Het geheim van stressvrije productiviteit: een workflow management system

Tijd is een ongrijpbaar concept. Er zijn veel verschillende metaforen bedacht om uit te leggen wat tijd is. Tijd wordt door sommigen gezien als een rivier waar je op drijft, anderen zien tijd als een soort gevangenis: een kooi die je in je mogelijkheden beperkt.

Uiteindelijk zijn we onze levens gaan kwantificeren in minuten, uren, dagen en jaren. Dit zijn natuurlijk slechts eenheden van tijd, maar het plaatst zaken wel in perspectief!

We slapen gemiddeld 25 jaar in een mensenleven. We zijn bijna 4 jaar in ons leven aan het eten. We zijn tien jaar van ons leven aan het werk en spenderen 48 dagen aan seks. Een gemiddelde man op deze planeet leeft 37,739,520 minuten. Een gemiddelde vrouw 40,884,480 minuten. Het is goed om stil te staan bij de waarde van tijd!

Een wat meer grijpbaar concept is bedacht door Benjamin Franklin: “Tijd is Geld”. Daar zit zeker een kern van waarheid in. Als we iemand inhuren, betalen we de persoon per uur. Maar er zijn meer gelijkenissen tussen geld en tijd, want net als aan geld hebben veel mensen altijd een tekort aan tijd. Daarnaast kun je tijd investeren, net zoals geld. Door nu even wat tijd op te offeren, bijvoorbeeld door te leren om iets efficiënter te doen, heb je later meer tijd.

Een belangrijk verschil tussen tijd en geld is dat iedereen evenveel tijd heeft. Iedereen heeft maar 24 uur per dag om succesvol te zijn. Sommige mensen zijn succesvoller dan anderen, dus zou je kunnen stellen dat zij slimmer met hun tijd om gaan. Ze halen meer uit hun beschikbare minuutjes.

Door tijd als iets van waarde te conceptualiseren wordt de behoefte om er verstandig mee om te gaan en dus te managen groter. Maar hoewel vrijwel iedereen een uitgebreide financiële administratie heeft, zijn weinig mensen bewust bezig met het slimmer gebruiken van hun tijd. In deze blogpost zal ik je daarom introduceren in time management systemen die je in staat stellen om meer uit je tijd halen.

Time management vs Workflow

Een time management systeem (TMS) helpt je bij het plannen en het uitoefenen van controle over de hoeveelheid tijd die je besteedt aan bepaalde activiteiten. Het doel van een TMS is om je effectiviteit, efficiëntie of productiviteit te verhogen.

TMS is gebaseerd op twee belangrijke principes: de wet van Parkinson en het Pareto-principe. De wet van Parkinson houdt in dat mensen meer tijd besteden aan onbelangrijke zaken, terwijl de zaken die echt van belang zijn blijven liggen. Dit is de reden waarom veel mensen pas vlak voor een deadline met hun taken beginnen en de reden waarom ze vaak niet toekomen aan dingen die ze echt willen. Het Pareto-principe is ook wel bekend als de 80–20 regel; 80% van het resultaat wordt bereikt met 20% van de moeite. Door een TMS in te richten op basis van deze principes kun je het dagelijkse werk ontstijgen en richting je lange termijn doelen werken.

Time management is eigenlijk geen goed begrip. Het suggereert dat je invloed kunt uitoefenen op een universele constante die ongeacht jou nietige mening gewoon doorloopt. Vadertje Tijd wacht op niemand, schatje! Het verloop van tijd is niet te beïnvloeden! Waar je wel invloed op hebt, is bepalen hoe je werk wanneer wordt uitgevoerd en onder welke omstandigheden.

Een goede workflow is key voor het ‘managen’ van de tijd. Je probeert namelijk de activiteiten die je binnen het kader tijd uitvoert te managen. De activiteiten, volgorde van activiteiten en voorbereiding op het uitvoeren van dit werk is wat we noemen workflow.

Je probeert vervolgens om de activiteiten binnen deze workflow te optimaliseren. Het is dan ook beter om het te hebben over een Workflow in plaats van een TMS.

