Öyle bir sunum yapayım ki, kimse sunumum sırasında Facebook’unu karıştırmasın…


Kariyer hayatım boyunca yüzlerce sunum dinledim ve onlarca sunum verdim. Açıkça söylemek gerekirse efsane sunumların yanında çok kötü sunumlar da dinlemek zorunda kaldım, hatta bazıları rezaletti. Özellikle süper ilginç konuların kötü sunumlarla harcanmasına da defalarca şahit oldum. Bu yazıyı da, biraz önce çıktığım, aslında 45 dakika olması gereken ama tam 1 saat 15 dakika süren, özentisizce hazırlanan 70 slaytın en az 40'ında çok karmaşık teknik denklemler olan bir seminerin ardından yazdım. Monoton ses tonundan sıkılan arka sıralarda oturan şanslı insanlar telefonlarını açıp Facebook’larını kontrol etme lüksüne sahipken, ben en ön sırada konuşmacıyla yüzyüze kalmanın acısı içinde hiçbirşey anlamadan dinlemek zorunda kaldım. Sunumunuz ile insanları bu duruma düşürmek istemiyorsanız, zaman içinde gördüğüm aşağıdaki altın kuralları takip ederseniz hem siz hem de dinleyiciler çok mutlu ayrılacaklardır.

Öncelikle bir sunum vermeden önce, sunum vereceğiniz yer hakkında bilgi almak için şu 4 soruyu önceden sormalısınız.

  1. Sunumda kime hitap edeceğim? Yani karşımdaki insanlar anlatacağım konunun uzmanları mı, yoksa konu dışında insanlar da olacak mı?
  2. Kaç dakikalık bir sunum benden bekleniyor?
  3. Kaç kişi bekleniyor? Bu soru çok önemli değil ama, 20 kişi ile 200 kişiye vereceğiniz sunum arasında bir stres farkı olabilir, bilmek faydalıdır.
  4. Lojistik: Kendi bilgisayarını kullanabilir misin, kullanırsan hangi bağlantı kabloları var? Kullanamazsan karşı taraf hangi işletim sistemi kullanıyor vs.

Bence bir sunumu hazırlamak ve yapmak bir sanattır, yani görsel sanat ve iletişim sanatı ve onu icra etmek için de her sanat dalı gibi çalışmak ve kuralları öğrenmek gerekir.

