L’ABC des appels d’offres publics — (Première partie)

6 min readMar 18, 2019

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Vous aimeriez percer ce marché compétitif pour propulser la croissance de votre entreprise? Voici ce que vous devez savoir…

Vous possédez ou gérez une entreprise? Ou vous travaillez au département des ventes et du développement des affaires d’une compagnie?

Dans tous les cas, vous pourriez être intéressé à mieux comprendre le fonctionnement des appels d’offres publics afin de faire connaître et rentabiliser l’expertise de votre entreprise. Même si vous n’êtes pas sans savoir que ce marché concurrentiel comporte son lot de contraintes, ne baissez pas les bras avant d’en avoir appris davantage sur son fonctionnement et son potentiel en lisant ce qui suit!

Les appels d’offres en résumé

Un appel d’offres se définit comme suit:

« Procédure d’appel à la concurrence qui consiste, pour l’élaboration d’un projet, à inviter des fournisseurs de biens, des prestataires de services ou des entrepreneurs en construction à présenter une offre précise en vue de l’attribution d’un marché.[1] »

Un appel d’offres peut être privé ou public. Il énonce le besoin d’une entreprise ou d’un organisme d’avoir accès à des produits et/ou services provenant d’un tiers indépendant.

Chaque pays dans le monde à ses propres politiques d’appel d’offres. Quotidiennement, des occasions d’affaires sont publiées partout dans le monde.

En général, une notice d’appel d’offres contient les informations suivantes:

Le nom de l’organisation à la recherche de soumissionnaires
Les coordonnées de la personne-ressource à contacter
Le type de contrat octroyé (services, approvisionnement de biens ou travaux de construction)
La description détaillée des produits et/ou services recherchés
Le mode d’adjudication établi (procédure de sélection pour l’octroi d’un contrat)
Les critères à rencontrer afin qu’une soumission soit considérée
Les informations relatives à la quantité, au temps et aux délais requis pour la livraison des produits et/ou services requis
La capacité financière, l’expérience et les compétences techniques exigées

Privé vs public

Le secteur privé

Dans le secteur privé, vous pouvez avoir accès à des contrats via le réseautage, la consultation de revues spécialisées liées à votre secteur d’activité, la recherche en ligne et l’offre spontanée de vos produits et/ou services face à des besoins anticipés (ex: approcher l’entrepreneur d’un projet de condos en construction pour proposer vos armoires et comptoirs). Dans cette part du marché, les critères de sélection demeurent à la discrétion de l’entreprise qui sous-contracte.

Le secteur public

Dans les marchés publics, les appels d’offres sont affichés par les ministères et organismes gouvernementaux, les organismes de l’éducation, de la santé et des services sociaux et des municipalités, ainsi que par les Sociétés d’État. Ils sont généralement affichés pendant un minimum de quinze (15) jours afin que le plus d’entreprises possible aient la chance de soumissionner.

Il est important de savoir que le processus d’approvisionnement qui y est rattaché est assez différent de celui présenté précédemment. Pourquoi? Parce qu’il est soumis à des critères rigoureux incluant un examen serré du respect des lois, règles et politiques énoncées, considérant que l’argent dépensé provient des contribuables qui sont en droit de savoir s’il a été investi de manière appropriée.

Comment trouver des appels d’offres publics sur le marché?

Généralement, la recherche de contrats du secteur public se fait via la consultation de journaux et magazines spécialisés, ainsi que sur les plateformes en ligne qui y sont dédiées.

Au Canada, chaque province dispose de son site de diffusion, voici quelques exemples:

Achats et vente — (Appels d’offres fédéraux , environ 10 000 occasions d’affaires publiées annuellement)
SEAO — (Province du Québec, environ 50 000 publications annuellement)
MERX — (Marchés publics canadiens)
Service Nouveau-Brunswick — (Province du Nouveau-Brunswick et soumissions publiées par d’autres organismes du secteur public comme les municipalités, les corporations hospitalières, les corporations de la Couronne, les universités, les corporations régionales d’enfouissement et la Société des loteries de l’Atlantique)

Sur le marché américain, elles peuvent être consultées sur ces sites:

Acquisition. Gov — (Gouvernement fédéral, principale source)
Federal Business Opportunities — (Gouvernement fédéral)
USA GOV — (Gouvernement fédéral, version beta)
New York State — (État de New York)
US Small Business Admin. — (Permets d’accéder aux différentes plateformes de chacun des états américains)

Le processus de sélection

Basé sur la transparence, ce processus plus complexe que celui du secteur privé vise à garantir aux soumissionnaires un minimum d’équité et à éviter toute forme de fraude ou de parti pris.