Workflow vs Flow

Toch zijn we er dan nog niet helemaal. Het probleem zit hem in het woord Workflow zelf. Workflow suggereert voor een boel mensen dat deze principes enkel van toepassing zijn op hun werk, hun carrière en hun professionele doelstellingen. Het suggereert eveneens dat dingen doen altijd als “Werk” gezien moet worden. Voor velen een begrip met een negatieve bijklank.

Dit raakt tevens het grootste manco in de meeste time management methoden die ik ben tegengekomen. Het verwaarloosd het belang van een systeem dat niet alleen werkgerelateerde uitkomsten managed, maar ook alle andere gewenste uitkomsten en doelstellingen!

Een goed systeem borgt dus zowel je professionele als persoonlijke doelstellingen. Deze zijn beide van gelijke waarde, omdat ze onlosmakelijk van invloed zijn op elkaar.

Zaken die je in je privéleven enthousiasmeren beïnvloeden je werk in positieve zin. Andersom geldt dit ook. Als je weer trammelant met je vriendin hebt gehad over het misplaatsen van je sokken naast de wasmand, kan dit je concentratie gedurende een overleg op kantoor best verstoren. Had ik ze nou wel of niet in de wasmand gestopt?

Ik spreek daarom liever van een Flow Systeem. Het omvat meer dan werk alleen! Dat wat werkt voor het behalen van je zakelijke doelstellingen kan je ook helpen bij het behalen van je intellectuele, fysieke, creatieve, spirituele of emotionele doelen.

The way to defeat one man is the same to defeat 10.000. ~Myamoto Musashi

Tot slot is Flow meer dan een volgorde van werken. Het is een staat van de hersenen waarin je in een opperste staat van concentratie bevindt. Het is tevens die mentale staat waar in menig atleet, top ondernemer en artiest op hun best zijn. Je kent het wel. Je begint aan een klus, je komt er lekker in en voor je het weet is er 2 uur om en is al je werk van de dag al gedaan! We kennen dit fenomeen ook wel als in “the Zone” zitten. In the Rise of Superhuman, schrijft Steven Kotler uitgebreid over dit fenomeen.

De Flow state is de heilige graal van productiviteit voor een ieder die het optimale uit zijn leven en prestaties wil halen. Een goed Flow systeem helpt je dus in een Flow state te komen en houdt

Een goed Flow Systeem of Flow voldoet daarom aan een aantal voorwaarden:

– Flow helpt bij het bereiken van een optimale tijdsbenutting. Dit is misschien wel het belangrijkste doel. Een misvatting bij Flow is dat je hierdoor meer werk verzet in minder tijd. Dit is echter niet helemaal juist, want het belangrijkste is dat je beter werkt. De vergelijking met krachttraining gaat in dit geval wel op. Ook met krachttraining gaat kwaliteit boven kwantiteit. Meer is niet beter. Beter is beter!

– In Flow werk je zowel aan korte termijn doelen als aan lange termijn doelen.

– Een Flow systeem is een solide basis om op terug te vallen in stressvolle situaties. Een goede basis is erg belangrijk als je voortgang wilt maken. Je schiet ook niet met een kanon vanaf een kano! Maar wel vanaf een stevige galjoen.

– Flow zorgt ervoor dat je geen taken vergeet. Je wilt een overzicht hebben van alle taken die je moet doen (afgezien van routinetaken), omdat het vergeten van bepaalde taken grote gevolgen kan hebben.

– Flow helpt bij het vrijmaken van je evolutionair nogal beperkte werkgeheugen. Dit resulteert in een direct waarneembaar verhoogd creatief en probleemoplossend vermogen. We hebben eerder gezien dat mensen niet gemaakt zijn voor kenniswerk en weinig dingen in hun hoofd kunnen onthouden. Door zaken laagdrempelig toe te kunnen voegen aan het systeem, en te weten dat het regelmatig wordt gezien, kan een goed Flow Systeem helpen om het werkgeheugen vrij te maken, zodat je minder stress ervaart en productiever bent.

– Een Flow systeem helpt bij het stellen van doelen. Het is goed om je werk goed te doen, maar als je echt iets wilt bereiken heb je ook lange termijn doelen nodig. Daarnaast is het belangrijk om regelmatig te reflecteren: ben ik op weg om mijn doelen te bereiken? Het is niet nodig dat je, wanneer je met een Flow begint je doelen al op een rijtje hebt staan. Je kunt deze doelen ook later opstellen.

– Een Flow systeem helpt je taken structureren en prioriteren. Als je je doelen wilt behalen moet je prioriteiten stellen. Een Flow kan je hierbij helpen. Een Flow kan ook helpen om taken te structuren, zodat ze makkelijker worden.

– Een Flow helpt om inkomend werk op waarde te schatten. Er komen iedere dag talloze nieuwe taken binnen. Sommige taken helpen je bij het behalen van je doelen en andere taken zijn nutteloos. Met een hulpmiddel als Covely’s prioriteitenmatrix kun je inkomende taken op waarde schatten en in je Flow onderbrengen. Draagt die vergadering met het audit-team niet bij aan je doelen? Dan kun je de uitnodiging afwijzen en vragen of ze je de notulen kunnen sturen.

– Een Flow systeem helpt je om de voortgang van taken die anderen uitvoeren in de gaten te houden. Een groot deel van de tijd ben je niet zelf bezig, maar wacht je tot anderen hun taken uitvoeren. In mijn systeem staat bijvoorbeeld dat ik aan het wachten ben op Wiggert om iets ongelofelijk cruciaals aan te leveren voor een specifiek project (just kidding, we laten hem niet in de buurt van belangrijke dingen). Als hij dat morgen nog niet gedaan heeft kan ik hem bellen om hem te herinneren.

– Een Flow is flexibel in het geval van nood. Soms gebeuren er dingen waardoor je hele plan overhoop gegooid wordt. Een Flow systeem moet flexibel genoeg zijn om dat soort dingen te kunnen opvangen.

– Een Flow omvat alle gewenste uitkomsten, zowel privé als zakelijk!

– Een Flow motiveert, want het is erg motiverend om dingen van je lijst af te strepen.

Veel manieren die je helpen om werk gedaan te krijgen voldoen wat mij betreft niet aan deze vereisten en zijn dus achterhaalde Time Management Systemen. Een to-do list kan je heel goed helpen bij het afronden van je dagelijkse taken, maar helpt je niet om lange termijn doelen te stellen.

De pomodoro-techniek, waarbij je werkt in korte sprints van 25 minuten, werkt uitstekend om vervelend werk gedaan te krijgen. Als je echter hard aan de verkeerde doelen werkt, schiet je er alsnog niet zoveel mee op. De pomodoro-techniek kan overigens wel uitstekend werken in combinatie met een Flow.

TABATA FLOW PROTOCOL
Ik werk zelf vaak in 8 sprintjes van 20 minuten met 5 minuutjes rust per ronde en een kwartiertje rust na ronde 4. De hoeveelheid werk die je kunt verzetten in 8 geconcentreerde sprintjes is fenomenaal en kan soms meer opleveren als een week gefragmenteerd werken.

De oplettende atleet heeft nu misschien in de gaten dat het daarmee een combinatie is geworden tussen de pomodoro techniek en een tabata! Voor de mensen die nog een tabata timer zoeken, click hier!

Hetzelfde geldt voor veel van de productiviteitstips op blogs als www.lifehacker.com. Deze tips werken in bepaalde situaties, maar omdat je het probleem niet bij de kern aanpakt blijft het symptoombestrijding.
Een Flow moet aan veel vereisten voldoen en lijkt dus ingewikkeld. Gelukkig hebben verschillende mensen goed uitgedachte systemen ontworpen. In het volgende deel bespreken we er twee, Getting Things Done en The Action Method. Andere beroemde systemen zijn de Eisenhower Methode, het ABC-systeem en de POSEC-methode.

Getting Things Done

Getting Things Done (GTD) is mijn persoonlijke favoriet. Het is één van de weinige systemen dat erkent dat lange termijn ambities kansloos ten onder gaan aan de tirannie van het urgente, indien deze niet in de weerbarstige praktijk geborgd worden middels een robuust iteratief systeem.

