Hibrit Çalışma Ortamında Agile
Giriş
Bu yazımızda uzun uzun Agile nedir, özellikleri nedir gibi detay açıklamalara girmeyeceğiz. Değişen iş modellerimizden bir tanesi olan hibrit çalışma hayatımıza Agile modelini nasıl adapte ettik ondan bahsediyor olacağız. Bildiğimiz gibi iş dünyasında hızlı değişen koşullar ve rekabetçi ortamlar, şirketleri daha esnek, uyumlu ve hızlı olmaya yönlendiriyor. Bu ihtiyaçlar doğrultusunda Agile metodoloji, sürekli değişen taleplere hızlı yanıt verebilen, esnek ve işbirlikçi bir yaklaşım sunuyor.
Evet buraya kadar her şey güzel çünkü bu prensiplerin çoğunu çalıştığımız şirketlerde yüz yüze iletişim ile yönetiyorduk.
Fakat dünya çapında etkili olan pandemi sonrası pek çok alanda olduğu gibi iş dünyasında da bir takım büyük değişim ihtiyaçları oluştu. Bu değişen ihtiyaçlarla birlikte, çalışma biçimleri de evrim geçirmeye başladı. “Hibrit Çalışma Modeli” çalışanlara esneklik sağlarken aynı zamanda fiziksel ofis ve uzaktan çalışma imkanlarını bir araya getirerek iş verimliliğini artırmayı amaçlıyor.
Biz de, bu değişime ayak uydurmakla beraber Agile yaklaşımlarını hibrit çalışma modelinde uygulamaya devam ediyoruz. Bu yazımızda hem Agile metodolojisinin kilit taşlarına odaklanacak hem de hibrit çalışma ortamında bu Agile uygulamalarının nasıl gerçekleştiğine değineceğiz. Özellikle, sprint retrospektifleri, review’ler, daily (günlük toplantılar), ekip içi ve ekipler arası etkin iletişim gibi Agile’in kilit unsurlarını, hibrit çalışma düzeninde nasıl entegre etmeye çalışıyoruz bunlara değineceğiz.
Daily Scrum
Hibrit çalışma yöntemlerinde en zorlanılan konulardan bir tanesi uzaktan yapılan toplantılardır. Tabi bu durumu avantaja çevirmenin birden farklı yöntemi de var.
Öncelikle daily toplantıları gün boyunca bireysel olarak çalışan development ekibinin, bir araya gelmesi için büyük bir fırsattır. Ekibin günlük ilerleyiş ve yaşadıkları engel noktaları ile ilgili konuşması, ekip içi iletişimin ayakta durmasını sağlamakta çok önemli bir faktördür.
Bizler de bu faydayı arttırmak için toplantı saatinden birkaç dakika öncesinde odayı açıp, günlük hayattan konuşarak ekibin kendini yalnız hissetmesinin önüne geçmeye çalışıyoruz. Buna benzer olarak, ekibin bir araya gelerek konuşması gereken konuları daily sonrasına adresleyerek hem toplantı sürelerine uyumu hem de ekip içi etkileşimi en üst seviyede tutmaya çalışıyoruz.
Hibrit çalışma ile hayatımıza giren lokasyon bağımsız çalışabilme imkanı ile development team üyeleri farklı zaman dilimlerine sahip lokasyonlarda bulunmaya başladılar. Bu durum diğer tüm toplantıları etkilediği gibi Agile rutinlerine de olumsuz etki yaratabilmekte. Bu sebeple toplantı saatlerini tüm ekibe uyacak şekilde planlamak da dikkat ettiğimiz en önemli noktalardan bir tanesi.
Daily toplantılarında dikkat edilmesi gereken noktalardan bir tanesi de 15 dakikalık süreye uyumdur. Agile framework bunun için ayakta yapılan toplantıları önermektedir. Tabi bilgisayar başındayken bu çok mümkün olmuyor. Herkesin kendisine ait süre içerisinde konuşmasını sağlayabilmek için timer uygulamalarından destek alabiliyoruz.
Retrospective
Hibrit çalıştığımız dönemde ekibin bir araya gelmesini sağlayan aktivitelerden en önemlisi de kuşkusuz retro toplantılarıdır. Development üyeleri bu toplantılar sayesinde gün içinde konuşma fırsatı bulamadıkları konuları paylaşabilir, karşılaştıkları engellerde yalnız olmadıklarının farkına varabilirler.
