Osman’ın İşteki Dijital Dramı...

Teknoloji endüstrisinin geçmişten bugüne gelen en büyük problemlerinin başında insanların (kullanıcılar) geliştirilen donanım, yazılım veya platformlara karşı dirençleri gelir. Başka bir deyişle kullanılabilirlik problemi olan uygulamalar diyebiliriz.

Ama sektör çalışanları bu konuyu “direnç” diye nitelendirerek suçu kullanıcılara yüklemeyi daha doğru bir yöntem olarak görür.

Zira yüzbinlerce veya milyonlarca dolar harcanan platformlar, geliştirilen yazılımların kabahatli olması mümkün değildir.

Biraz abartılı bir örnek olabilir ama bir Caterpillar 797 ile Bağdat Caddesinde gezmeye çalıştığınızı hayal edin. Altınızda 5 milyon dolarlık bir araç var ama park edip kahve içebilme şansına sahip değilsiniz.

Bu yazıyı daha evvel başladığım Dijital Dönüşüm konusunun devamı niteliğinde düşünebilirsiniz. Son cümlede de belirttiğim üzere, “Tam bir insan/sistem etkileşimi olmadan tüm çabalar nafile.”

Önceden belirttiğim üzere yazılarımda kavramlar ile birlikte pratikler, örnekler ve hatta daha sonra gerçek vakalar kullanmaya gayret edeceğim ki elinizde somuta yakın senaryolar da olsun.

Yoksa ben de; “Nike yaptığı müşteriye özel yaklaşımı ile dijitalleşti ve daha çok kazandı” şeklinde genel geçer ve işinize yaramayan kelimeler ve rakamlarla sayfalarca yazabilirim size.

Gelin görün ki bunun size bir faydası olmaz çünkü şirketlerimizde temelde çözmemiz gereken yönetsel ve teknolojik problemlerimiz duruyorken odağımızı bizden uzak soyut noktalara çekmenin kimseye bir katkısı yok.

Bu sadece beni bir şeyleri daha bilen biri gibi gösterir, fakat benim aslında bilmediğim ve biliyormuş gibi sağdan soldan okuduklarımı size özetleyip yazmak gibi bir kaygım yok.

Tekrar tekrar bilmenizi istediğim bir husus var; ben dijitalleşme ve teknoloji işinin anlatımından çok uygulanmasından geçimini sağlayan biriyim.

Elbette her türlü materyali işim gereği ben de okuyorum ancak bu yazılarda maksadım uygulanabilir ve tartışılabilir pratikler.

Nike’ ın müşterilerine özelleştirilmiş ürünler satarak “Dijital Dönüşüm” den elde ettiği faydayı anlatabilirim, VW’ i, GE’ i, Starbucks’ ı ve daha saymakla bitmez birçok örneği de..

Ama gelin görün ki en büyük şirketlerimizin Türk Kahvesi Makinesi’ ni inovasyon diye lanse ettiği bir ülkede yaşıyoruz. (Bu örneği sevdiğim bir arkadaşım vermişti izin almadan ismini kullanmak istemedim)

Ülkemizdeki şirketlerin dönüşümdeki en önemli bariyeri çalışan, iş ortağı, müşteri ve teknoloji arasındaki bütünleşik bir ahengin var olmayışı. (Ben ahenk olarak nitelendirmeyi tercih ediyorum)

Bu yazıda da senaryoda insan-teknoloji ve uygulama ilişkisinin ortalama bir organizasyonda nasıl yürüdüğünü örnekleyeceğim.

Sanıyorum yazının büyük kısmı beyaz yakalı arkadaşlara tanıdık gelecek...

Osman’ın Bir İş Günü

Bu örnekte 32 yaşında, bir şirkette satış yöneticisi olan Osman’ın günlük teknoloji kullanımından söz edeceğim.

Osman şirketinin kendisine verdiği bir adet dizüstü bilgisayara ve şirketinin verdiği akıllı telefonu beğenmeyip kendi aldığı bir akıllı telefona sahip. Neyse ki şirketin IT ekibi kendi telefonundan e-posta, takvim ve rehber gibi özellikleri kullanabilme imkânını sağlamış durumda.

