ความลับของการล้มเหลวในการบริหารจัดการเวลา (ตอนที่ 1)
เราทุกคนนั้น ต่างอยากเป็นคนเก่ง มีความสามารถเป็นที่ประจักษ์แก่สังคมกันทุกคนใช่มั้ยล่ะคะ เราจึงโหยหาการปรับปรุง และพัฒนาตัวเองอยู่เรื่อยๆ ยิ่งเจอสภาพแวดล้อมที่มีการแข่งขันดุเดือดอย่างทุกวันนี้ ยิ่งหยุดหย่อนกันไม่ได้เลย
และหนึ่งในสิ่งที่ทำให้เรายังคงรู้สึกหนักอึ้งอยู่ตลอดเวลา แม้ว่าจะพัฒนาตัวเองมากแค่ไหนก็ตาม ก็คือการที่เราพยายามบริหารจัดการ “เวลา” โดยการตั้งเป้าหมายในหลากหลายมิติของชีวิตอย่างเช่น การทำ To Do List, Time Blocking, Calendar, Gantt chart และอื่นๆ
โดยหลักการสำคัญของการทำคือ ทักษะการ “ควบคุมพฤติกรรม” ของตัวเอง
ซึ่งไม่ต่างอะไรกับการที่โค้ชบริหารทีมฟุตบอลทั้งทีมด้วยการโฟกัสอยู่แค่ที่ ผู้ทำประตูค่ะ ^^
วันนี้เราจะมาเปิดมุมมองใหม่ในการบริหารจัดการเวลาก่อนว่าจริงๆ แล้ว มันไม่ใช่แค่ทักษะการ “ควบคุมพฤติกรรม” เพียงเท่านั้นนะ แต่มันเป็น การฝึกฝนความสามารถทางสมองด้านกระบวนการคิด (Cognitive Thinking) ที่มีรายละเอียดเป็นทักษะย่อยๆ ที่จะช่วยทำให้เราเข้าใจกลไกการบริหารเวลาที่แท้จริง หากอยากรู้กันแล้ว ตามอ่านไปด้วยกันนะคะ
อย่าเพิ่งตกใจนะคะ ถ้าจะบอกว่า ทักษะการบริหารจัดการเวลา มีลูกทีมที่เป็นทักษะย่อยอยู่ไม่ต่ำกว่า 17 ทักษะเลยค่ะ EP.นี้เราจะมารีวิวทักษะพื้นฐานกันก่อนซัก 3 ทักษะค่ะ
ความโดดเด่นของคนที่ประสบความสำเร็จคือ การบริหารจัดการเวลา
และคนที่บริหารจัดการเวลาได้ดี คือคนที่ทราบค่ะว่าทักษะย่อยตัวไหนของเขาที่กำลังอ่อนแอ และทักษะย่อยไหนที่แข็งแกร่งพอจะนำพาทักษะอื่นๆ ไปสู่ความสำเร็จในการบริหารจัดการเวลาได้
1.ทักษะการตั้งเป้าหมาย (Goal Setting)
เป็นทักษะพื้นฐานของทักษะการบริหารเวลาค่ะ เพราะถ้าทักษะการตั้งเป้าหมายของเราแข็งแรง การจัดการเวลาของเราจะเป็นไปตามเป้าหมายที่เราให้ความสำคัญ ไม่เอาเวลาอันมีค่าของเราไปถมกับเรื่องที่เราไม่ให้ความสำคัญค่ะ เพื่อให้ง่ายต่อการนำไปใช้ จะขอปรับให้เราทำกันเป็นประโยคคำถามที่ใช้ถามตัวเองดังต่อไปนี้
1) เป้าหมายสูงสุดในชีวิตเราคืออะไร เป็นด้านไหนของชีวิต แล้วมีทั้งหมดกี่ด้านที่เราจะให้ความสำคัญ
2) คนแบบไหนกันนะที่ตัวเราอยากจะเป็น
3) อธิบายแต่ละด้านที่เราอยากจะประสบความสำเร็จนั้นให้ตัวเองฟังหน่อยสิคะ
4) สิ่งที่เราอยากเรียนรู้
5) มุมมองต่อชีวิตของเราเป็นยังไง
6) คุณค่าอะไรที่ตัวเรายึดถือ และอยากอยู่กับมัน รวมทั้งอยากพัฒนามันไปเรื่อยๆ
และ 7) สถานที่ไหน บริษัทไหน หรือตรงไหนของจักรวาลนี้ที่เราอยากจะไปค่ะ
ตัวพี่เองจะชอบทำให้เป็น Journal ที่เห็นเป็นภาพชัดๆ ค่ะ กดดูตัวอย่างใน pinterest ได้เลยค่ะ มีเยอะมากกกก ทำให้เห็นความต้องการในชีวิตของตัวเองได้ง่ายดี แล้วก็ทำให้อยากกลับมาทบทวนอีกเรื่อยๆ (ควรกลับมา Review และ Revise เรื่อยๆ เพราะเป้าหมายในชีวิตเรา รวมทั้งเงื่อนไขชีวิตเราหลายๆ อย่างบางครั้งมันเปลี่ยนไปค่ะ)
2.ทักษะการลำดับความสำคัญ
ก่อนอื่นขออนุญาตยกคำกล่าวของเกอเธ่ (Johann Wolfgang von Gothe) .. “Things which matter most must never be at the mercy of things which matter least”
จำใส่ใจไว้เลยว่าอะไรที่มันสำคัญกับเรา มันไม่ควรที่เราจะเอามันไปแขวนไว้กับสิ่งที่เราไม่ได้ให้ความสำคัญนะคะ ฮึ่ม!