Bizler de retro toplantılarını en verimli şekilde yapabilmek için online uygulamaları sıkça kullanıyoruz. Bu uygulamalar birçok örnek retro tekniğini barındırdığı ve kullanım sırasında yönlendirdikleri için hızlı ve kolay şekilde toplantı yapmamızı sağlıyorlar. Bu sayede alınan fayda da en üst seviyeye ulaşıyor.
Ek olarak; çoğu uygulama sizlere retro çıktılarını ve aksiyonları raporlayabiliyor, hatta otomatik olarak ekibe mail bile atabiliyor. Bu sayede istenilen anda geriye dönük notları ve aksiyonları görüntüleyebiliyoruz. Ayrıca aksiyon alınması beklenen maddeler varsa, task açarak takibini de yapabiliyoruz.
Bu uygulamalar içerisindeki buz kırıcı aktiviteleri de yaparak, toplantıları daha da eğlenceli hale getirebiliyoruz.
Retrolarda sıklıkla kullandığımız online araçlardan bazıları için aşağıdaki linklerden faydalanabilirsiniz.
Review
Bir sprintin ardından geliştirilen ürün veya yazılım, review toplantılarında paydaşlara, müşterilere ve ekibin diğer üyelerine sunulur. Bu toplantılar, ekibin çalışmalarını değerlendirmesine, geri bildirim almasına ve gelecek sprintler için planlarını güncellemesine olanak tanır.
Bizler de uzaktan düzenlenen bu toplantıları daha etkili hale getirmek için önceden belirlediğimiz sunum şablonlarından yararlanıyoruz. Taskları ve sprint ilerleyişini online boardlarda izlediğimiz için Agile metriklere hızla erişip, sunumlarımızda ilerleyişimizi görebilmek için kullanıyoruz.
Ayrıca uzaktan yapılan toplantılar, farklı ofislerde çalışan paydaşlarımızı tek bir odada bir araya getirme avantajı sağlar. Fiziksel olarak buluşmak zor olduğunda, bu toplantılar bize eşsiz bir iletişim fırsatı sunuyor.
Feedback Bölümü
Hibrit çalışma modeli, Agile prensiplerinin uygulanmasında önemli değişikliklere yol açtı. Özellikle, yüz yüze yapılan daily, review ve retrospective gibi toplantılar artık sanal platformlarda gerçekleşiyor. Bu durum, çalışanların birbirleriyle etkileşim biçimlerini de dönüştürmüş oldu. Bu değişime uyum sağlamak için geri bildirim (Feedback) modelini de sanallaştırdık ve bu kapsamda mobil platformlar üzerinden erişilebilen bir uygulama kullanıyoruz. Bu uygulama, çalışanların iş birliği, geri bildirim ve iyileştirme fırsatlarını hem ofiste hem de uzaktan çalışırken etkili bir şekilde devam ettirmelerine olanak tanıyor. Bu uygulama sayesinde istediğimiz kişiye detaylı ya da hazır taslak geri bildirim cümleleri ile geri bildirim verebiliyoruz.
Şirket İçi Etkileşim Bölümü
12 temel Agile prensibinden bir tanesi de motive olmuş bireylerdir ve bu prensibi hibrit çalışma modelinde yakalamak çok da kolay değildir. Çünkü insanoğlu doğası gereği yüz yüze iletişime daha yatkındır fakat değişen çalışma şartları da “motivasyonu” bu yeni çalışma modelleri üzerinde oluşturmayı gerektiriyor. Bu bağlamda, motivasyonu artırmak ve bağlılığı sürdürmek adına yaratıcı çözümler üzerinde çalışıyoruz.
Örneğin online oyunlar, sanal atölyeler ve sanal gezi turları gibi etkinlikler ve yarışmalarla çalışanların yaptıkları işe karşı daha motive olmasını hedefliyoruz. Bu oyunlardan bir tanesi de “Codenames” oyunu, bu oyun ekipler arasında bağ kurmayı, iletişimi güçlendirmeyi ve iş birliğini teşvik etmeyi hedefliyor. Bu tür oyunlar, ekipler arasında keyifli bir rekabet oluştururken aynı zamanda iş süreçlerine odaklanmayı sağlayarak motivasyonu artırıyor. Bu tarz oyunlar, çalışanların işlerine daha fazla bağlanmalarını ve motive olmalarını destekleyerek, hibrit çalışma ortamında da iş verimliliğini artırmaya yardımcı oluyor.
