak dile getir
2. Madde halinde yazarken, rakam kullan ki karşındaki cevap verirken doğruca o rakamı kullanarak cevaplasın, böylece karmaşaya son ver
3. Lafı geveleme, düşünceni direkt söyle ki karşındakini senin dilinin altındakileri anlamaya çalışmakla yorma
4. Yazdıktan sonra en az 2–3 kez oku, daha kısa yazmanın yollarını bul. Kafa karıştırıcı ve karmaşık cümlelerden kaçın.
5. Kısa yazdığını düşünüyorsan üşenme bir daha oku, yazında hala gereksiz bir kaç kelime olduğunu görünce şaşıracaksın:)
6. En önemlisi yazmaktan sakınma, yazdıkça düşüncelerin berraklaşacak, kafandakileri çok daha iyi tartıp aktaracaksın.

Ne demiş Serdar Kuzuloğlu: “İş yaşamım beyaz yakalılarla bezeli. En büyük dertlerimden biri konuşma ve yazma kültürünün rekabeti. Herkes ‘konuşmak’ istiyor. “Arayayım da iki dakikada halledeyim.” Esnaf ruhlu beyaz yaka.

Yaz canım kardeşim. Konuşma unutulur; hatta yeri gelir inkar edilir. Yaz. Rahat et.”

— — —

Basit ve verimli olmaya atıfta bulunan bir yazıyı da kısa tutmak makbul.

Son söz twitter’da gördüğüm, azıcık değiştirdiğim ama bence trendyolu çok da iyi açıklayan şu tweet ile bitsin: