Aprenda a otimizar sua operação com a metodologia A3

Para qualquer organização manter a alta performance, é essencial que os gestores estejam sempre buscando o máximo de qualidade e eficiência dos processos internos. Além de tudo isso, é importante também estabelecer uma cultura que mantenha a continuidade dessas ações de forma consistente.

Antes que criar estratégias para melhorar a eficiência de qualquer tipo de operação, é necessário primeiramente identificar os problemas existentes. A partir disso será possível criar estratégias concretas para aprimorar seu trabalho.

Uma ferramenta muito útil para a resolução de problemas é o Relatório A3. Ele é uma das ferramentas usadas no método de Gestão Lean, que por sua vez baseia-se em práticas que agregam valor aos produtos evitando qualquer desperdício.

Essa metodologia surgiu quando os executivos da Toyota resolveram investir na qualificação dos seus gerentes. Os pesquisadores Durward K. Sobek e Cindy Jimmerson(1) avaliam o Relatório A3 como sendo “uma ferramenta poderosa para alcançar melhorias, além de ter o potencial de ampliar a taxa de aprendizado organizacional e se tornar um catalisador para a melhoria contínua da organização.”.

O relatório possui esse nome por ser tipicamente produzido e apresentado em um papel de tamanho A3. Basicamente, ele constitui-se em um documento de apenas uma página onde são apresentados cada fase do processo de resolução de problemas.

Pontos fundamentais para um Relatório A3

1. Identificando o Problema.

O Relatório deve começar com a identificação do problema a ser trabalhado e, em seguida, determinar suas raízes. Quando atacadas as causas principais de um problema, as chances de recorrência do mesmo são minimizadas. Isso só é possível através de uma análise minuciosa das condições atuais da operação.

Esses problemas devem estar visivelmente indicados em um diagrama, quanto mais detalhes forem apresentados melhor será a compreensão do relatório. A criação de um diagrama colabora para um entendimento mais profundo do estado atual dos processos, ajudando a organizar as ideias, além comunicar de forma rápida e eficaz.

2. Definindo objetivos e propostas de ação.

Após uma análise detalhada da causa raiz dos problemas, e do entendimento do estado atual da operação, será possível estabelecer os objetivos que a organização ou setor desejam alcançar. Para chegar à situação ideal é necessário criar as chamadas contramedidas.

Além de definir as ações a serem tomadas, também é importante indicar quando elas acontecerão e quem serão os responsáveis por elas.

3. Acompanhamento e Resultados.

Outro ponto fundamental no Relatório A3 é a criação de indicadores para acompanhar a evolução dos processos. A partir do momento em que a metodologia é aplicada, esses indicadores servirão para medir a eficiência das contramedidas, o que, por sua vez, devem incluir uma projeção dos resultados das ações de melhoria.

Implementamos na Trixlog o modelo A3 em um dos nossos departamentos a fim de controlar o consumo de um insumo que utilizamos em nossa operação.

Com o método A3 conseguimos planejar meticulosamente todas as ações e acompanhá-las de perto. Uma equipe ficou responsável por recolher e analisar a fundo cada informação auditada.

Conseguimos então mapear a quantidade de insumo desperdiçado, o que nos permitiu repassar diretamente ao nosso setor Financeiro para que uma reavaliação fosse feita diretamente com nossos fornecedores.

A nossa líder de Planejamento e controle de Produção, Pollyana Novais, contou um pouco sobre a experiência: “Nosso primeiro passo foi observar os problemas do setor bem de perto. Nesse meio tempo, descobrimos algumas falhas operacionais. Quando começamos a preparar o Relatório A3, elaboramos o plano de ação que nos guiaria e o resultado final foi surpreendente. Ao colocar nossas contramedidas em prática, conseguimos alcançar nossas metas e estabelecer uma nova rotina de procedimentos.”.

O Relatório A3 permite que as pessoas possam contribuir para a solução de questões de maneira mais efetiva. Além disso, o método promove a disseminação de conhecimento ao demandar a participação daqueles que estão trabalhando mais próximos do problema.

Fonte:

1. A3 Reports: Tool for Organizational Transformation — Durward K. Sobek, II & Cindy Jimmerson