Delfland neemt de organisatie mee in de Omgevingswet
Op maandagmiddag 6 mei organiseerde Delfland een organisatiebrede bijeenkomst. Het thema van de middag was: “De betekenis van de Omgevingswet voor de regelgeving van Delfland”. Dat leverde een volle zaal enthousiaste en actieve Delflanders op. Vanuit TROWA waren Bertjan Kaan, Gijs Woldring en ik, Yanda van Dijk, aanwezig om te ondersteunen.
Pieter Janssen opent. Hartelijk welkom!
De secretaris-directeur van Delfland, Pieter Janssen, opende de middag. Pieter was blij om te zien dat het onderwerp leeft binnen de organisatie. De komt van de Omgevingswet betekent grote veranderingen. Niet alleen op inhoudelijke onderwerpen, zoals de waterschapsverordening. Maar vooral een verandering voor de medewerkers. Want; “als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg”. En dat wil Delfland niet. Volgens Pieter Janssen is samenwerking een kernwoord van de Omgevingswet. En dat doen we met z’n allen op onbekend terrein. Delfland ziet het als een expeditie: ongeveer weten waar je naartoe moet, maar niet weten hoe je daar precies komt. Kernwoorden zijn verder “vertrouwen” en “elkaar de ruimte geven”.
De Omgevingswet en het programma van Delfland
Vervolgens werd er een korte toelichting gegeven op de Omgevingswet en het implementatieprogramma van Delfland.
Het programma voor de middag bestond uit twee workshoprondes. Deze rondes waren ingedaald naar drie verschillende thema’s:
- Thema ‘veranderopgave’: workshop 1 ‘borgen nieuwe manier van beleid maken’ en workshop 2 ‘ontwikkelen van competenties op weg naar 2021’.
- Thema ‘beleidsontwikkeling’: workshop 3 ‘werken met de doelenboom’ en workshop 4 ‘digitaliseren van het beleid’.
- Thema ‘ontwikkeling instrumentarium (regulering)’: workshop 5 ‘digitaal raadplegen en gebruiken van regelgeving’ en workshop 6 ‘basis NSOB-model en impact op jouw werk’.
Hieronder vat ik de workshops voor je samen.
Workshop 1 ‘Borgen nieuwe manier van beleid maken na 2021’
Gijs Woldring begeleidde, samen met Anna Rozendaal, deze workshop. De deelnemers werden eerst opgewarmd door het bespreken van stellingen. Bijvoorbeeld: “Is het beleid van Delfland inzichtelijk?” De meerderheid van de deelnemers vond van niet, daarnaast vonden ze het beleid ook moeilijk vindbaar. Of de stelling: “Het beleid van Delfland is actueel”. Het merendeel van de deelnemers was het hier niet mee eens. Een kleinere groep was neutraal.
Daarna werd met ondersteuning van een presentatie verteld hoe het beleid voorheen werd ontwikkeld. En hoe Delfland dat nu, en in de toekomst, wil gaan doen — die aanpak vind je terug in de presentatie, net als de relatie tussen de doelenboom en de instrumenten van Delfland.
Toen was het tijd om aan de slag te gaan. Het gesprek kwam goed op gang. Er werden de nodige vragen over de doelenboom gesteld. “Waar gebruik je de doelenboom voor?” Voor veel deelnemers was het nog wat abstract. Door de doelenboom te koppelen aan assetmanagement, de objecten (bijvoorbeeld dijken en gemalen) die het waterschap gebruikt om zijn taak te vervullen, krijgen de deelnemers een beter beeld. Hier liggen dus nog kansen. De discussies en interactie leidden tot bewustwording in de groep.
Wat betekent dit nu voor Delfland? De doelenboom moet meer bekendheid krijgen binnen de organisatie. Delfland gaat bepalen hoe en door wie actualisering van het beleid wordt opgepakt. Dit hoort niet thuis onder de implementatie van de Omgevingswet. De nieuwe manier van werken door de komst van de Omgevingswet met de nieuwe instrumenten vraagt nog veel inzet van de organisatie. Het is belangrijk om hier als medewerker en bestuur bewust van te zijn.
Workshop 2 ‘Ontwikkelen van competenties op weg naar 2021’
Anna en Gijs introduceerden het doel van deze workshop aan de deelnemers. De projectteamleden weten dat de Omgevingswet ander gedrag van de medewerkers vraagt. Het gewenste gedrag wordt samengevat in: flexibel, vertrouwen en samenwerken. Deze competenties zijn niet nieuw voor Delfland. De medewerkers van Delfland werken al samen met collega’s, maar ook medeoverheden. Dit gebeurt op basis van vertrouwen en met een flexibele houding. Deze competenties passen bij de overheid van nu. Toch denken Delflanders dat de Omgevingswet nog meer nadruk legt op hun vaardigheden om bijvoorbeeld “van buiten naar binnen te denken”. Delfland stelt daarmee de wensen vanuit samenleving centraal. Dit is anders dan denken vanuit de positie dat Delfland als overheid bepaalt wat er moet gebeuren. Om ervoor te zorgen dat het waterschap in 2021 werkt volgens de uitgangspunten van de Omgevingswet, onderzoeken we in de workshop:
- Wat de verbeterdoelen van de Omgevingswet concreet betekenen voor ons gedrag (uitgesplitst naar verschillende functies).