หลายครั้งใช่มั้ยคะ ที่รู้ทั้งรู้ว่างานที่สำคัญกับเรา มันรอให้เข้าไปจัดการอยู่ แต่ก็มีงานนอก งานแทรก หรือแม้กระทั่ง ความกลัว ก็ข่มให้เราไม่ได้จัดการงานที่สำคัญกับเราจริงๆ ซะที ส่วนนี้ขอเรียกว่าเป็นส่วน “ผิดแผน” หรืออาจจะเป็นเรื่องของการจงใจทำในสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องทำแต่แรก ส่วนนี้จะจัดอยู่ในการ “วางแผนผิด” ค่ะ
เราอยากจะชวนให้มองการลำดับความสำคัญให้รอบคอบอีกนิดนึง จากการที่เราคิดว่าจะปิดงานให้ได้มากที่สุดตามลิสที่วางไว้ เปลี่ยนมาเป็นเอาลิสสิ่งที่ต้องทำมาวิเคราะห์ก่อน ว่าส่วนไหนที่เราจะทำ และส่วนไหนที่เราจะไม่ทำ โดยพิจารณาจากทรัพยากรเวลา และความสามารถที่เรามีค่ะ
ตัวเราเองเป็นบ่อยมาก ตอนที่ไฟแรงๆ อยากทำทุกอย่าง เพราะอยากเรียนรู้ เห็นอะไรดีก็อยากใส่ลงไปในงานให้หมด เพราะเราเต็มที่กับชีวิต เธอเอาเวลานอนเราไปได้เลย เราไม่หวง เรายอมเพื่อให้งานออกมาเป๊ะปัง และสุดท้ายจบที่งานไม่เสร็จ และยังออกมาไม่สมบูรณ์ ส่งผลต่อการรับรู้ performance ในการทำงานของหัวหน้างาน ทำลายความมั่นใจของตัวเอง และบั่นทอนกำลังใจในการพัฒนาตัวเองเอามากๆ เลยค่ะ
คำพูดของ Ryan Deiss กล่าวไว้ว่า “Bad ideas don’t kill businesses; Too many good ideas kill businesses.” มันแทงใจเจ๊จริงจริ๊งงงง
เครื่องมือที่พี่จะแนะนำก็ เอามาจาก Business Management Tools ที่เราอาจจะคุ้นเคยกันดี ก็คือ Prioritization spectrum หรือในที่นี้คือ Lean Prioritization ค่ะ วาดแกน x — y โดยใช้ Value(คุณค่า)— Effort(ความพยายาม) มาพิจารณา เพื่อวิเคราะห์ว่าสิ่งที่เราจะทำแต่ละอย่างมันควรอยู่ตรงไหน เราจะถึงบางอ้อว่า เราควรจะทำมันมั้ยนะ (เป็นไงคริติคัลติ้งกิ้งมักมากกก)
3. ความตระหนักรู้ในตนเอง (Self-awareness)
แล้วเราต้องรู้อะไรบ้างล่ะ ก็ไม่ยากนะ ตามนี้เลย:
- นิสัยการเรียน การทำงาน และไลฟ์สไตล์การใช้ชีวิตของเราเป็นแบบไหนกันนะ
(เป็นคนนอนดึก ตื่นสาย /นอนเร็ว ตื่นหัวรุ่ง
ชอบทำงานชิลๆ ไปเรื่อยๆ / ชอบการแข่งขัน และกดดันตัวเอง
ชอบทำงานคนเดียว/ ชอบทำงานกับเพื่อนสนิทน้อยคน/ ชอบทำงานกลุ่ม
เป็นคนคิดฟุ้งซ่าน งานไม่จบ/ สร้างสรรค์ไม่เก่ง แต่ชอบปิดจ๊อบของชาวบ้าน
เป็นคนงานละเอียด/ ถนัดทำกว้างๆ เข้าไว้)
2. อาหารที่ทำให้สดชื่น กระปรี้ประเปร่า มื้ออาหารที่ขาดไม่ได้ เวลาที่รับประทานอาหารแล้วทำงานได้มีประสิทธิภาพมากที่สุด
3. กำลังใจในการทำงาน
(ของกิน/ การได้ชื่นชมธรรมชาติ/ ครอบครัว/ โอปป้า/ นูน่า/ ค่าตอบแทน/ ความสัมพันธ์กับเพื่อน หรือ connection ในการทำงาน )
4. สถานที่และบรรยากาศที่เหมาะสมในการทำงาน
(สีที่ทำให้มีพลังในการทำงาน/ กลิ่นที่ช่วยสร้างสมาธิ/ ห้องที่โปร่งโล่งสบาย/ ห้องที่มีแสงสว่างเข้าถึง/ ห้องทึบที่มีแสงไฟสลัว/ บรรยากาศที่มีคนเยอะๆ จะได้ไม่ง่วง หรือบรรยากาศแห่งความเงียบสงบที่มีเพียงเราสอง)
5. นิสัยส่วนตัว (Social Skill) ที่ช่วยในการทำงานกลุ่ม
(เป็นกระบวนกรที่ดี เข้ากับคนง่าย) หรือนิสัยเสียที่บั่นทอนการทำงาน (เป็นคนพูดน้อย ขี้น้อยใจ เอาแต่ใจ)
6. ช่วงเวลาที่ทำงานได้ดี (Prime time) ทำแล้วเราเข้าไปอยู่ในห้วงขณะที่จดจ่อกับงานอย่างมาก (flow)
7. ข้อจำกัด และเงื่อนไขของตัวเอง เช่น ปัญหาสุขภาพทางกาย จิตใจ ปัญหาทางการเงิน ปัญหาครอบครัว รวมทั้งปัญหาความสัมพันธ์กับคนรอบข้าง
นอกจากเราจะต้องติดตามดูพฤติกรรมของตัวเอง เพื่อระบุความเหมาะสมของปัจจัยต่างๆ ที่ส่งผลต่อการเรียนการทำงานของเราแล้ว การที่ได้ลองทำแบบทดสอบบุคลิกภาพของตัวเองก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยทำให้เราได้เปิดรับที่จะเข้าใจตัวเอง และเปิดโอกาสตัวเองให้ได้รับคำแนะนำ และแนวทางการพัฒนาตัวเองจากผู้อื่นได้ด้วยค่ะ
จะขอแนะนำของฟรีและดีให้ก่อนนะคะ ที่นิยมจะเป็น MBTI, RIESAC , VIA Character และ Enneagram(นพลักษณ์) (ใครมีกะตังก็ Strength Finder ด้วยก็ได้นะ) น้องๆ สามารถหาลองทำดูได้จากหลายๆ แหล่งมีทั้งภาษาไทย และอังกฤษ (ยกเว้น VIA ไม่มีไทย) และใช้วิจารณญาณของตัวเองในการพิจารณาความเหมาะสมในการพัฒนาตัวเองนะคะ และคุณประโยชน์อีกประการของการได้เข้าใจตัวเอง ก็คือการที่เราสามารถเข้าใจผู้อื่นได้ง่ายขึ้น ช่วยในการสร้าง-รักษา-เยียวยาความสัมพันธ์ระหว่างเราและคนรอบตัวได้ด้วย แอบมีข้อคววรระวังว่าอย่าใช้เพื่อ Judge ตัวเอง หรือคนอื่นเท่านี้ก็คอนเฟิร์มได้ว่าเวิร์คมากค่ะ!
EP. นี้พอเท่านี้ก่อนดีกว่าเนาะ แล้วมาเจอกับทักษะย่อยอีก 5 ทักษะ (Self motivation, Focus, Planning,Communication และ Decision making) กันใน EP ถัดๆ ไป
ขอลากันด้วยคำกล่าวชิคๆ ของ Ralph Ellison ที่ว่า
“When I discover who I am, I’ll be free.”
Have a good day จ้า :)