Le gouvernement fédéral a l’obligation d’initier un processus d’appel d’offres dès que les dépenses à prévoir sont égales ou supérieures aux seuils suivants:

Seuils ajustés à l’inflation — ALEC. ACCQO, AQNB et AQNY[2]

Les modes de sollicitation

Il existe trois modes de sollicitations dans les marchés publics. Ceux-ci sont définis comme suit :

Contrat conclu de gré à gré

Un contrat de gré à gré est conclu entre un organisme du secteur public et une entreprise privée étant habilitée à répondre à ses besoins du moment. Cependant, avant de procéder ainsi, un organisme public se doit de considérer les autres processus d’appel disponibles et son dirigeant peut d’ailleurs décider de le contraindre à un mode de sollicitation spécifique. Les raisons principales qui justifient la signature d’un contrat de gré à gré sont liées à une garantie déjà existante ou à un droit de propriété.

Contrat adjugé par appel d’offres public

L’appel d’offres public est une procédure formelle d’appel à la concurrence qui se caractérise par l’obligation, pour un organisme public, de publier un avis d’appel d’offres dans un système électronique. Toutes les entreprises répondant aux critères d’admissibilité ont le droit de soumissionner en réponse à l’appel d’offres public publié[3].

Contrat adjugé par appel d’offres sur invitation

Un autre mode de sollicitation utilisé par les organismes publics est l’appel d’offre sur invitation qui permet au gouvernement d’inviter des entreprises spécifiques à soumissionner lorsque la valeur du contrat est inférieure aux seuils présentés précédemment.

Les modes d’adjudication

Pour les appels d’offres affichés au Canada, il faut comprendre que le processus de sélection du fournisseur ou contractant est basé sur un mode d’adjudication prédéfini, soit certains critères d’octroi d’un contrat.

En général, les quatre modes d’adjudication sur lesquels repose le choix du candidat sont les suivants:

Selon le prix

Le principe de ce mode d’adjudication repose sur l’octroi du contrat au soumissionnaire ayant proposé le prix le plus bas.

Selon le prix et un niveau de qualité minimal

Ce mode implique la sélection du candidat dont la soumission présente non seulement le prix le plus bas, mais qui répond aussi à certains standards de qualité prédéfinis.

Selon le prix ajusté le plus bas[4]

Lorsque l’organisme public est prêt à payer un prix plus élevé pour davantage de qualité, il choisit le mode d’adjudication basé sur le rapport qualité-prix. Aux fins de l’adjudication, le prix de chaque soumission acceptable est ajusté selon une formule mathématique.

L’organisme public évalue la qualité des soumissions, ajuste le prix selon la formule mathématique et adjuge le contrat au soumissionnaire dont la soumission est conforme et dont le prix ajusté est le plus bas.

Selon la qualité exclusivement

Ce mode de sélection est basé uniquement sur la sélection de la soumission dont l’atteinte des standards de qualité est évaluée comme étant la plus élevée et ce, en dépit du prix demandé, dans la mesure où celui-ci est jugé acceptable.

Le dévoilement du grand gagnant

Dans le secteur public, lorsqu’un contrat est octroyé à un soumissionnaire, les organismes sont normalement tenus de publier une notice de sélection présentant les informations suivantes:

Le nombre d’offres reçues
La date de livraison prévue
Les informations du soumissionnaire choisi (nom et coordonnées de l’entreprise)
Les critères d’évaluation (connus sous le nom de critères d’adjudication) qui justifient la sélection du soumissionnaire
La valeur du contrat signé

Patience!

Même si votre entreprise n’a pas décroché le contrat auquel elle s’était intéressée, ne vous découragez surtout pas! Considérez plutôt ce processus comme un apprentissage et sachez que vous avez toujours la possibilité de demander une rétroaction de votre offre dans les 30 jours suivant la communication de la sélection, ce qui peut rehausser l’image et le sérieux de votre démarche auprès du client, en plus de vous aider à mieux cerner vos forces et faiblesses et à découvrir les prix les plus compétitifs du marché pour pouvoir l’emporter dans un avenir rapproché.

Entre temps, sachez que l’équipe d’Umaneo travaille d’arrache-pied afin de vous offrir une solution technologique simplifiée permettant d’accéder rapidement à ce marché grâce à l’intelligence artificielle (IA).