Feedback Hareketi - Feedback Nasıl Verilir, Nasıl Alınır.

Hiç arkadaşınızdan gelen bir hediyeyi geri çevirdiğiniz oldu mu? Ya da arkadaşınıza hediye verirken acaba kırılır mı diye hiç tereddüt ettiniz mi? Bu şekilde söyleyince kulağa biraz saçma geliyor değil mi? Maalesef hayatımızda bu saçmalığı pek çok kez tecrübe ediyoruz. Çoğu zaman belki hediye olduğunu fark etmediğimiz için yapıyoruz ama her gün pek çok insan hediyeden mahrum kalıyor. Evet, feedback vermekten bahsediyorum. Pek çok kez ya kırılırsa diye insanlara feedback vermekten kaçınıyoruz. Bazen de bize verildiği zaman sinirleniyor ve geri çeviriyoruz. Aslında feedback, bizler için bir hediyedir. Kendimizi geliştirmemiz için bize sunulmuş bir fırsattır. Bu yazımda feedback vermenin öneminden, nasıl alınması ve nasıl verilmesi gerektiğinden bahsetmeye çalışacağım.

Öncelikle feedback ne değildir bundan bahsedelim. Feedback karşıdakini eleştirme ya da suçlama aracı değildir. Sen nasıl böyle yaparsın, neden böyle söyledin, bir daha asla böyle davranma, bir işi de beceremiyorsun gibi cümleler feedback değildir.

Peki nedir feedback? Yukarıda da bahsettiğimiz gibi feedback bir hediyedir esasında. Kendimizi geliştirmek, işimizi daha iyi yapmak, performansımızı artırmak için bir araçtır.

Feedback denince insanın aklına çok büyük kavramlar geliyor ancak aslında hayatımızın her alanında feedback veririz. Örneğin e-ticaret sitelerinde bir ürün almadan önce yorumları ve ürünün puanını kontrol ederiz. Aynı şekilde bir ürün aldığımız zaman da puan verip yorum yaparız. Aslında satıcıya feedback veririz. Örneğin bir satıcının üzerinde yazı olan bir kıyafet sattığını düşünelim. Yorumlarda insanlar ‘kıyafet çok güzel ancak yazıları hemen soyuluyor’ yazmış olsun. Satıcı buradaki feedbacki değerlendirip yazıları soyulmayacak şekilde yaparak satışını artırabilir, ya da bu yorumu umursamayıp, kendini geliştirmeyerek daha az satmayı kabul edebilir.

Ya da bir komedyeni düşünelim. Bir gösterisinde bir şaka yaptığı zaman insanların tepkilerine göre şakanın kalitesini ölçer. Örneğin bir şaka yaptığını ve kimsenin gülmediğini hayal edelim. Komedyen sinirlenip, bu insanlar benim şakamı anlamadı, benim sorunum değil diyebilir. Dolayısıyla aynı şakayı başka yerlerde de tekrar tekrar deneyebilir. Ancak muhtemelen hiçbir komedyen bunu yapmaz, çünkü kimse beğenilmediği şeyi tekrar tekrar yapmak istemez. Bunun yerine bu şaka komik değilmiş, ya da bu grup insana hitap etmiyor der ve bu şakayı tekrar kullanmaz. Ya da bir şaka yaptığını ve herkesin çok güldüğünü, çok alkışladığını düşünelim. O zaman da bu şaka iyiymiş, bunu her yerde yapayım diye düşünür. Yani aslında seyircinin kendisine verdiği feedbackleri değerlendirir ve ona göre hareket eder.

Hayatın her alanında feedback kullanıldığı gibi, profesyonel çalışma hayatımızda da feedback kullanırız. Ancak yapılan çalışmalara göre feedback alan insanların yalnızca dörtte biri aldığı feedbackin kendisine faydalı olduğunu söylüyor. Bunun temelde iki sebebi var. Biri, verilen feedbackler fazla yumuşak kalıyor ve direkt olmuyor. Dolayısıyla karşıdaki kişi feedback verildiğini bile anlamıyor.

Ya da fazla direkt oluyor ve karşıdaki insan savunmaya geçiyor. Bu kez kem küm ediyorsun, öyle demek istemedim yanlış anladın vs gibi ifadelerle kendini açıklamaya çalışıyorsun. Bu sefer de amacından sapıyor.

Peki o zaman nasıl verilmeli?

Bunun için belirli şartların sağlanması gerekiyor.