Osman sabah ofise gelip bilgisayarını şirketin dizin sistemi (çoğunlukla Active Directory) üzerinden açıyor. İlk yaptığı şey mail uygulamasını açmak, zira dünün satış bilgileri asistan tarafından ERP’ den çekilerek Osman’a Excel formatında mail olarak iletiliyor. Geçmişe yönelik verileri farklı sheet’ lerde biriktirip ilk sheet’ te genel bir görünüm ile hayatını idame ettirebiliyor.

Şimdiye dek bu çalışma şekli ile bir problemleri olmamış. Satış kotaları zaten tepeden verildiği için Osman’ın anlık fırsatlar, veriye dayalı ön görünümler vb. ek ihtiyaçları da yok. “Bana ne verildiyse onu satarım, sene sonunda da primime bakarım” öğretisi ile en doğrusunu yaptığı inancında.

İşe gelirken aldığı poğaçasını çayıyla beraber yerken haberlere bakmak için tarayıcısını açıyor ve kurumsal iletişim biriminin geçen seneki skor kartında bulunan ana hedeflerinden “iç iletişim uygulaması” projesi kapsamında gerçekleştirdiği “Kurumsal Intranet” ile karşılaşıyor.

İçerik olarak şirketin kurumsal web sitesindekileri ile aynı, sağında döviz kuru, ortasında “Ahmet arkadaşımız işe başladı” şeklinde kocaman fotoğraflı bir banner dönen ve Osman için temelde işe yaramaz bir web sayfasından ibaret olan bu platformun kullanım oranı çok düşük olduğu için, şirketin Kurumsal İletişim birimi “-Herkesin açılış sayfası yaparsak kullanımı artar” düşüncesiyle dizin servisleri üzerinden kullanıcılara varsayılan giriş sayfası olarak ayarlatmış. Osman her tarayıcıyı açtığında istemese bile bu sayfayı görmek zorunda.

Biraz sonra direktörü ile kritik pozisyondaki bir müşterisinin durumunu konuşmak için toplanmak zorunda olan Osman’ın müşteri ile ilgili detay verilere ihtiyacı var.

Öncelikle CRM sistemine erişen Osman, müşteri ile ilgili satış verilerinin raporunu Excel ortamına çekiyor. Ancak bu siparişlerin ne kadarının üretimde olduğu ile ilgili bir fikri yok. Bunun için ERP’ye erişmek zorunda.

Osman için ERP ile çalışmak tam bir zulüm. Öncelikle ERP’ ye eriştiği şifreyi bulmak zorunda, ancak zor günler için monitörün kenarındaki post-it’te sürekli tutuyor. ERP’ den müşterinin son cari ve teminat bilgilerini alan Osman’ın üretimdeki ürünler ile ilgili başı dertte.

Zira anlayamadığı kodlardan ve bir arayüzden oluşan bir üretim verisi var ve neyin ne olduğunu ayırt etmesi pek mümkün değil. Bu bilgiyi üretimdeki arkadaşlarından rica ederek elde ediyor.

Toplantı esnasında direktörü Osman’a müşterinin teminat ve ipotek ile ilgili belgelerini soruyor. Neyse ki bu belgeler hukuk departmanına gitmeden evvel taranıp şirketin “ortak alan” adı ile kullandığı bir dosya-dizin paylaşım sisteminin kendi birimi ile ilgili ana dizininin altındaki dizinlerin birine saklanıyor.

Bulması biraz zaman alsa da Osman birkaç TIFF dokümanı sonra aradığı dokümanı buluyor.

Saat öğleni gösterirken yemek için arkadaşları ile buluşan Osman’ın çalışanlarından biri telefonla ulaşıp çok önemli bir satışın onayı için kendisine ihtiyacı olduğunu söylüyor.

Şirketi bu ve benzeri onaylar için bir iş süreci sistemi kurmuştu ancak bir problem vardı. Osman şu an dışarıdaydı ve bu sisteme güvenlik nedeniyle dışarıdan erişim mümkün değildi. Osman apar topar ofise döndü ve iş süreci sistemini tarayıcısının “sık kullanılanlar” bölümünden ulaştı.

Neyse ki şifreleri tarayıcıda tutmaya imkan veren bir web uygulamasıydı ve Osman daha ilk günden tarayıcısına “Şifremi hatırla” dediği için tekrar şifre girmesi gerekmiyordu.

Öğleden sonra birkaç bayi ziyareti yapmak isteyen Osman tekrar CRM’ den kendisine (muhtemelen evine yakın) bir iki müşteri belirleyip ofisten ayrıldı.