- Wat wij in 2021 voor gedrag bij professionals zien: wat doen zij in hun dagelijks werk en wat doen zij juist niet meer?
- Wat vragen we van het programma Omgevingswet om deze verandering te ondersteunen en wat krijgt op andere plekken (Samenspel, SPP, assetmanagement) aandacht?
Er hingen drie grote vellen met op elk vel een andere functie: “beleidsprofessional”, “toezichthouder/handhaver” en “vergunningverlener”. De deelnemers mochten geeltjes plakken met competenties waarvan zij vonden dat die bij deze functie horen. In de volgende ronde werden deze geeltjes geclusterd. Dit leverde duidelijke competentiegroepen op. Het viel nog niet mee om deze competenties concreet te maken. Sommige competenties vragen om een nieuw type medewerker. Maar veel kennis is al aanwezig, dus niet alles is nieuw. Voor de vervolgstappen is het goed om per vakgebied naar de benodigde competenties te kijken. Per functiegroep zijn deze heel verschillend. Het was nog niet duidelijk of hier organisatie-overstijgende competenties bij passen. Voor de individuele medewerker is het belangrijk om de competenties zo concreet mogelijk te verwoorden. Op die manier krijgen zij inzicht in wat deze veranderingen voor hun ontwikkelpad betekenen.
Workshop 3 ‘Werken met de doelenboom’
Vanuit TROWA gaf Bertjan Kaan, samen met Bianca Bosch, de workshop over de doelenboom. De deelnemers kregen een beschrijving van een vergunningaanvraag voor een activiteit. Hiermee bepaalden zij welke afwegingen of criteria toegepast zouden moeten worden om deze aanvraag te beoordelen. De volgende stap was om aan te geven welke (waterschaps)doelen geraakt worden door deze aangevraagde activiteit.
Wat hebben de deelnemers geleerd tijdens deze workshop? En waar liepen zij tegenaan?
- Doelen (die uiteindelijk de eisen aan initiatieven voor derden bepalen) versus het waterschapsbelang.
- In de doelenboom staat het doel “doorvaarbaarheid moet gegarandeerd zijn”. Staat dit doel daar als toets voor het kunnen uitvoeren van varend onderhoud door het waterschap? Of is dit bedoeld als toets voor het kunnen varen (vaarweg) op deze watergang door iedereen?
- Sommige doelen zijn wel erg algemeen, deze hebben een duidelijke toelichting nodig. Denk aan “natuurlijke dynamiek behouden” of “doorvaarbaarheid moet gegarandeerd zijn”.
- Aan welke kant van de doelenboom begin je? Bij hoofddoelen en dan naar beneden werken via subdoelen, functionele eisen naar criteria? Of juist vanaf criteria terug redeneren naar het uiteindelijke bijbehorende hoofddoel?
Workshop 4 ‘Digitaliseren van het beleid’
Bertjan Kaan was ook betrokken bij deze workshop, samen met Wim Ponsteen. Tijdens deze workshop maakten de deelnemers een beslistabel. Eerst kregen ze een korte introductie in het verbinden van doelen, effecten, beslistabellen en regels. Vervolgens was het tijd om aan de slag te gaan. De workshop is gebaseerd op de casus: “aanleggen van een steiger bij primair water”. De groep kreeg een voorbeeld van een beslistabel met de vraag om deze in te vullen. In deze beslistabel waren de criteria alvast ingevuld, zonder de normen en waarden. De deelnemers kregen de opdracht om de criteria zo in te vullen, dat er geen “gaten” in de regels konden ontstaan. Ofwel: zorgen voor complete regelgeving. Deze beslistabel is de basis voor het kunnen schrijven van de juridische regels. De volgende stap was dan ook: het schrijven van de juridische regels op basis van de eerder ingevulde tabel.
De deelnemers hebben hier waardevolle lessen uit gehaald, een kleine opsomming:
- Het werken in tabellen geeft inzicht in volledigheid.
- De volgorde van criteria en vragen is belangrijk.
Een vraag die opkwam vanuit de deelnemers: bestaat er, met het werken in tabellen, nog wel grijs gebied?
Workshop 5 ‘Digitaal raadplegen en gebruiken van regelgeving’
Jessica van Oosten-Däpp nam de deelnemers mee in de applicatie REDI. REDI is de applicatie die Delfland, samen met leverancier Moxio, ontwikkelt voor digitale regelgeving. Om de deelnemers te laten ervaren wat de meerwaarde is van deze applicatie, doorliepen zij een fictieve case: het aanleggen van een steiger, waarbij een initiatiefnemer een steiger wil maken op een bepaalde locatie. Op basis van aangeleverde tekeningen moesten de deelnemers de volgende vragen beantwoorden:
- Welke informatie heb je nodig om een oordeel te kunnen geven op de vraag?
- Heb je die informatie paraat, of moet je die opzoeken?
