LibreOffice’e Göç

Merhaba, bu yazıda hem değişim yönetimi hem de örnek bir proje olarak Libreoffice’e göç konularını işleyeceğiz. LibreOffice Özgür bir Ofis yazılımıdır. OpenOffice, MS Office alternatifidir.

İlgili olanlar www.libreoffice.org adresinden daha fazla bilgiye erişebilir.

Büyük şirketler için değişimi yönetmek oldukça sıkıntılı bir süreçtir hele hele yeni kurumsallaşmaya çalışan şirketlerin en ufak değişiklikler karşısında bile tökezleyebileceği muhtemeldir. Bu yazıda bu tarz değişimleri yaşayabilecek şirketler için örnek bir yol çizmek ve birazda kendi çalışmalarım için ön hazırlık yapıp takipçilerimizle görüş alışverişinde bulunmak istiyorum. Hali hazırda The Document Foundation’ın hazırladığı bir whitepaper var isteyenler ona da bu adresten erişebilir.

1- Değişimin başlangıç noktası ihtiyacın ortaya çıkması ve daha önemlisi fark edilmesidir. Farklı sistemler kullanıyor olabilirsiniz, örneğin Mac, Windows ve Ubuntu kullanan kişiler arasında dosya alışverişinde sıkıntı çekiyor olabilirsiniz. Lisans maliyetleriyle uğraşmak istemiyor olabilirsiniz. Ya da tamamen duygusal sebeplerle özgür yazılımı tercih ediyorsunuzdur. Bu tamamen size bağlıdır ve sizin gerçeğinizdir ama değişim sebebinizi belirlemeli ve göçün sonunda bu ihtiyacın artık var olmadığını teyit etmelisiniz.

2- Değişim kararının alınması ikinci aşamadır, firmalardan firmalara değişiklik gösterebilir ama karar alınırken etkileyici çalışanların fikrini almak ön bilgi vermek değişe olan direnci kıracaktır. Bilgilendirmeye tepeden başlayarak etkisini hızlandırabilirsiniz. LibreOffice’in menüsü farklıdır, insanlar tepki gösterebilir bu konuda açık ve samimi olun. Çoğu kişi özgür yazılıma bilinçsizce tepki gösterme eğilimindedir konu hakkında karar verirken arkası dolu bir şekilde karar verdiğinizden emin olun. Neden sorusunun bir cevabı mutlaka olsun. Daha sonra nasıl sorusunu ilgili kişiler cevaplayacaktır.

3- Sorumlu bir kişi veya grup atayın. LibreOffice’e geçiş sadece bir yazılımı silip başka bir yazılımı kurma değildir. Bu işin eğitimi, kontrolü, sorunları olacaktır ve bunlardan sorumlu bir kişi veya kişilerin olması kaçınılmazdır. Sürecin planını çıkarıp değişimin tamamlandığını onaylayacak bir rol tanımlayın. Bu rolün sahipleri bir yol haritası çizip olası sorunlar ve geçiş konusunda çalışma yapsın.

4- Karar alınıp sorumlu belirlendikten sonra işi resmiyete dökün, Libreoffice ve özgür yazılım konusunda şirketinizi bilgilendirin. Geçişin, nasıl yapılacağını ve kimlerin sorumlu olduğunu bildirdikten sonra süreci başlatın, sorular için açık olun, önerileri dinleyin bu tarz bilgilendirmeler genelde e-posta yoluyla yapılır sorusu olanlar için bir adres belirtmeniz (bakınız geçişten sorumlu kişiler) yerinde olacaktır.

5- LibreOffice’i tüm bilgisayarlara kurun. Bırakın kurcalasınlar. Evde de ücretisiz olarak kullanabileceklerini söylemeden geçmeyin!

6- Ön çalışma olarak eski ofis yazılımında kullandığınız macroları, eklentileri, diğer programlarla bağlarını araştırın. LibreOffice’te benzer çözümleri belirleyip standartlarınızı bu tarafa taşıyın. Raporlar, şablonlar, temel sunumlarda sorun çıkmaması önemli tepkiler çıkmadan önlem alın sorunları önden çözün.

7- Eğitim organize edin. Yoğun kullanacak ekiplerden başlayıp dışarı doğru yayılmasını sağlayın. Tüm şirketin eğitim alması güzeldir. Bir eğitim firması ile anlaşabilir. Eğitim değişimin sahiplenilmesini kolaylaştıracaktır.

8- Bağımlılıkların geçişini yaptıktan sonra şirket dosyalarının özgür yazılım formatına taşınmasına başlayın. Bu aşamada şirketin toplu katılımını sağlayın, başka firmalarla olan yazışmalarda PDF veya MS Office’in rahatsız olmayacağı türü dosya formalatını kullanmaya devam edebileceğinizi belirtin. Burada bir not düşmek istiyorum, Office her ne kadar özgür yazılım formatını destekliyor olsada dosyaları açarken sorun oluştu diyebilir, şaşırmayın.

9- Açık toplantılar düzenleyip süreci takip edin, insanlara zaman tanıyın. Sorunlarını dinleyip çözüm üretin. Bu işler için sorumlu kişilerin atanmış olması ne güzel değil mi?

10- Takviminizi gözden geçirip sonuçları çalışanlarınızla paylaşın. Süreç tamamlandıktan sonra destek ihtiyacınız doğrultusunda gerektiğinde topluluktan veya uzmanlardan destek alabilirsiniz.

Özgür yazılımı firma kültürünüzün bir parçası haline getirmeniz dileğiyle.

One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.