Het basis idee van GTD, een methode ontwikkeld door David Allen, is dat je alle taken op een centrale plek (één of meerdere postvakken-in) verzamelt. De essentie is: get it all out of your head!

Waar veel systemen ervan uitgaan dat je al doelen hebt vastgesteld, werkt GTD omgekeerd. Door de taken uit je geheugen te halen maak je werkgeheugen vrij, de extra processorkracht en energie kun je gebruiken om over je gewenste uitkomsten en langere termijn doelen na te denken.

GTD hanteert de analogie van een vliegtuig als het doelen stellen betreft. Teneinde op reis te kunnen moet je eerst de startbaan opruimen. Dan pas kan je vliegtuig opstijgen om op de plaats der bestemming aan te komen. Doelen worden daarom handig ingedeeld in hoogten.

Daarnaast is GTD briljant in het dealen met Werk zoals het opdaagt in het wild. Het is bestand tegen wat je pad ook maar kruist! Acties uit een overleg? Check! Documenten in je postvak? Gotcha! Manager met een urgente spoedklus? No problemo! Email, whatsapp en alle andere social media? Breng het!

GTD geeft je een aantal spelregels om alle inkomende informatiestromen eenvoudig en efficiënt af te handelen. Daarnaast leert het je deze informatiestromen te kanaliseren naar een aantal inboxes. Niet te verwarren met je e-mail postvak-in!

Als er bijvoorbeeld informatie in één van je inboxes komt, beoordeel je deze op een aantal momenten per dag volgens een bepaald schema. Sommige dingen gooi je gelijk weg en andere documenten worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

The 2 minute rule

Een van de krachtigste mindhacks uit GTD is de 2 minute rule. Taken die minder dan twee minuten kosten pak je direct op, terwijl grotere taken worden opgeknipt in kleine en behapbare taken. Dingen die anderen beter kunnen, delegeer je, en plaats je op je ‘wachten-op’ lijst. De overgebleven taken plaats je in je actielijst of in je agenda.

Een belangrijk onderdeel van GTD is een wekelijks moment waarop je al je inboxes leegt en terugkijkt op de taken van afgelopen week en controleert of je naar je doelen toe hebt gewerkt.

Er zijn veel verschillende manieren om je GTD systematiek te organiseren. David Allen zelf adviseert om een methode te kiezen die bij huidige gewoonten past. Heb je nu een papieren to-do list, gebruik dan papier. Sla je al allerlei informatie op in Evernote, dan is Evernote een goede basis om te beginnen. Persoonlijk gebruik ik een combinatie tussen Toodledo, Freemind en Google Calendar.

Een specifiek nadeel aan GTD is dat het systeem wat moeilijk te begrijpen is. David Allen zegt zelf dat het twee jaar kan duren voordat je een GTD-ninja bent, sommige mensen haken hierdoor af. Cal Newport, een blogger die regelmatig schrijft over ‘deep work’ (werk dat veel denkkracht vereist) schrijft dat GTD teveel op actie gericht is.

Daarom werkt het niet goed voor mensen die complexe problemen op moeten lossen, omdat zo’n probleem niet in acties te vatten is. Het oplossen van complexe problemen vraagt veel tijd en veel denkwerk. Veel mensen die creatief werk doen lopen tegen dezelfde soort problemen aan, desalniettemin heeft GTD voor hen wel waarde bij het wegwerken van bijvoorbeeld administratieve taken.

The Action Method

The Action Method (TAM) is een WFMS dat ontwikkeld is door het bedrijf Behance. Het bedrijf maakte speciale notepads voor TAM, maar maakt deze niet meer. De principes van het systeem zijn nog wel ijzersterk en zijn nog te vinden in verschillende blogposts.

Een belangrijke basis aanname van TAM is dat alles een project is. Of het nu gaat om het verkrijgen van promotie of om het werk voor een bepaalde klant, alles is een project. We illustreren het met een voorbeeld. Stel je wilt een blog schrijven. Dan is dit in TAM een project.