- Hoeveel tijd kost het je om de verplichting voor deze activiteit te bepalen?
In kleine groepen gingen de deelnemers aan de slag. Dit leverde een flinke lijst op van informatie die nodig is voor de beoordeling. Denk bijvoorbeeld aan: legger, keur, algemene regels en beleidsregels. Ook locatie-specifieke informatie speelt een rol, zoals: ligt er een gemaal in de buurt? Gaat het om een natte ecologische zone? Een beperkt aantal deelnemers heeft deze informatie paraat, het overgrote deel moet dit opzoeken. De tijdsbesteding hiervoor werd geschat op twee tot tweeënhalf uur.
Vervolgens liet Jessica dezelfde case zien, door deze in REDI te doorlopen. Eerst wordt de locatie ingetekend op de kaart. Daarna kies je de activiteit en vervolgens word je door een vragenboom geleid. Binnen vijf minuten werd duidelijk dat er een vergunning nodig is voor deze steiger. Een stuk sneller dus, met die applicatie!
Komende tijd gaat Delfland de applicatie verder verbeteren. Tips van de deelnemers zijn daarbij welkom en waardevol. Binnen de organisatie worden er cursussen gegeven voor de verschillende teams, zodat zij binnenkort al gebruik kunnen maken van REDI. De applicatie is niet bedoeld om alleen binnen Delfland te gebruiken. Het is de (beheer)applicatie voor de digitale, doelgerichte waterschapsverordening en toepasbare regels. Met REDI levert Delfland deze informatie straks aan het Digitaal Stelsel Omgevingswet en wordt deze informatie voor iedereen ontsloten.
Workshop 6 ‘Basis NSOB-model en impact op jouw werk’
Samen met Gerdie Dijken en Janneke Föllings mocht ik de TROWA workshop begeleiden over het NSOB-model. Deze workshop met alle benodigdheden zijn al eerder door TROWA gedeeld en kun je dus ook voor jouw waterschap gebruiken.
We startten de workshop met het filmpje waarin de vier kwadranten van het NSOB-model worden toegelicht. Dit zijn:
- Rechtmatige overheid
- Presterende overheid
- Netwerkende overheid
- Responsieve overheid
Het model is bedoeld om inzicht te krijgen in de sturingsstijl die je als overheid wilt gebruiken. De vier vlakken worden gemaakt door een horizontale as en een verticale as te maken. Op de horizontale as is de verdeling: “van buiten naar binnen” denken. Of juist omgekeerd, dus “van binnen naar buiten”. Op de verticale as is de verdeling: “van resultaatgericht naar randvoorwaarden” of kies je juist voor “vanuit randvoorwaarden naar resultaten”.
Daarna kwamen de deelnemers bij elkaar rond het kwadrant dat op de vloer was gemaakt. Na het vertellen van een casus werd de deelnemers gevraagd een plek te zoeken in het kwadrant van de stijl die zij het meest passend vonden bij de casus. Dit leverde interessante gesprekken op! Bijvoorbeeld: vanuit de juridische bril bekeken is het bewaken van rechtmatigheid altijd belangrijk. De deelnemers herkennen het belang van het expliciet kiezen van één van de kwadranten als uitgangspunt om invulling te geven aan de sturingsfilosofie. In de sturingsfilosofie combineer je de gekozen sturingsstijl, bijvoorbeeld “netwerkende overheid”, met de instrumenten die je als waterschap kunt inzetten. Eén van die instrumenten is de waterschapsverordening.
Terugkijken en afsluiten
Vanuit elke workshop werd door Gijs, Bertjan en mij de hoofdlijn plenair teruggekoppeld. Het was een ontzettend geslaagde middag. De medewerkers van Delfland hebben input geleverd op vragen vanuit het projectteam voor de implementatie van de Omgevingswet binnen Delfland. Daarnaast is er bij de hele groep meer bewustwording van de uitdaging die de Omgevingswet met zich meebrengt. Het enthousiasme van de medewerkers en de open houding waren doorslaggevend voor dit succes. Geweldig ook om te horen dat er al een wachtlijst is van zo’n twintig medewerkers die graag onderdeel willen zijn van een volgende bijeenkomst. Vanuit Delfland en TROWA hopen wij andere waterschappen te inspireren met deze themabijeenkomst. Wil jij voor jouw waterschap ook zo’n themabijeenkomst organiseren? Neem contact op met TROWA via trowa@hetwaterschapshuis.nl. Dan kijken we samen naar de mogelijkheden.
Alle downloads op een rijtje
We hebben alle presentaties en werkvormen in een bestand voor je klaargezet: downloads themamiddag Delfland. Hierin vind je de volgende bestanden:
- Presentatie algemeen
- Presentatie werken met de doelenboom (digitaliseren beleid)
- Presentatie digitaal raadplegen van regels (digitaal raadplegen)
- Presentatie digitaliseren beleid
- Presentatie borgen organisatie, schrijven nieuwe manier beleid
- Werkvorm ontwikkeling medewerkers Omgevingswet
En de bestanden voor de workshop NSOB-model vind je hieronder:
