Perché produrre foglie di carta dovrebbe insegnare al personale di un’azienda a lavorare in modo agile e snello?

Abbiamo sviluppato un gioco digitale che aiuta le aziende nella transizione dalla teoria alla pratica, quando si tratta di introdurre un modo di lavorare più efficiente, rapido, snello ed agile, un po’ come fanno le startup. Il gioco permette di far direttamente sperimentare e vivere ai propri dipendenti questo nuovo modo di lavorare (i) in un contesto di test dove le azioni non impattano la realtà lavorativa, e (ii) per un periodo prolungato, in modo da consolidare l’abitudine. E le persone si divertono. Molto.

L’esperienza è la migliore insegnante [Mahatma Gandhi :) ]

È curioso vedere come, se si cerca online di risalire alla paternità della citazione “L’esperienza è la migliore insegnante”, questa sia attribuita non solo a Benjamin Franklin, ma, in modo allegramente apocrifo, anche alla lista dei soliti noti sfornatori postumi di citazioni citabili: Edison, Drucker, etc… Siccome, nel caso specifico, la rete sembrava aver risparmiato Gandhi, ho voluto porvi rimedio…

Indipendentemente dalla paternità della citazione, sappiamo che l’esperienza è davvero il migliore e spesso l’unico modo per trasferire efficacemente un certo tipo di concetti. È ovvio -al punto che quasi non merita di essere menzionato- il fatto che per trasferire competenze di tipo più nozionistico e circoscritto (il teorema di Pitagora, il metodo di valutazione di un piano di stock options, le guerre napoleoniche,..) è sufficiente una forma di spiegazione del concetto mediante uno dei mille media disponibili, eventualmente abbinata ad un’applicazione/esercizio che ne aiuti la comprensione.

Ma quando il concetto da trasferire ha a che fare con un qualcosa che impatta un comportamento umano (ad es. un miglioramento di capacità di vendita, l’acquisizione di tecniche di negoziazione, lo sviluppo di atteggiamenti di empatia), solo la pratica — ripetuta — porta all’interiorizzazione del concetto ed all’applicazione dello stesso alla quotidianità.

Indubbiamente questa recente esperienza di lock-down e remote working ha costretto le aziende a confrontarsi in maniera spinta con il proprio modo di lavorare, mettendo allo scoperto tutte le attuali inefficienze, complessità e fonti di lentezza, che rappresentano ostacoli alla crescita ed al rapido adattarsi alle mutate condizioni esterne. Dopo questo penoso e difficile lock-down, ancora di più le aziende stanno cercando un modo per espandere il mindset aziendale, diventare più efficienti ed agili, senza compromettere la propria identità e struttura.

E quindi, quando l’azienda si avvia ad introdurre un modo di lavorare più efficiente, rapido, snello ed agile, non trattandosi di concetti puramente nozionistici, limitarsi a dare le basi teoriche non basta, bisogna far sperimentare, far vivere alle persone questo nuovo modo di lavorare, perché lo facciano proprio e lo integrino nella loro quotidianità lavorativa.

Servono, poi, altri due ingredienti per rendere la cosa fattibile ed efficace:

• Un’esperienza che perduri nel tempo: repetita iuvant, come dicevano i nostri trisnonni. Quello che faccio per un paio di ore un pomeriggio difficilmente mi rimane attaccato come un nuovo modo di fare. Dicono che servano 20 40 giorni per creare una nuova abitudine… Indipendentemente dal numero, la ripetizione è quella che radica l’abitudine.
• Un ambiente sicuro dove fare pratica, che non sia direttamente il contesto aziendale. Per esprimere il concetto con le parole usate dall’DG di uno dei nostri clienti: “My company is not a playground!” ovvero, parafrasando, “Preferirei che le persone non usassero il contesto aziendale come ambiente di test di nuovi concetti, fino a quando questi non sono stabilizzati”.

Se poi si potesse raggiungere lo scopo avendo anche un elevato livello di ingaggio delle persone, che si sentano talmente partecipi e coinvolte da mettere, spontaneamente e con piacere, anche del tempo libero in questo percorso di apprendimento e di cambiamento, allora forse avremmo trovato una combinazione unica.

Queste sono le premesse su cui si fonda “Paper Leaves”, letteralmente dall’inglese “Foglie di Carta”. Perché in H-FARM ci piace fare le cose in modo poco convenzionale.

COSA: un’esperienza di apprendimento sotto forma di gioco, che fa sperimentare ed insegna ai partecipanti un modo di lavorare rapido, snello ed agile, normalmente caratteristico delle startup. Tra l’altro abitua i partecipanti a:

• Essere costantemente all’erta e consapevoli dei continui cambiamenti di contesto
• Prendere decisioni in modo rapido, soprattutto le piccole decisioni reversibili
• Identificare la soluzione ottimale non con un “big bang” ma per piccole approssimazioni successive, passando attraverso una serie di iterazioni di test + fallimenti ed errori + continui aggiustamenti di rotta
• Leggere l’errore di piccola portata e piccolo costo come parte integrante del percorso di studio/apprendimento
• Lavorare in modo agile, in piccoli team dispersi sul territorio, testando diversi modelli e strumenti di collaborazione
• Delegare e fidarsi degli altri, rinunciando al presenzialismo dove non serve

CHI: la popolazione di un’azienda, che tipicamente ha avviato un processo di trasformazione e vuole lavorare sul mindset, l’atteggiamento ed il modo di lavorare delle proprie persone. Possono giocare da un minimo di circa 25 persone fino a centinaia.

COME: una piattaforma digitale sviluppata ad hoc da H-FARM.

QUANDO: 3 settimane, ma la durata è modificabile.

COME FUNZIONA: i giocatori sono riuniti in squadre e viene chiesto loro di produrre e vendere “foglie di carta”, l’ultima tendenza degli eco-gadget, confrontandosi come una vera startup con consumatori e concorrenti, con l’obiettivo principale di diventare leader di mercato.

Ogni squadra riceve un budget per acquistare le risorse fisiche che ritengono necessarie per la produzione e deve decidere come investire il budget e pianificare e supportare la produzione. Le foglie prodotte vengono messe in vendita sulla piattaforma, dove il mercato decide quali foglie rifiutare o acquistare ed a quale prezzo, in base a criteri oggettivi ma ignoti ai giocatori, criteri che peraltro si evolvono e diventano più sofisticati nel tempo.

Dallo studio delle risposte del mercato, ovvero dalle foglie accettate e rifiutate, sia le proprie, sia quelle della concorrenza, le squadre imparano ad adattare la propria strategia e produzione, eseguendo ripetutamente piccoli cicli di test e successo/fallimento, fino a quando arrivano a soddisfare il mercato.

Più le squadre sono veloci e più alto è il numero di volte in cui riescono a replicare questo ciclo migliorativo, arrivando a produrre e vendere un elevato numero di foglie di pregio ed, in ultimo, a battere la concorrenza.

Per consolidare ed interiorizzare l’esperienza, e migliorare la strategia di gioco del round successivo, alla fine di ogni round, i team sono chiamati a fermarsi e riflettere, discutendo i progressi e risultati settimanali.

Ma..foglie di carta, davvero? Sembra quasi troppo semplice per essere vero ed efficace, eppure fino ad oggi la risposta dei giocatori in termini di percentuali di penetrazione nel totale della popolazione aziendale e continuità di partecipazione da parte dei singoli giocatori è stata di gran lunga migliore delle aspettative e dei nostri riferimenti da esperienze comparabili.

Anche a parole, chi lo ha provato finora conferma che l’esperienza è apprezzata sia a livello individuale di giocatori, che imparano, creano squadra e si divertono, sia di management aziendale, che vede raggiunti gli obiettivi prefissati di cambio di mindset ed apprendimento/introduzione di nuovi metodi di lavoro:

Dai giocatori:

“Ci siamo impegnati in un lavoro di squadra in cui tutti hanno trovato un posto per migliorare le proprie peculiari capacità ed i propri punti di forza, anche se non ci conoscevamo prima.”

“All’inizio ci mancava una strategia strutturata, ma la nostra velocità e reattività ci ha permesso di produrre vendere molte foglie con risorse limitate… e abbiamo realizzato il primo profitto!”

“Non abbiamo vinto, ma ci siamo divertiti molto e ci mancherà questa esperienza!”

“Ora sappiamo che essere innovativi significa lavorare su modelli organizzativi e intelligenza collettiva.”

Dal management:

“Vorrei vedere l’atteggiamento ed il modo di lavorare di Paper Leaves rimanere nella quotidianità della nostra organizzazione”

Se vuoi saperne di più scrivici una mail a elena.pallotta@h-farm.com o carlo.asta@h-farm.com.