TAM maakt gebruik van drie verschillende lijsten. De eerste lijst is een actielijst. De punten op deze actielijst beginnen met een werkwoord. Dit zijn de acties die je binnen een bepaalde tijd uit gaat voeren. In het geval van de blog zullen directe acties zijn:

– Schrijf 2 blogs
– Schrijf tien reacties op de blogs van collega’s
– Wacht op offerte van webdesigner

Op de tweede lijst staat achtergrondmateriaal. De punten op de lijst zijn dus niet uitvoerbaar, maar zijn eerder dingen waar je op terug kunt grijpen bij het uitvoeren van acties. Op de achtergrondmaterialenlijst staan bijvoorbeeld artikelen die je kunt gebruiken om de blogposts te schrijven, zoals interessante video’s.

De derde lijst is de ‘nabranderlijst’. Hier staan zaken vermeld (projecten) die je misschien in de toekomst wil gaan doen, maar waar de tijd nog niet rijp voor is. Als je bijvoorbeeld een e-book wilt schrijven over het onderwerp van je blog, dan heb je eerst meer basismateriaal nodig. De nabranderlijst biedt meer ruimte voor creatieve mensen om ideeën kwijt te kunnen. De verschillende lijsten worden op twee manieren gevuld. Door het opbreken van projecten in kleine stappen, en door nieuwe dingen die in je postvak-in terecht komen onder te brengen in je actie lijst.

In tegenstelling tot bij GTD start je dus met een vastomlijnd doel. Vervolgens hak je dit doel in stukjes: namelijk dingen die je gelijk kunt doen en dingen die voor later zijn. Dat is tevens de tekortkoming van TAM wat mij betreft. Als je al een vastomlijnd doel hebt dan werkt TAM prima, maar als je nog een beetje stuurloos bent is de benadering van GTD, om eerst werkgeheugen vrij te maken naar mijn mening beter.

Hoewel TAM aan veel van onze vereisten voor een Flow systeem voldoet, bevat het originele systeem geen mogelijkheid om taken te prioriteren, maar het is makkelijker om zelf een prioritering in te bouwen in de takenlijst.

Maar een Flow systeem is helemaal niets voor mij!

Ik begeleid veel cliënten bij het vinden van hun optimale Flow en daarbij hoor ik vaak: “Zo’n systeem is helemaal niets voor mij”. En in sommige gevallen is dat ook gewoon waar. Als personal trainer heb ik redelijk vroeg geleerd: sommige mensen zullen altijd dik blijven. En in dat opzicht is met een Flow systeem werken eigenlijk net als sport.

Hoewel we prima kunnen onderkennen dat de meerdere systemen vele gunstige voordelen bieden, zijn er ook altijd een aantal nadelen te benoemen. Deze nadelen hebben vooral te maken met jezelf als persoon, maar ze kunnen de effectiviteit van een Flow systeem behoorlijk ondermijnen.

Ik zet hierbij de belangrijkste nadelen op een rijtje en geef concrete tips wat je kunt doen om deze nadelen te verhelpen:

Prioriteiten stellen: Als je geen prioriteiten stelt voor de toekomst dan blijf je een beetje rond dolen. Je Flow systeem wordt dan niet meer dan een manier om je reguliere werk efficiënter te doen. Dat helpt om stress te voorkomen, maar je stelt jezelf dan niet in staat om te doen waar je echt gelukkig van wordt. Als je merkt dat je tijd en energie over hebt, gebruik die dan om na te denken over wat jou écht gelukkig maakt.

Don’t mistake action for progress! Alfred Armand Montapert

Discipline nodig: Een Workflow systeem vraagt wel enige discipline. Nu hoor ik je denken, ‘daar is een dergelijk systeem toch voor?’ Ja, dat klopt, maar je moet de discipline hebben om je systeem continu te gebruiken. Het is een continu, iteratief proces. Doe je dat niet, dan verval je al snel in de oude onwenselijke situatie. Het inplannen van een wekelijks moment om je postvakken-in te legen kan je (met zachte hand) dwingen om je WFMS op orde te houden. Het werken met een WFMS moet echt een gewoonte worden.

