Como realizar inspeção e adaptação de forma colaborativa com Post Mortem
Softwares são escritos por humanos, então fica óbvio que nenhum projeto de software é perfeito. Ainda mais quando trabalhamos juntos por muito tempo com a mesma equipe ou desenvolvemos projetos de longa duração. Problemas referentes a pessoas, processos e à forma de trabalho certamente surgirão.
Quando surgirem, não deixe-os passar despercebidos. Se o time não está no estágio de Performing (onde todos entendem o propósito em que estão trabalhando e tomam as melhores decisões para alcançá-las), é papel da liderança facilitar para que os mesmos aprendam com seus erros e tomem ações para que não os problemas não voltem a acontecer.
Esta é a base da agilidade, em que os pilares de Inspeção e Adaptação são fundamentais para, continuamente, melhorar o produto, a equipe e o valor entregue.
Fazer o próprio time refletir e utilizar a inteligência coletiva para sugerir mudanças é uma ótima forma de empregar o caráter construtivo. Isso contribui para orientar os próximos passos em busca do aperfeiçoamento, sensibilizando todos a se sentirem responsáveis pelo desenvolvimento uns dos outros.
Mas como agir nestes momentos para auxiliar, de fato, o time a evoluir?
Adaptei, recentemente, uma técnica colaborativa e descontraída conhecida como postmortem, comumente utilizada como uma retrospectiva após a conclusão de um projeto.
O que é um Post-mortem
Uma post-mortem é uma revisão realizada após a conclusão (morte) de um projeto, a fim de determinar o que correu bem e o que poderia causar alguma reflexão, antes do início do próximo. A ideia é materializar em um memorial (lápide), meticulosamente, o que deu certo e errado ao longo da vida do projeto, objetivando a melhoria contínua.
Preparação
Reúna todos as pessoas envolvidas no problema. O ideal é que esse grupo não seja tão pequeno (que não gere discussão) e nem tão grande (que torne as discussões intermináveis). Recomendo algo entre cinco e sete pessoas.
Essa é uma dinâmica bastante introspectiva, logo, pode ser longa. Reserve pelo menos duas horas com o time. Providencie o material (quadro branco, post-it e canetas) e leve todos para um ambiente adequado. Caso seu time for remoto, utilize uma ferramenta de colaboração visual (utilizo e recomendo o Miro) e outra videoconferência de sua escolha (Google Meet ou appear.in, por exemplo).
Definindo o Problema/Morte
Primeiramente, descreva no quadro, ou em um post-it, de forma descontraída, um evento que represente o Big Problem, o resultado final que o evento causou.
Por exemplo: o cliente jogou o celular na parede quando o app travou, enquanto realizava o pagamento e perdeu a promoção da Black Friday. Ou, então: o cliente enviou uma bomba pelo correio depois que o site ficou fora do ar por determinado tempo…
Quais razões levariam a Morte?
Distribua post-its para todos e peça para que escrevam e colem na parede, em até 15 minutos, todas as possíveis razões, problemas ou acontecimentos que percebem que levaria a acontecer o evento descrito. 1 por post-it. Não há limite máximo.
Depois, leia cada um dos post-its, fazendo perguntas para instigar a reflexão e discussão. Em paralelo, agrupe por similaridade, na vertical, abaixo do Big Problem.
Caso haja grande quantidade, você pode realizar o dot-voting para selecionar as razões mais emergentes.
Dot-voting é um método de facilitação rápido e simples para tomar decisões colaborativas de forma democrática e visual. Descrevendo a votação com adesivos de ponto ou marcas com uma caneta marcadora.
Como prevenir?
Para as razões mais votadas, distribua novamente os post-its e peça para que escrevam e colem ao lado em até 5 minutos as ações que poderia preveni-lo.
É importante refletir sobre quais mecanismos de defesa que não temos em nosso sistema ou processos que permitiram que esse problema acontecesse.
Novamente, caso haja grande quantidade, você pode realizar o dot-voting para selecionar as prevenções mais emergentes.
Plano de ação
O próximo passo é descobrir: qual é o menor passo que eu posso dar (menor esforço) capaz de proporcionar o maior resultado? Você poderá ter várias prevenções para mitigar as razões, porém, caso sejam muitas, podemos levar a muita complexidade (se há muitas opções, nada é feito).
Para as prevenções mais votadas, defina colaborativamente em até três passos, em sequência, que levem a atingir o resultado esperado da prevenção. Após, defina colaborativamente os responsáveis por cada ação, e em quanto em quanto tempo vão inspecionar o progresso e incrementar com as próximas ações.
A questão em si não é se você vai ser atingido com algo inesperado, mas como você vai lidar com isso, e o que você pode aprender para os próximos desafios. Faça o teste — e não esqueça de nos contar como foi a sua experiência. 😉
