Fonksiyonel (Teknik) Onboarding: Nedir ve Nasıl Uygulanır?
Bu makalede TurkNet’te uygulanan kültür oryantasyonunun yanı sıra yeni başlayanların ekip ve liderleriyle olan teknik oryantasyon (Fonksiyonel Onboarding) sürecinden ve bu sürecin nasıl uygulandığından özetle bahsedeceğim.
Organizasyondaki her rolü kapsayan, role özgü sorumlulukların, sistemlerin ve uygulamaların lider ve ekip üyeleri tarafından yeni başlayana aktarıldığı sürece fonksiyonel onboarding(teknik oryantasyon) diyoruz.
Öncelikle teknik oryantasyon programının temel amaçlarını sıralayalım:
- Organizasyondaki temel kavramların anlaşılmasını sağlamak.
- Yazılı ve sözlü iletişimde kullanılan terminolojiyi ve kısaltmaları açıklamak.
- İş hedeflerini açık ve net bir şekilde tanıtmak.
- Yeni başlayanların ekip motivasyonunun hızlı kazanılmasını sağlamak.
- İş hedefleriyle uyumlu bireysel hedefler belirleyebilmek.
Programın Yapısı
Oryantasyon programı lider ve ekip ile olmak üzere iki temel bölümden oluşuyor. Birinci bölüm olan Lider ile 1e1 altı alt başlıktan oluşuyor.
İkinci bölümde ise Ekip ile 1e1 süreci yeni başlayanın katıldığı ekip/departman değişkenlerine göre belirlenmiş belirli sayıda alt başlıktan oluşuyor.
Bölüm 1: Lider ile 1e1
Lider ve yeni başlayan arasındaki görüşmeler 1e1 görüşme formatında, her görüşme bir saat olacak şekilde toplamda altı saat olarak planlanır.
Bahsedilen altı başlığın alt başlıkları bulunur ve görüşme sırasında bu alt başlıklar lider tarafından yeni başlayana açıklanır.
- Organizasyon kültürü- Nasıl davran&dinle&hareket et?
a.Kültür hedeflerinin açıklanması
b.Organizasyonel Sorumluluklar - Terminoloji, kısaltmalar
a.Ortak terminoloji
b.Kısaltmalar - Data odaklılık
a.Niceliksel araştırma
b.Data-driven mindset
c.Fallacy/Safsatadan kaçınma
d.Retrospektif analiz - Sorun giderme temelleri
a.Hatanın tekrar edilmesi
b.Benzetim
c.Test ve doğrulama - Geri bildirim
a.Eleştirel düşünme
b.Tartışma mantığı
c.Radikal samimiyet - Hesap verebilirlik ve sorumluluk
a.Raporlama
b.Paneller, grafikler, çizelgeler
c.Organizasyonel hedefler
Bölüm 2: Ekip ile 1e1
Ekip ile 1e1 süreci ürün odaklı planlanmış birer saatlik toplantılardan oluşur. Bu toplantılarda ekip içerisinde kullanılan sistem, araç ve yöntemler ekip üyeleri tarafından sahiplenilerek yeni başlayana aktarılır.
Aşağıdaki örnekte toplam 9 saatlik bir aktarımı içeren bir teknoloji ekibinde kullanılan çeşitli sistem, araç ve yöntemlerin 1e1 toplantı konu başlıklarını bulabilirsiniz.
Ekibiniz için önemli konu başlıklarını sıralayarak aktarımını ekip üyeleri arasında paylaştırabilirsiniz.
- Access and Identity Management @Ekip Üyesi 1
- Asset Management @Ekip Üyesi 2
- ITSM Request & Incident Management @Ekip Üyesi 3
- ITSM Administration @Ekip Üyesi 2
- RPA Development @Ekip Üyesi 1
- Event Management @Ekip Üyesi 3
- Change Management @Ekip Üyesi 4
- Problem Management @Ekip Üyesi 1
- Team Meetings @Ekip Üyesi 4
Ekip ile 1e1 toplantılarda sistem, araç ve yöntemler tanıtılırken teknik detaylar verilmeli ve delege edilecek süreçlere öncelik verilmelidir.
Kullanılan sistem, araç ve yöntemler, 1e1 toplantılarda ekip içerisinde başlıkla en ilgili sorumlular tarafından aktarılır. İkinci bölüm olan ekip ile 1e1 süreci tamamlandığında yeni başlayanlar için teknik oryantasyon programı tamamlanmış olur.
