Automatiseringen og den nærmeste fremtid: Nye tider for bogholderi og regnskab
“Jeg tror, at man skal indstille sig på væsentligt mindre manuelt arbejde og meget mere kontrol og overvågning samt rapportering og evaluering,” siger Alexander Sylvestersen-Platz, co-founder og COO hos VALJU, som laver online styringsløsninger til mindre virksomheder. Læs mere om, hvordan det stødt voksende udvalg af SaaS-løsninger er ved at ændre bogholder- og regnskabsbranchen, som vi kender den.
Siden 2010 har Alexander Sylvestersen-Platz og resten af holdet bag VALJU hjulpet mindre produktions- og servicevirksomheder med regnskabsrådgivning og sidenhen med sammensætning og implementering af cloud-baserede ERP-løsninger. Med sin brede viden og mangeårige specialisering inden for bogholderi, administration og automatisering har VALJU fingeren på pulsen, når det kommer til branchens nuværende tilstand. Ifølge Alexander er der ingen tvivl om, hvad der er vigtigst at have for øje lige nu:
Branchen for bogholderi og regnskab går en tid i møde, hvor den skal omstille sig til en masse nye værktøjer og ikke mindst en masse nye muligheder for at kunne betjene sine kunder på helt nye og mere relevante måder. Jeg tror, at man skal indstille sig på væsentligt mindre manuelt arbejde og meget mere kontrol og overvågning samt rapportering og evaluering.
Det er netop denne omstilling, der gjorde, at VALJU hurtigt gik fra at være en bogførings- og regnskabsvirksomhed til at udvikle sig til at have fuldt fokus på at sammensætte komplette styringsløsninger baseret på onlineprogrammer.
Vi kunne se, at der blev mindre og mindre arbejde i at udføre bogholderi og regnskab i takt med, at vi kunne hjælpe kunderne med at automatisere deres administration og samtidig give dem et væsentligt bedre overblik. Vi tror på, at bogholderifunktionen er stort set væk om 5 år, og tilbage er der kun en controller-/overvågningsfunktion, da programmerne klarer resten.
Fra analog ”bibel” til digital tidsbesparelse
En oplevelse, som har overbevist Alexander om, at vi kun bevæger os én vej — fra analoge, manuelle rutiner til digitale, automatiske processer — var da VALJU hjalp en bilforhandler med at automatisere administrationen af 800 brugte biler.
Bilforhandleren administrerede 800 brugte biler i en mappe, de kaldte “bibelen”, med alt fra dokumentation på den enkelte bil — og der er meget dokumentation på biler — og deres placering spredt ud på 5 lokationer. Ved hjælp af TraceLink kunne vi digitalisere deres håndtering af dette totalt. Alle biler er registreret i systemet, og alle medarbejder kan tilgå det altid.
Tracelink er en internetbaseret platform til planlægning, styring og dokumentation af produktion. Med adgang fra både smartphone og PC, kan virksomheder nemt og fleksibelt skabe overblik over virksomhedens ressourcer og arbejdsprocesser og samtidig gøre sig uafhængig af papirarbejde.
Al dokumentation er digitaliseret og ligger på “vognkortet”, hvor placeringen også er oplyst. Hver bil er blevet påført en QR-kode, der kan scannes med en smartphone/tablet og dermed give én alle informationer på bilen lige ved hånden, samt opdatere informationer såsom placering, hvis bilen er blevet flyttet. Alle timer bliver også registreret i systemet sammen med det arbejde, der er udført på hver enkelt bil, hvilket giver en komplet historik og meget effektiv lønkørsel. Det har lettet alles arbejdsgange og bidrager til, at medarbejderne kan koncentrere sig om deres job i stedet for administration.
Et fundamentalt skift i branchen
Tidens automatiseringsstrømninger er dog ikke kun begrænset til regnskabs- og administrationsbranchen. De traditionelle spillere i IT-branchen generelt er også under pres, da det bliver mere og mere tydeligt, at de etablerede løsninger er for tunge og dyre, når man sammenligner dem med alle de nye, mindre løsninger, der jævnligt kommer på gaden.
Sidstnævnte er måske ikke så specielt tilpasset den enkelte virksomhed og designet til at ramme helt så mange forskellige behov på én gang, men typisk er de mere brugervenlige og billige, kan sammensættes fleksibelt med hinanden, og kan nemmere implementeres på kryds og tværs og integreres i virksomhedens arbejdsgange.
De mange nye onlineværktøjer er ekstremt let tilgængelige. Faktisk kan de i mange tilfælde implementeres af virksomhederne selv. Og de bliver aldrig forældede, da de altid er up-to-date. Vi mener, at tiden for specialiserede og tilrettede, købte softwareprodukter og ERP-løsninger er løbet ud. I hvert fald for mindre virksomheder.
