İnsan gibi e-posta yazma sanatı

Ajans içi ya da Ajans müşteri tartışmalarının, gerginliklerinin ciddi bir kısmı epostalarda insani duyguları tam aktaramamaktan, kendini ifade edememekten veya yanlış anlaşılmaktan kaynaklanıyor.

Bununla ilgili hep kullandığım bir kaç püf noktasını sizinle paylaşmak istiyorum;

- Kritik bir konu ise asla eposta üzerinde çözmeye çalışmayın:

Yüzyüze konuşulmadığı zaman yanlış anlaşılma ihtimali yüksek olan konuları asla eposta ile anlatmaya, çözmeye çalışmayın. Hemen buluşun ve konuşarak çözün.

- Empati kurmayı öğrenin:

Herkes eposta yazarken düşünerek yazmıyor maalesef. Bu yüzden karşınızdaki ne demek istiyor, bu cümle ile ifade ettiği şey gerçekten söylemeye çalıştığı şey mi? onu anladığınızdan emin olun. Bu yüzden özellikle epostalarda kafanız net değilse, sorularınızı sorup yüzde yüz doğru anladığınızdan emin olun ve sonra aksiyon alın. Öfkeyle alınan kararlara kanmayın.

- Emoji kullanın :)

Her ne kadar ciddiyetsiz gözükse de, kontrollü miktarda emoji kullanımı insani duygu katıyor epostalara. Bu yüzden destekliyorum. Fazlası zarar her konuda olduğu gibi.

- Akla gelecek ilk soruların cevaplarını mutlaka epostanız içinde verin:

‘Ne zaman konusalım?’ diye atmak yerine ‘Konusmak icin asagidaki tarihlerden hangisi sana uyar?’ diye eposta atınız. Bunu her konu için yapabilirsiniz, yazdığınız epostayı okuyunca akla gelen ilk soruların cevaplarını kolaylaştırmak, 10 eposta yerine 3 epostada işi çözmek demek.

- Sadece ‘konu:’ kısmına yazılmış cümle halindeki epostalara sms/whatsapp mesajı gibi davranın, mümkünse bu epostaları atmak yerine sms/whatsapp mesajı atın:

O an öğrenmeniz gereken birşey vardır ve anında bilgi almak istersiniz o yüzden de böyle sadece konu kısmına yazılmış bir mail atarsınız. Bunu yapmak yerine sms atmayı ya da telefon etmeyi deneyin, eposta kutularını temiz tutun.

- ‘To:’ ile ‘Cc’ arasındaki farkı öğrenin:

To: ya koyduğunuz insan, epostanızı okuması ve aksiyon almanızı istediğiniz insandır. Cc’ye koyduğunuz insan, bu durumdan ve süreçten bilgisi olduğunuz insandır.

- Paragraf kullanın:

Bu çok basit bir kural gibi gözükse de, aslında tek koca bir blok şeklinde yazılmış epostaları okumak oldukça zor. O yüzden kısa ve net cümlelerle ve gerektiği yerde paragraf kullanımıyla epostanızı yazın.

- İmzanızı text bazlı bırakın:

Farklı kullanılan eposta programları yüzünden, imaj şeklinde tasarlanmış imzalar attachment olarak epostaya ekleniyor ve gelip giden mailler serisi içerisinde gittikçe artan bir attachment cehennemine koşuyoruz. Bu yüzden eposta imzanızı text bazlı yapmakta fayda var.

- Uzun süre ( 4–5 saat) epostalarınıza cevap veremeyecekseniz, otomatik cevap hazırlayın:

‘Saat 16:00′ya kadar bir toplantıdayım, epostalarıma ancak daha sonra cevap verebileceğim, çok acil konuşmamız gereken bir konu ise sms atabilirsiniz ya da X ile konuşabilirsiniz’ bu kadar. Bunu yaparak stressle bekleyen iş arkadaşlarınızı ya da müşterilerinizi doğru yönlendirebilirsiniz.

- Teşekkür edin:

‘Yardımlarınız için teşekkürler’ , ‘Vakit ayırdığınız için şimdiden teşekkürler’, ‘Hızlı geri dönüşünüz için şimdiden sağolun’ gibi gibi… Teşekkür ederseniz, işleriniz kolaylaşır, karşı tarafın sizi anlaması ihtimali artar.

- Birden fazla kişiye eposta atıyorsanız, her kişinin almasını istediğiniz aksiyonu ya da beklentinizi netleştirin:

Çoklu atılan epostalar sonrası topun ortada kalması en çok yaşanan olaylardan birisi… ‘to:’ da 3 kişi, ‘cc:’ de 5 kişi varken, kimse üstüne almaz attığınız şeyi. O yüzden ‘@X bu konuda senden şunu bekliyorum’ , ‘@Y, ne düşünüyorsun bu karar hakkında?’ gibi daha spesifik yönlendirmeleri mutlaka epostanıza ekleyin.

- Takip edin:

Epostaları sonsuzluğa atmak en kolayı. Ama arkasından mutlaka takip edin, bunu yapabilmek için de sorularınıza ya da aksiyon alınmasını istediğiniz konulara bir deadline tanımlayın ve bunu da karşı tarafla paylaşın. Böylece havada kalan bir eposta yerine aksiyona dönüşen bir eposta atabilirsiniz.

Benim uyguladığım kurallarım bunlar. Ama temelde başlarken de değindiğim gibi empati kurmak ve çözüm odaklı yaklaşmak ve iletişimin insanlar arasında kurulabileceğini hatırlamak önemli ;)


Originally published at bazenkendimitutamiyorum.tumblr.com.

One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.