• Öncelikle toplum içinde değil birebirde verilmeli. Karşımızdaki kişi toplum içinde rahat hissetmeyebilir.
• Kişiyi eleştirmek yerine geliştirmesi gereken davranışa odaklanmak gerekiyor. Bu sayede karşıdaki kişi saldırıya uğramış hissedip savunmaya geçmek yerine daha dikkatli dinleyebilir.
• Davranışa spesifik bir örnek verilmeli. Örneğin her şeyi geç yapıyorsun yerine geçen yollaman gereken maili geç yolladın gibi. Ya da her zaman çok kırıcısın yerine bana şöyle bir şey demiştin, bu beni çok kırdı gibi.
• Spesifik bir zaman belirtilmeli. Her zaman mailleri geç yolluyorsun yerine geçen hafta bana yollaman gereken maili geç yolladın gibi. Ya da bana geçen gün ofisteyken böyle demiştin gibi.
• Sonuçtan bahsedilmeli. Yapılan davranışın bizim üzerimizde nasıl bir etkisi olduğunu karşı tarafa net bir şekilde aktarmalıyız. Örneğin bana saat 11’e kadar arayacağım dediğin maili atmadığın için ben senden gelecek verileri kullanamadım ve sunumum eksik kaldı, ya da geçen toplantıda herkesin içinde öyle demen beni çok kırdı, bütün günüm mutsuz geçti gibi.
• Söylenecek şey direkt bir şekilde söylenmeli, ancak fazla resmiyetten kaçınılmalı. Kem küm etmeden, lafı dolandırmadan söylenmeli ancak samimi bir şekilde söylendiği zaman yargılanıyormuş gibi değil, bir tavsiye olarak görülür.
• Zamanlamaya dikkat edilmeli. Olayın hemen üzerine, sıcağı sıcağına söylenmemeli. Hem biz sinirli olup haddinden fazla yükselerek yanlış bir şey söyleyebiliriz. Hem karşıdaki kişi de olması gerekenden daha sert tepki verebilir.
• Öncesinde iyi yanlardan bahsedilmeli. Örneğin senin bu konuda çok çaba harcadığını biliyorum. Bu işi bitirmek için elinden geldiğince uğraştığını biliyorum. Sen her zaman çok nazik bir insansın, bilerek insanları kırmazsın gibi cümlelerle başlamak ortamı yumuşatır, karşı tarafı hazırlar.
• Ancak sandviç yönteminden kaçınılmalıdır. Bir iyi, bir kötü sonrasında tekrar iyi şey söylememek gerekir. Bu durumlarda karşı taraftaki sadece iyi şeylere odaklanabiliyor, ya da aradaki olumsuz cümleyi kaçırabiliyor, ya da yeteri kadar etki etmeyebiliyor. Kafası karışabiliyor. İyi bir cümleyle başlanır, ancak sonrasında net bir şekilde geribildirim verilmelidir.

Nasıl verilmesi gerektiğinden bahsettik. Peki nasıl alınmalı?

• Öncelikle bunun bir fırsat olduğunu unutmamak gerekiyor. Bizim gelişimimiz için bize uzatılan bir hediye bu. Olaya bu şekilde yaklaşmak her şeyi daha kolay hale getirir.
• Savunmaya geçme, sadece dinle. Karşı taraf bize fikirlerini söylerken asla savunmaya geçmemeliyiz. Bize söylenen şeyle ilgili çeşitli bahaneler ve sebepler bulabiliriz. Bu da bizim ana konuya odaklanmamızı engeller. Örneğin bir maili geç attıysak, bu bize söylendiği zaman ama benim de beklediğim şu şu maddeler diğerinden gelmedi diyerek bahane sunabiliriz. Ancak bu bizim maili geç attığımız gerçeğini değiştirmiyor. Bahanelerin arkasına sığınırsak maili bir daha geç atmamak için neler yaparız diye düşünmeyiz, çünkü zaten bahanemiz vardı. Ancak bahane üretmeyip sadece söyleneni dinlediğimiz durumda karşı tarafı daha iyi anlar ve bu durumun bir daha yaşanmaması için neler yapmamız gerektiğini düşünürüz. Bir dahaki sefere beklediğimiz kişiyi uyarmak, gerekirse telefonla aramayı denemek gibi çözümler düşünürüz.
• Savunmamaya geçmemek diğer yanağımızı çevirmek demek değildir. Karşılık verebiliriz, anlamak için sorular sorabiliriz. Karşı tarafın haksızlık ettiğini düşünüyorsak fikrimizi belirtebiliriz. Konuşarak birbirimizi daha iyi anlayıp daha doğru sonuca varabiliriz. Bize haksızlık yapıldığını düşündüğümüz durumda karşımızdaki kişiyle konuşmak yerine susarsak bu kez de karşı tarafın haksız olduğunu düşündüğümüz için yine verilen geri bildirimden yeterli faydayı alamamış olacağız.
• Olayı kişisel algılamamak gerekli. Profesyonel hayatımızda işlerimizi yaparken arkadaşlarımız da yöneticimiz de tanımadığımız kişiler de bize geri bildirim verebilir. Bu kişi beni sevmiyor o sebeple böyle söylüyor dememeliyiz. Yine komedyen örneğini verelim. Şakasına gülünmediği zaman komedyen bu seyirciler beni sevmiyor der mi? Bana uyuz oluyorlar o yüzden gülmüyorlar der mi? Sadece şakasına gülünmediğine odaklanır ve onu geliştirmeye çalışır.