  1. Eğer ki teknik bir alanda sunum veriyorsanız yani görsel olarak materyalleriniz de bolsa genel kural 1 slayt 1 dakika şeklindedir. O bakımdan 30 dakikalık bir sunum için maksimum 30 slayt yeterlidir. Ya da 1 saatlik sunum için 45 dakika/slayt ve 15 dakika da sorular için ayrılmalıdır. Zamanında başlayıp, bitirmeye çok dikkat edilmelidir, çünkü herkesin günlük planı bellidir ve 1 saatlik seminer için insanların ayırdığı 1 saatten extra 1 dakikayı bile geçirmek insanların zamanına saygısızlık yapmış olmak olur.
  2. Elbette çok açık ama slaytlarınızı özenle hazırlamalısınız. Sonuçta bir mesaj vermek istiyorsunuz ve bu mesajı en iyi şekilde anlatmak sizin göreviniz, dinleyenlerin değil! Öte yandan sadece sizi dinlemek için yoğun tempolarından zaman ayıran insanlara en iyi sunumu yapmak onlara duyduğunuz saygının bir göstergesidir.
  3. Sunumunuz belli bir hikaye çerçevesinde gitmeli (storyline). Sunum içerisinde konudan konuya atlamamalısınız. Her slayttan diğerine geçerken mutlaka aralarında bir bağlantı kurup öyle geçmelisiniz, böylece dinleyiciler daha rahat takip edebilirler ve hikayeyle beraber akıllarında canlandırabilirler.
  4. Eğer ki dinleyici kitleniz arasında, konuya hakim olmayan insanlar varsa mutlaka iyi bir genel giriş bölümü hazırlamalısınız. Yani 45 dakikalık bir sunumun 10–15 dakikasını girişe ayırabilirsiniz.
  5. Eğer ki sunum 35 dakikadan daha uzunsa, sunumunuz başlamadan “İçindekiler-Özet (Outline)” slaytı hazırlamak, sizinle uzun bir yolculuğa çıkacak insanlara, onları nelerin bekleyeceğini söylemek açısından iyi birşeydir. Ama kısa bir sunum yapıyorsanız, yani 10-15–20 dakika, bu slayda kesinlikle gerek yoktur, zaten vakit kısa, direk sadede gelmeniz gerekir.
  6. Her slaytın bir başlığı ve her slaytın da bir mesajı olmalı. Eğer slaytınız herhangi bir mesaj vermiyorsa bu slaydı niye koydum diye ikinci kez düşünün, çoğu zaman ya gereksizdir ya da küçük bir düzenleme ile bir mesaj yükleyebilirsiniz.
  7. Bazı sunumlarda sadece resim oluyor, nasılsa resim üzerinden anlatırım diye düşünülüyor. Ya da tam tersi; sanki hem sunum yapanı dinleyip hem de projektörden yansıyan romanı okumak zorundaymışız gibi uzun uzun paragraflar konuluyor. Ah, hele bir de küçük fontlar, uzun uzun tanımlar… Böyle durumda kafamı bir yerlere vurmak istiyorum, çünkü zaten okumama imkan yok, ama orada. Neden orada? “Çünkü önceki sunumda da vardı, kimse birşey demeyince yine koydum.” Yanlış. Her slayt tamamiyle okunaklı olmalı. İyi bir slaytta resim/yazı dikkatli bir oranda olmalı, örneğin %60–70 resim, %40–30 yazı şeklinde. Alakasız ama sırf resim koyacağım diye WordArt galeriden resim koymak da çoook eskilerin adetlerindendi, bitti artık. Google’dan aratınca bile birçok ilgili resim bulabilirsiniz.
  8. Gösterilen grafiklerde bazen eksenler ve sayılar okunmayabiliyor. Genel kural “okunmuyorsa o grafiği koyma!”. Eğer o grafiği gerçekten koymak zorundaysanız ama eksenleri çok küçükse bunu basit bir hile ile çözebilirsiniz. Grafikteki eksenin üzerine beyaz bir kutu çekersiniz, ve Powerpoint ya da Keynote ile aynı sayıları ya da eksen isimlerini daha büyük fontlarla yeniden yazarsınız.
  9. İyi bir sunumda elbetteki slaytlar üzerinden konuşmanızı yapmanız sizin için kolaylık olur ama araya küçük 20–30 saniyelik birkaç hikayecik de sıkıştırabilirsiniz. Ya da önemli bir yerde “bu slaytı kaçırmayın, bundan sonraki slaytları anlamanız için çok önemli” diyerek, ya uyuyan yada uyumak üzere olan dinleyicileri tekrar geri kazanabilirsiniz, hem de böylece konunuzun akılda kalması sağlanır.
  10. Bence sunuma kesinlikle denklem konmamalı çünkü denklemler sunumlarda dikkati dağıtan en büyük sebeplerin başında geliyor. Birçok kişi 1 dakikada anlatmaya çalıştığınız denklemi anlayamaz. Anlayacaksa zaten denklemin ismini söyleseniz anlar, oraya yine koymaya gerek yok. Eğer ki denklemi sadece gösteriyor ve hiç anlatma gereği hissetmiyorsanız demekki zaten hiç koymak zorunda değilsiniz. Kimse o sırada ne denkleminizi çözebilir, ne de aynı zamanda sizi dinleyebilir. İyi sunumun inceliği bir denklemi sözle, görselle veya örnekle en iyi şekilde anlatabilmekten geçer. Tabii, Einstein’sanız ve E=mc^2'yi halka ilk defa tanıtıyorsanız sizi durdurmak istemem.
  11. Sunumlarda üzerinde birsürü sayı olan tablolar kullanmaktan da kaçınmak gerekir. İnsan beyni hem sizi dinleyip, hem de aynı anda tablonuzdaki onlarca sayıyı 60 saniye içerisinde işleyemez. Eğer sadece iki-üç tane sıra ve kolon varsa karşılaştırma açısından olabilir ama çok daha fazla sayı varsa histogram grafikler yapıp sayılar arasındaki farkı görsel olarak gösterebilirsiniz.
  12. Sunumu yaparken 20. slaytta iken “burada gördüğünüz grafiği size daha önce anlattığım şu grafikle karşılaştırın” deyip 9. slayta geri dönüp, farkı gösterip, sonra tekrar 20. slayta gitmek büyük bir hatadır. Geçen slayt bitmiştir, geri dönülmez! Sadece sunum bittikten sonra soru çıkarsa geri dönebilirsiniz. Eğer ki 9. slayttaki grafiğe referans veriyorsanız ya 20. ya da 21. slaytınıza aynı grafiği yeniden koyup anlatmalısınız.
  13. Öte yandan bir sunumda göstermeyeceğiniz bir slaytı oraya hiç baştan koymamalısınız. Yani 20. slayta geldiğinizde, “bu slaytın konuyla ilgisi yok, bunun da yok, bunun da yok” deyip, 5 slayt birden atlarsanız “kusura bakmayın, size özel bir sunum hazırlayacak vaktim olmadı, eski sunumumdaki slaytlarla idare edin” mesaji vermiş olursunuz, hoş değil.
  14. Laser kullanmayı bilmiyorsanız normal çubukla anlatın. Nasıl yani, laser kullanamayacak kadar yeteneksiz olduğumu mu iddia ediyorsun diyebilirsiniz. Ama aslında çok basit gibi görünse de genelde insanlar birşey gösterecekleri zaman laseri sağa sola sallarlar ve dinleyiciyi de aslında yanlış yönlendirirler. Kendinizi test edin, belki büyük ihtimalle siz de benim gibi konuşurken laseri sağa sola sallıyorsunuz. Bunu aklınızda tutunca bir sonraki konuşmanızda dikkat edeceksiniz.
  15. Practice makes perfect!” Evet, mutlaka ama mutlaka sunumunuzu bir değil, birkaç kez pratik yapmalısınız. O çok güzel konuştuğunu gördüğümüz TED konuşmacılarının hepsi 15 dakikalık konuşmaları için saatlerce hatta günlerce pratik yapıyorlar. Çünkü sadece 15 dakikanın içerisine bütün mesajlarını vermek zorundalar. Steve Jobs’un o efsane konuşmaları için ne kadar hazırlandığını duymamışsanız söyleyeyim, her 1 dakikayı hazırlamak için 1 saat zaman harcayarak hazırlanıyormuş, yani o sanki doğaçlama yapar gibi görünen konuşmaları için haftalarca pratik yapıyormuş.