İlk ziyaretinde bir giriş sohbetinin ardından müşteri son siparişindeki sevkiyat problemlerinden sitem etti…

Bilhassa son zamanlarda lojistik ve dağıtım ile ilgili ciddi şikayetleri olduğunu ileten bayisi son siparişlerin zamanında gelmemesinden dolayı iade ettiğini ve bu durumun önümüzdeki dönemlerde kendileri ile çalışmalarının önündeki en önemli engel olduğunu söyledi.

Osman ofisten çıkmadan evvel müşterisinin genel durumunu gösteren Excel sheeti’ nin katlanmış A4 çıktısını cebinden çıkardı, bir süre baktı ancak tek gördüğü siparişler toplamı ve toplam bayi kotasıydı.

Sipariş detayı, üretim, dağıtım vb. detaylarla ilgili en ufak bir verisi bulunmayan Osman bir süre boş gözlerle kâğıda bakıp bayisine yakalaması gereken kota konusunu açamadan yutkunup A4 kağıdını tekrar katlayarak cebine koydu ve “-Ben bizzat ilgileneceğim” diyerek çayından bir yudum daha aldı ve kalktı.

Akşam evinde otururken HR direktöründen bir telefon alan Osman’ın E-Learning ile tamamlaması gereken eğitimler ve testlerin son günü olduğunu öğrendi.

Hemen VPN ile şirket ağına bağlandı ama bir sorun vardı. E-Learning uygulamasının adresini bilmiyor. Bilse bile kullanıcı bilgileri farklı olduğu için erişemiyordu.

Bu sorunu da IT’deki arkadaşları aracılığıyla çözdü…

Akşam eşinin istediği konser için biletini mobil telefonundan elektronik olarak alan Osman, yine telefonundan çağırdığı bir UBER aracı ile gittiği konserde instagram’a video çekip sadece iki parmak darbesi ile ile aynı videoyu Facebook ve Twitter’da paylaştı..

Teknoloji ortamında aldığı beğeniler Osman’ı mutlu etti. Günün sonunda elde ettiği tatminin yine teknoloji kaynaklı olduğunun farkında bile olmamasına rağmen…

Kullanıcı Profilleri

Hatırı sayılır bir süredir organizasyonların teknolojik olarak çalışanları ile en çok etkileşimi arttırmak için en çok başvurdukları “Hadi bir portal yapalım” fikrini teknolojik olarak hayata geçiren bir şirketim var. Bazıları ile işin teknolojik kısmının ötesini de yapıyoruz.

Sizlere X, Y, Z kuşağı ve özellikleri ile ilgili ahkam kesecek doğru kişinin ben olmadığımı düşünüyorum. Ancak hepimizin gündelik hayatında deneyimlediği ve gözlemlediği konular ile ilgili de naçizane görüşlerimi paylaşmak isterim.

Günümüz iş hayatında çalışanların işlerine bağlılık oranının %87'ler seviyesinde olduğu bir çok kaynakta mevcut.

Şu an iş gücünün büyük kısmını doğuştan teknoloji kullanımına yatkın ancak basitlik ve sadelik dışı herhangi bir teknolojiye büyük direnç sahibi bir nesil oluşturuyor.

“İş yapma” kavramının büyük kısmının bilhassa beyaz yakalı kesimde neredeyse tümüyle teknoloji tabanlı olduğu günümüzde bu şirketler için önemli bir problem.

Hiyerarşik çalışma modelinden “işbirliği” ile çalışma modeline geçişi gerçekleştiremeyenlerin çok büyük problem yaşayacağı aşikar. Burada bütün “müdürlük, direktörlük” vb. emir/komuta silsilesinin ortadan kaldıran bir durumdan söz etmiyorum. Elbette günün sonunda bir karar verici ihtiyacı olacaktır çoğu organizasyon için.

“Rekabetçi” çalışma düzeni aksine “işbirliği” ile çalışmaya odaklı yeni nesil için gerekli ortamı sağlayacak yeterli teknolojik imkanlar elimizde fazlasıyla bulunsa bile şirketlerimizin zihniyeti halen bunu uygulamaya müsait görünmüyor.

Sonra “çalışan bağlılığı”, “işveren markaları” gibi iyi niyetli ama sonuç odaklı olmayan geçici çözümlerle bir şeyleri değiştirmeyi umuyoruz. Bütün bunların faydasız olduğu ile ilgili bir düşüncem veya iddiam da yok.

Burada gerçekleştirilmesi gereken bütünsel bir yaklaşım.

İki-üç anket ve profil çalışmasından sonra tümüyle aynı t-shirt ü giymiş 500 kişiyi bir odaya toplayıp iki kağıt oyunu, bir iki güzel konuşma ve bir zamanların “Titan Saadet Zinciri” tadındaki etkinlikleriyle eller havaya yaparak işveren markasını çalışanlarınıza benimsetebileceğinizi düşünmek illüzyondan başka bir şey değil.

Mevcut iş gücünün önemli bir kısmı bütünsel deneyimin paylaşılması ve tekno-sosyal (sosyal demiyorum) varlığı ile ilgileniyor.

Müzik dinlemek için konsere giden kaç kişi görüyorsunuz çevrenizde? Yemeğin insan boğazından evvel instagram’a düştüğü bir zamanda yaşıyoruz ve bu nesli hala Outlook’daki takvimlerinde kapatılan bir günlük etkinlik ile kendimize bağlayabileceğimizi düşünüyoruz.

İnsanlar artık bunları istemiyorlar, birçoğu kurumsal bir şirketin dehlizlerinde kaybolup giden bir yaşamın hayalinde de değiller. Elbette ayaklarının yere basmadığı gerçeği de var fakat şirketlerimiz bu ve gelecek nesilleri kazanabilmek adına “gerçek” anlamda bir aksiyonda bulunmuyor.

Üniversitelerin kariyer günlerine gidip havalı sunumlar yapmak da fayda etmiyor.

Girişimcilik yükselen trend herkes için ve olmalı da. Her ne kadar kabullenmek istenilmese veya buna hazır olunmasa da şirket içi girişimcilik yakın gelecekte kurumsal hayatın tek kurtuluşu.

Şu an sürdürülebilirlik için dünya genelinde 75 milyon yeni girişimciye ihtiyaç olduğu öngörüsü var. Bu 75 milyon kişinin her birinin UBER, airbnb veya yemeksepeti gibi örnekler oluşturacağı manasına gelmiyor.

Neler yapılıyor?

Pek dile getirilmese de modern yazılım üreticilerin tümü kullanılabilirlik olarak daima facebook’u referans alırlar. Aynı şey web siteleri için de geçerlidir. Çünkü herkesin altı yaşındaki çocuğunun da, 50 yaş üzerindeki annesi de en rahat kullanabildiği uygulamadır.

Büyük teknoloji şirketlerinin son senelerde “social enterprise” şirketleri satın alarak kendi platformlarına dahil etmek için uğraşmasının önemli bir nedeni var.

“Work Like A Network”- (Bir ağ gibi çalışma) kurgusu günün sonunda organizasyon içerisinde birini çalıştırabilmek isteyen herkesin olmazsa olmazı olacak. Çünkü tüm nesillerin aşinalığı, alışkanlığı ve takdir edilme güdüsü bu yönde.

Amaç çalışmayı da paylaşmak; “bakın ben bu işi yaptım, herkes görsün ve takdir etsin” duygusu var. Birinin yaptığı bir iş veya paylaştığı bir bilgi için “like” alabildiğini düşünün ve emin olun ne primler ne de başka herhangi bir maddi motivasyon ile bu duyguyu yaşatamazsınız.

Her zaman tekrarlamaktan bıkmayacağım bir söylemim var; insan ve teknoloji arasındaki ahengi kurgulamalısınız gerçek bir dönüşüm için. Kullandığınız uygulamalar ve platformlarınızın deneyimi çalışanlarınız ve müşterilerinizde bir bütünlük hisse vermeli. Bu sebepten gelecekte Kullanıcı Deneyimi (User Experience) tasarlayanların kod yazan programcılardan daha değerli olacağı gerçeği var karşımızda.

Yazı ve örnek yüzeysel ve geneli kapsadığı için derinlemesine teknoloji veya uygulanabilirlik yazmadım ama eminim ki ana konu anlaşılmıştır. Bundan sonraki yazılarda birebir teknolojiler ve konular üzerinden devam ederim. (Mobile Workforce, Machine Learning, AI, IoT ve Industry 4 elementleri gibi)

Soru veya detay almak istediğiniz bölümler için “yorumlar” bölümünü kullanabilirsiniz.

Osman ilüstrasyonu: Onur Güvener