Sıklıkla kullandığımız online etkinliklerin bazıları için aşağıdaki linklerden faydalanabilirsiniz.
Agile Board Etkin Kullanımı
Hibrit çalışma modeli ile fiziksel boardların yerini online boardlar almaya başladı. Bizler de süreçleri daha etkili ve verimli bir şekilde yönetebilmek için Jira uygulamasının bizlere sunduğu farklı yetkinlikleri kullanıyoruz.
Jira ve benzeri uygulamalarda taskların durumunu (örneğin, to do, in progress, done) gösteren board görünümü sayesinde ekibin ilerlemesini görsel olarak takip etmek kolaylaşıyor. Taska atanan kişilere mail gönderimi gibi özellikler sayesinde ise, task tabini anlık olarak yapabiliyoruz.
Uygulamanın standardı farklı ihtiyaçlara göre farklı dashboardlar yaratmamıza olanak sağlıyor. Bu sayede sadece standart Agile metriklerini değil, aynı zamanda takip etmek istediğimiz diğer verileri de uygulama üzerinden anlık olarak görebiliyoruz. Örneğin, ekip üyeleri bazında taskların durumu, taskların done olma süreleri, sadece done veya in progress taskların görüntülenmesi, açık task sayısı gibi birçok farklı dashboard hazırlıyoruz.
Aynı şekilde, kullandığımız hızlı filtre özellikleri sayesinde, panodaki taskları bireysel olarak veya takım üyelerine özgü olarak filtreleyebiliyoruz. Bu özellik, kişisel veya grup bazlı görev yönetimini daha etkili hale getiriyor.
Sonuç olarak, online panolar ve kişiselleştirilebilir özellikler sayesinde Jira ve benzeri uygulamalar, ekibin işlerini daha organize bir şekilde yönetmesini ve projenin gelişimini daha iyi görselleştirmesini sağlıyor.
Toplantılar
Pandemi öncesi dönemde ofis ortamında gerçekleştirilen daily, review vb. diğer iş toplantıları fiziksel toplantı odalarında yapılarak yüz yüze etkileşim ve iş birliği sağlamaktaydı. Ancak, hibrit çalışma modelinin hayatımıza girmesiyle birlikte, bu toplantılar sanal platformlara taşındı. Biz de fiziksel toplantıların getirdiği etkileşimi sanal ortama aktarmak için online toplantı odalarını aktif bir şekilde kullanmaya başladık.
Dünya üzerinde; Suit Conference, Zoom, Webex, Google Meet, Skype gibi programlar da yaygın olarak kullanılmakta.
Bu durum, çalışanların coğrafi olarak ayrılmış olmalarına rağmen, hâlâ etkili iletişim, iş birliği ve proje yürütme yeteneklerini korumalarını sağlıyor. Sanal toplantılar, iş akışının devamlılığını sürdürürken, ekipler arasındaki etkileşimi ve bilgi paylaşımını sağlayarak işimize ait hedeflere ulaşma konusunda bizlere destek oluyor.
Kapanış
Özetleyecek olursak hibrit çalışma modeli, iş dünyasında önemli değişikliklere yol açtı ve şirketlerin iş yapma şekillerini değiştirdi. Biz de Agile takımı olarak, Agile prensiplerini hibrit çalışmaya entegre ederek, ekiplerin uzaktan çalışma imkanlarıyla bir araya gelmelerini ve verimli bir şekilde iletişim kurmalarını sağlamayı hedefliyoruz.
Yüz yüze etkileşimin azaldığı ancak iş birliğinin ve motivasyonun hala ön planda olduğu bu yeni çalışma düzeninde, online toplantılar, geri bildirim uygulamaları ve oyunlaştırma teknikleri gibi yenilikçi yaklaşımlar, ekiplerin bir arada olmadığı durumlarda dahi iş akışını ve motivasyonu sürdürmelerine yardımcı oluyor. Gelecekte, bu esnek ve verimli çalışma modelinin daha da gelişerek şirketlerin başarılarına katkı sağlamasını bekliyoruz.
Unutmayalım, hibrit çalışma yeni yeni hayatımıza giren bir model. Bu sebeple rutinlerimizi yeni çalışma modelimize uyum sağlayacak şekilde geliştirmek ise bizlerin ellerinde…
Bu yazı, Gökçe Kinet Güzel ve Faruk Arslan tarafından, uzun süren araştırma ve uygulamalar sonucunda hazırlanmıştır.