Sunumu sırasında insanların Facebook’unu karıştırdığı ve dinlenmeyen bir konuşmacı olmayı kimse istemez. Yukarıda gösterdiğim bu basit kurallarla en güzel seminerleri verebilirsiniz. Nasıl ki TED sunumlarını can kulağıyla dinliyoruz ve onlardan dinlediğimiz birşeyi unutmuyorsak, anlattığınız şeyin unutulmamasını sağlayacak derecede iyi anlatmak sizin sorumluğunuz. Unutmayın ki insanlar oraya sadece ve sadece sizi saygıyla dinlemek için geliyorlar ve vakitlerini size yatırım yapıyorlar. Mesajınızı ulaştırmak ve onlara harika ve verimli bir saat geçirtmek de tamamen sizin elinizde. İyi sunumlar… ☺

Dr. Umut Yıldız (NASA/JPL-Caltech)

NOT: Bu blog yazısındaki düşünceler tamamen kendi düşüncelerimdir ve NASA, Jet Propulsion Laboratory veya Caltech’i bağlamaz.

NOTE: The opinions expressed in this blogpost are my own and do not necessarily represent the policy or opinions of NASA, the Jet Propulsion Laboratory, or Caltech.

Bu yazıyı uygulayıp iyi bir sunum yaptıktan sonra bana Twitter’dan küçük bir not atarsanız mutlu olurum ☺