Kısaca nasıl verilmesi ve nasıl alınması gerektiğinden bahsettik. Bir de feedback verme sürecinin formülünden bahsedelim.

4 Part Formülü

Feedback vermeyle ilgili olarak 4 part formülü olarak adlandırdıkları bir formül geliştirmişler. Adından da anlaşılacağı üzere 4 kısımdan oluşuyor

• Mikro Evet: Önce kısa ama önemli bir evet hayır sorusuyla başlanır. Son toplantımızın nasıl geçtiğiyle alakalı 5 dakika konuşalım mı? Bazı süreçlerimizi nasıl geliştireceğimize dair birkaç fikrim var, seninle paylaşabilir miyim? Bu gibi cümleler, karşıdaki kişiye feedbackin geleceğini haber veriyor ve karşıdaki kişi kendini hazırlıyor. Ayrıca bu soruyla işi karşıdakinin inisiyatifine bırakarak aslında kendi istediği için verdik, biz zorla vermedik fikrini oluşturuyoruz.
• Data Point: Söylemek istediğimiz fikirleri söylüyoruz. Burada net bir şekilde fikrimizi söylüyoruz. Blur ve herkesin farklı anlayabileceği kelimeleri çıkarıyoruz, spesifik olarak demek istediğimiz şeyi diyoruz. Daha dakik olmalısın değil, geçen gün yaptığımız toplantıya geç katıldın gibi.
• Etkiyi Göster: Olayın bizim üzerimizdeki etkisinden bahsediyoruz. Geçen gün toplantıya geç katıldın, bu sebeple konuşacağımız bütün konuları konuşamadık ve proje herkesin kafasında net olmadan projeye başlamak zorunda kalacağız gibi.
• Bir Soruyla Bitir: Son olarak karşıdakinin fikrini de soruyoruz. Bu şekilde olay bir monolog olmaktan çıkıyor ve karşı tarafın da ne düşündüğünü öğreniyoruz.

İyi feedback veren insanlar, yalnızca feedback vermez. Aynı zamanda sık sık feedback de ister. Hem kendini geliştirmiş olur hem de birilerine feedback vereceği zaman garipsenmez. Düzenli olarak feedback istediğimiz insanlara feedback vermek istediğimiz zaman kimse bu ne alaka şimdi nerden çıktı falan demez.

Son olarak birkaç örnekle yazımızı sonlandıralım. Aşağıda görmüş olduğunuz iki örnek, doğru feedback vermeye örnek olarak kullanılabilir.

“Seninle önceliklerin hakkında konuşmak istiyorum. 2. ve 3. projelerde çok iyi iş çıkardığını fark ettim ama 1. projede biraz geride kaldık. Bazı projelere özellikle kişisel ilgi göstermenizi takdir ediyorum, ancak bu ayki hedeflere öncelik vermemiz çok önemli. 1. proje üzerinde çalışmak için eksik kaynakların var mı? İstersen tekrar gözden geçirelim ve yol haritamızı birlikte belirleyelim.”

“Seninle son projedeki tutumun hakkında biraz konuşmak istiyorum çünkü gecikmen müşteri tarafından hoş karşılanmadı ve şirketimizi etkiledi. Görevini zamanında tamamlamak için çok çaba sarf ettiğini biliyorum ve şimdi geriye dönüp proje sürecine baktığımızda gecikmeye sebep olan engelleri tespit edebiliyoruz. Bir dahaki sefere projeye başlamadan önce teslimat tarihi erken olacaksa gecikmeye sebep olabilecek sorunları tespit etme konusunda daha aktif olmanı istiyorum.”

Bu yazımızda feedback vermenin öneminden, nasıl verileceğinden ve nasıl alınacağından bahsettik. Umarım herkes için faydalı olmuştur. Feedback kültürümüzün olmaması toplum olarak en büyük eksikliklerimizden. Umarım en yakın zamanda feedback kültürümüz gelişir ve hepimiz daha iyi birer birey oluruz, benim bu yazım da ufak bir fayda sağlar :)

Bu kadar konuştuktan sonra bir feedback istememek olmaz :) Yazımla ilgili fikirlerinizi paylaşmak isterseniz eğer email adresim: hfkaradeniz@gmail.com