İyimserlik Sabiti

“Aslında o iş o sürede bitmez, bunu sen de biliyorsun”

Bir projenin ne kadar sürede tamamlanacağını hesaplamak için projeyi mantıksal parçalara bölerek her bir bölümün ne kadar sürede tamamlanacağını öngörmeye çalışırız . “İş 1 bu kadar sürecek”, “İş 2 de bu kadar sürer”, “İş 3 de sürse sürse bu kadar sürer” şeklinde. Sorun şu ki aslında “İş 1” hiçbir zaman o kadar sürmez. Dolasıyla birbirine bağlı diğer işler de aksamaya başlar. Siz de ya belirlediğiniz zamana uymak için daha çok çalışarak aynı işi daha kısa sürede yapmaya çalışırsınız yada ek süre istersiniz. Bu sırada yanıtlanması gereken e-postalar, diğer işler de birikmeye başlar. Hele birde ebeveyn olmuşsanız geçmiş olsun sizlere. Hiç ummadığınız anda beklenmedik bir görev sizi bekliyor olabilir. İşler iyici çığrından çıkarken geçirdiğiniz uykusuz gecelerin stresi, proje arkadaşlarınıza karşı hissettiğiniz sorumlulukları da ekledik mi tamamdır. Bir proje için zamanlama yaparken yanlış süre hesaplaması sizi bu noktaya sürükleyebilir mi? Evet, emin olun, kesinlikle sürükler.

Peki bu zamanlama işini nasıl daha iyi yapabilirsiniz? Emin olun bu sorunu yaşayan tek siz değilsiniz. Bu konuda araştırmacılar bir çok araştırma yapmışlar. Bunlardan biri de “Planlama Yanılgısı”. Uzun uzun okumak isterseniz bu wiki sayfasından bilgi alabilirsiniz. Kısaca özetlemek gerekirse “İnsanlar bir işin ne kadar süreceğini hesaplarken oldukça iyimser davranırlar”. Dünyaca ünlü yapılar olan Sidney Opera Binası ve Wembley Stadyumunun planlanandan yıllar sonra açılması, Ankara Metrosu, Vodafone Arena’nın halen açılmaması ve aslında 2015 sezonunun başında açılacak olması gibi. Örnekler çoğaltılabilir…

Eğer işleriniz için süre hesaplamasını doğru yaparsanız, dar zamanlara sığdırılmaya çalışılan, kalitesi düştüğü için sizi mutlu etmeyen, stresli dönemleri yaşamak zorunda kalmazsınız.

Peki işlerin ne kadar süreceğini ve zaman planlamasını nasıl mı yapacaksınız? Aslında oldukça kolay. Bir iş için “ne kadar zamana ihtiyaç var?” hesabını yaparken tahmin ettiğiniz süreyi belirlediğiniz bir iyimserlik sabiti ile çarpın. Başlangıç olarak iyimserlik sabitini 2 olarak alabilirsiniz. Örneğin bir işin 4 saate biteceğini düşünüyorsanız bunu iyimserlik sabitiniz ile çarpın. 4 saat x 2 = 8 saat. Zaman ve proje planlaması yaparken artık bu yeni değer olan 8 saati kullanın. İyimserlik sabitini sürekli 2 olarak tutmak zorunda da değilsiniz. Yaptığınız işleri ve bunların yaparken öngördüğünüz ve gerçekleşen sürelerini bir dökümana yazmak daha doğru bir iyimserlik sabitini bulmanıza yardımcı olacak. Bir süre sonra dökümanı incelediğinizde örneğin 4 saatlik işleri 8 saat yerine 6 saatte yaptığınızı görüyorsanız o zaman daha sonraki işleriniz için süre hesaplaması yaparken 2 yerine 1.5 gibi bir iyimserlik sabiti kullanabilirsiniz. Ancak iyimserlik sabitinizi değiştirmek için bu kadar aceleci davranmayın. Yeni bir iyimserlik sabiti belirlemeden önce bir çok işin zamanında ve aynı kaliteyle bitirilmesinde fayda var.

Eğer işler için bir takımı yönetiyorsanız, proje lideri yada kısaca patronsanız, benzer şekilde iyimserlik sabitinizi çalışanlarınız içinde uygulayabilirsiniz. Çalışanınıza bir işi verirken bu iş için ne kadar süre istediklerini ve işin ne kadar sürede tamamlandığını bir dökümana kayıt edin. Zaman içerisinde her bir çalışanınız için birer iyimserlik sabitiniz olur. Hatta işi bir adım ileri götürüp şirketinizin departmanlarının da sabitini oluşturabilirsiniz. Tasarım ekibinin iyimserlik sabiti 2, Geliştirim ekibinin iyimserlik sabiti 3 gibi. (Geliştiriciler iyimserlik ötesine geçmişler. Biraz kulaklarını geçmek lazım). Böylece süreçler için süre hesaplaması yaparken daha iyi sonuçlar elde edebilirsiniz.

İyimserlik sabitine ihtiyaç duymamızın diğer bir sebebi de öngörülemeyendir. Bir proje hiçbir zaman göründüğü gibi değildir. İster kendiniz için yaptığınız bir proje olsun, ister bir müşteriniz için yaptığınız bir proje, her zaman projelerde öngörülemeyen ve öngörülemediği için süre hesaplaması yapılırken düşünülmeyen alanlar olur. İyimserlik sabiti size bu durumlarda da yardımcı olur. Buz dağının görülmeyen alanı ile yüzleşip sorumlu olduğunuz takım arkadaşlarınıza, müşterilerinize “Bu iş için biraz daha zamana ihtiyacım var” demek yerine doğru bir iyimserlik sabiti seçerek süre hesabı yapmak sizi bu tür streslerden de kurtaracaktır.

Bu arada hepimizin sosyal varlıklar olduğunu, iş dışında günlük hayat içerisinde yapılması gereken rutinler ve bu rutinler dışında hayata dair acil işlerin de olabileceğini unutmamakta fayda var.

Plans are worthless, but planning is everything
(Plan hiçbir şeydir, planlama her şeydir)

Dwight D. Eisenhower