Niet vasthouden aan een systeem: Geen enkel systeem is perfect. Veel mensen kiezen een systeem, en proberen dat een tijdje. Vervolgens lezen ze iets over een ander systeem en dan beginnen ze daarmee. Dat is niet verstandig, omdat je dan nooit echt gewend raakt aan een systeem. Het kiezen van een Flow systeem is als het kiezen van een partner. Je kiest eentje die goed bij je past, maar zelfs de beste partner heeft een paar kleine tekortkomingen. Daar moet je mee leren omgaan.

Als je regelmatig een reeks activiteiten uit moet voeren, kun je beter een soort van procedure maken. In plaats van verschillende acties voor ‘rapport proofreaden, ‘rapport in huisstijl zetten’, ‘rapport naar de drukker sturen’ en ‘rapport uploaden op intranet’, kun je wellicht beter een checklist maken die je doorloopt. Je kunt dan een verwijzing naar die checklist in je Flow opnemen. Zo voorkom je dat je actielijst te vol raakt. Ook andere dingen die (als het goed is) een gewoonte zijn, zoals het poetsen van je tanden hoef je niet in je systeem onder te brengen.

Paralysis by analysis: Het succesvol werken met een Flow systeem vereist dat je snel een beslissing neemt. Taak X komt in je postvak-in en je moet beslissen wat je er mee doet. Voor sommigen werkt een systeem contraproductief, omdat ze te lang bezig zijn met nadenken over hoe een bepaalde taak gecategoriseerd moet worden. Anderen blijven daarna hun taken voortdurend heen en weer schuiven. Het beste is om snel te beslissen en het daar dan bij te laten. Hanteer een “better done, than perfect”-mentaliteit. Als je af en toe een keer door je taken heen gaat kun je verkeerd gecategoriseerde taken herstellen.

Het is moeilijk om te beginnen: Het kost wat tijd om een Flow te implementeren. Als ik iemand help met het starten met bijvoorbeeld GTD, dan help ik de klant eerst een dagdeel om te beginnen. We maken gezamenlijk een begin aan het vergaren van alle gewenste uitkomsten en stressoren, definiëren onze definitions-of-done, pellen deze af naar eerste acties en zetten deze weg in de tijd. Vaak gaat het om het vinden van het begin van het rolletje plakband.

Echt drukke mensen zijn soms nog wel twee dagen kwijt om het gehele systeem te implementeren. Maar als we terugdenken aan de analogie dat tijd geld is, is dit een goede investering. Na die twee dagen heb je alles op orde en verdien je de investering dubbel en dwars terug. Schop onder je kont nodig om te beginnen? Stuur me een mail!

Heeft een Flow systeem zin voor mij?

Absoluut! Een Flow systeem is als sporten, het biedt onmiskenbare voordelen. Iedereen kan meer uit zijn minuutjes op deze aardkloot halen door bewuster met zijn Flow om te gaan. In de kern gaat het om het realiseren van gewenste werkelijkheden middels zo min mogelijk effort.

Een hele belangrijke bonus is dat je daarmee meer werkgeheugen vrijmaakt, grip op je projecten krijgt, voortgang kunt meten en overall minder stress zult ervaren. Sterker nog! Het zou maar zo kunnen zijn dat de stress weer omslaat in enthousiasme! Het moet niet gekker worden.

Als je met een Flow systeem begint, moet je echter realiseren dat je een investering doet in tijd. Ja, de implementatie kost tijd! En het klopt dat het bijhouden van het systeem ook tijd en energie kost! Dit is echter een investering met een hoog rendement. De benefits liggen voor het oprapen, maar het zal een eerste stap vergen.

Je kunt niet verwachten dat je productiever wordt met minder stress als je dingen exact blijft doen zoals je ze altijd al deed. Tijd voor verandering! In de sportschool hebben we een gezegde: “Je mag niet janken over de resultaten die je niet hebt behaald door de effort die je er niet ingestoken hebt”.

Wil je stap voor stap aan de slag met de Workflow die ik heb ontwikkeld? Neem dan een kijkje bij XII Waves Online.