Dog er én af udfordringerne, som VALJU oplever ved den nuværende udvikling i branchen, at mange virksomheder ikke er helt klar til at tage springet ud i automatiseringen. Ikke fordi de nye værktøjer er for svære eller dyre at gå til, men derimod fordi de udfordrer flere traditionelle stillinger, som på overfladen står til hurtigt at blive overflødige.
Hvis der i organisationen sidder nogle folk, der føler sig truet på deres positioner, fx hvis der sidder en bogholder, som har stor indflydelse på beslutninger omkring virksomhedens system-setup, kan det være en hindring for at få de rigtige værktøjer implementeret.
Men ifølge Alexander bør situationen ses fra en mere optimistisk vinkel og har derfor følgende råd til danske virksomheder.
Vis de medarbejdere, der skal sidde med disse nye værktøjer, at det ikke er for at spare deres stillinger væk, men for, at de kan komme til at koncentrere sig om mere vigtige opgaver, mens maskinerne overtager nogle af de gentagne, manuelle processer. Og gør det samtidig klart for de medarbejdere, der skal anvende systemerne, at det er for at lette alles arbejde, skabe mere gennemsigtighed og bedre muligheder for at udvikle hele forretningen i den rigtige retning.
Den nye bølge af værktøjer bringer uden tvivl markante forandringer med sig, som betyder, at gamle processer må vige for nye. Men det er altså ikke bare et spørgsmål om at luge ud i sine gamle systemer og skifte til nye, men også et spørgsmål om at finde ud af, hvordan man kan tilpasse sine kvalifikationer til nye arbejdsgange og -opgaver.
Find hjælp i netværket og hos specialisterne
Fra VALJUs perspektiv er der ingen tvivl om fordelene ved at vende blikket mod automatiseringen og bruge de nødvendige kræfter på at finde de løsninger, der passer til ens virksomheds behov. For eksempel indgår indscannings- og godkendelsessystemet Edilion ofte i VALJUs løsninger, der med automatisk bogføring og adgang via smartphone-app er med til at skabe markante forandringer hos VALJUs kunder.
Vi oplever stort set altid, at blot dét at digitalisere selve bogholderiet — altså fjerne papiret og begynde at anvende indscanning af bilag — skaber en besparelse på op mod 50%. Det er i sig selv ganske imponerende og et meget simpelt indgreb, som alle virksomheder burde gøre.
Edilion kan integreres med regnskabsprogrammet e-conomic, som igen kan forbindes til mange andre platforme, der tilsammen kan udgøre lige præcis dén samlede løsning, som den enkelte virksomhed har brug for.
Vi anvender de værktøjer, der giver mening for den enkelte forretning og imødekommer deres behov. Der er dog naturligvis næsten altid nogle gengangere. En central del af vores løsninger er stort set i alle tilfælde e-conomic, som giver kunderne et avanceret regnskabsprogram, der samtidig bevarer brugervenligheden og smarte autofunktioner. Dertil kommer det store økosystem, der ligger rundt om e-conomic med mange muligheder for integrationer til andre systemer, der kan klare de dele, e-conomic ikke kan eller ikke er avanceret nok til.
Men når nu fordelene er så markante, hvorfor er der så ikke flere virksomheder, der går over til at automatisere deres regnskab og andre processer? Ud over, at det selvfølgelig også er et spørgsmål om tid og måske om frygten for at blive overflødiggjort, så skyldes det ifølge Alexander, at den store og evigt voksende jungle af digitale værktøjer godt kan virke lidt overvældende.
Det kan være lidt uoverskueligt selv at give sig i kast med at undersøge de mange muligheder, og det kan være svært at finde tiden til det i en travl hverdag. Så mit bedste råd må være at tage fat i sit netværk og spørge til folks erfaringer, og om nogen har taget nogle effektive værktøjer i brug. Derudover er der efterhånden en række virksomheder, som enten har specialiseret sig i området, eller bogholderivirksomheder, som også har stor indsigt i hvad der findes af værktøjer og muligheder — prøv at tage fat i en af dem.
En fælles, automatisk revolution
Sidstnævnte virksomheder inkluderer naturligvis VALJU, som altid står klar til at hjælpe med at finde lige præcis de løsninger, der passer til en virksomheds behov, og som bygger på de nyeste tilgængelige værktøjer. Desuden er Alexander ikke bleg for at indrømme, at den automatiske transformation sker bedst i samarbejdet mellem de involverede parter.
Vi vil i VALJU hellere end gerne hjælpe med input, gode råd og vejledning ud i digitaliseringens og automatiseringens fagre verden. Vi tror rigtigt meget på godt samarbejde på tværs af leverandører, udviklere, konkurrenter og kunder, og at vi sammen kan skabe en revolution indenfor moderne forretningssoftware og sammen befri virksomhederne for forældede og ineffektive løsninger.
