La importancia del “onboarding”
El reto de las empresas por atraer y retener el mejor talento se ha convertido en un desafío cada vez más complejo al que dar respuesta.
Ampliar la oferta de beneficios a empleados o mejorar la puesta en valor de aspectos únicos de su cultura, son algunas de las estrategias más utilizadas por las empresas para lograr este objetivo. A pesar de todo, es fácil encontrar compañías con altas tasas de rotación en los primeros tres y seis meses tras la incorporación de nuevos empleados. Teniendo en cuenta el impacto económico que implica todo el proceso de contratación y las consecuencias posteriores, es evidente que existen oportunidades de mejora en un proceso que cada vez está ganando más relevancia estratégica en las empresas.
“Onboarding”: de evento a proceso.
La decisión de incorporarse a una nueva empresa es un acontecimiento con una gran carga emocional para el nuevo empleado. Las expectativas autogeneradas sobre cómo el cambio de puesto mejorará las carencias vividas en su anterior empresa, se ven intensificadas por unos altos niveles de entusiasmo y motivación por sumarse a un nuevo proyecto en el que demostrar sus capacidades. Desde el punto de vista de la empresa, estas emociones suponen una oportunidad única para conectar con el nuevo empleado y asegurar su compromiso a largo plazo.
Un buen onboarding es aquel que consigue prolongar este estado de energía y optimismo del nuevo empleado más allá de los primeros días o semanas, al asegurar su integración completa en la empresa y en el equipo. Esto difícilmente se puede alcanzar con un evento de un día o una semana de duración, algo que han entendido muy bien empresas como Netflix o Twitter, las cuales cuentan con cuidados programas de onboarding en los que se definen con detalle cada una de las etapas del proceso para hacer esta transición lo más llevadera y eficaz posible.
No hay segunda oportunidad para causar una primera impresión
Dar la bienvenida a los nuevos empleados con una pila de papeleo administrativo, presentaciones y manuales soporíferos o lanzándolos inmediatamente a su puesto de trabajo sin recibir ningún tipo de formación ni contexto, han demostrado ser unas prácticas de gran ineficacia en el objetivo por reducir el tiempo necesario para que estos comiencen a ser productivos y lograr su retención a largo plazo.
Un estudio de la Society for Human Resource Management (SHRM) recoge que el 50% de contrataciones senior dejarán la empresa en los primeros 18 meses, y en un estudio de Aberdeen Group encontraron que un 90% de los empleados toman la decisión de continuar o no en la empresa durante los primeros 6 meses. Esto contrasta con otras investigaciones sobre procesos de onboarding, como esta de Brandon Hall Group en la que se recoge que aquellas empresas que contaban con un programa sólido de nuevos empleados mejoraron su tasa de retención en un 82% y su productividad en más de un 70%.
La idea más extendida sobre la duración de un proceso de onboarding efectivo es que sea de al menos 90 días, un dato muy condicionado por el alto ratio de abandono que se produce durante ese periodo. Idealmente estos programas deberían extenderse durante todo el primer año, con diferentes grados de implicación, ya que como hemos visto, el periodo de mayor vulnerabilidad de los candidatos se extiende más allá de los tres meses.
6 claves para consolidar un buen “onboarding”
1. Comienza por el principio: el pre-onboarding
Para retener al mejor talento, primero tienes que ser capaz de captarlo. Tampoco sirve de nada si logras captarlos pero los pierdes a mitad de proceso. Por eso, mapear bien la experiencia del candidato es fundamental.
Conocer cada uno de los momentos que atraviesan las personas permite definir aquellas acciones que logren mantener el entusiasmo del candidato hasta su incorporación. Además, esto puede llevar implícito otras mejoras como en el caso de Virgin Media, quienes redujeron las pérdidas de 4,4 millones de libras anuales que ocasionaba su mala experiencia de candidato al negocio.
2. Comunica tu personalidad.
Reflejar la cultura y la identidad de la marca en la comunicación con los candidatos, además de ponerla en valor públicamente, también sirve de filtro para conectar con aquellos perfiles más afines a la empresa.
Uno de los aspectos en los que más se hace evidente la identidad de la compañía es a través de sus propuestas de valor de empleado, las cuales deberían estar integradas en toda la comunicación inicial: desde la captación al proceso de selección. Durante el proceso de onboarding, las actividades deberían estar dirigidas a acciones que muestren cómo esa cultura se materializa en el día a día de la compañía.
3. Estructura cada etapa: desde el día 1 al año 1.
Establece unos objetivos claros a alcanzar en las diferentes etapas en las que se divida el proceso. A continuación, define cuáles serán las acciones en cada etapa que permitirán alcanzar ese objetivo. La duración de todo este proceso dependerá del tiempo que decida invertirse en él.
Si bien la duración de onboarding más común está entre uno y tres meses, desarrollar un programa que cubra el primer año del candidato permitiría cubrir los hitos más críticos y asegurar que se está interiorizando el conocimiento y la productividad no queda estancada. Y ante todo: no sobrecargues con información el primer día. Comienza con acciones que conecten, continua las siguientes semanas con actividades más inmersivas y finalmente ve disminuyendo su intensidad hacia reuniones de seguimiento puntuales.
4. Nunca dejes de recoger feedback
No esperes a que termine el proceso de onboarding para darte cuenta de que hay partes que no funcionan. Recoge la opinión de aquellos recién incorporados de manera regular a lo largo de todo el proceso.
Pivota aquellas partes que no estén dando los resultados de satisfacción o desempeño deseado y prueba con otro tipo de acciones. Al fin y al cabo, este es un proceso que debe ir evolucionando con el resto de la empresa, ya que la tecnología, el contexto o los objetivos marcados irán cambiando con el paso del tiempo. Esto también aplica para el pre-onboarding.
5. Mide, mide y mide
Lo que no se mide no se puede mejorar. Contar con unos indicadores de evaluación, satisfacción y desempeño del programa, es clave para asegurar el correcto desempeño del proceso y la detección de oportunidades de mejora.
La tasa de rotación, la tasa de productividad o el Net Promoter Score pueden ser un punto de partida. Sin embargo, teniendo en cuenta el coste asociado a los procesos de selección, es imperativo incluir entre estos indicadores métricas de negocio que permitan una evaluación clara del impacto económico en términos de ahorro.
6. Involucra a todos los empleados: desde compañeros a altos ejecutivos
Los procesos de onboarding han dejado de ser una responsabilidad en manos exclusivamente del departamento de Recursos Humanos. La integración de los nuevos empleados en sus equipos y en la organización requiere de iniciativas que promuevan que su círculo social dentro de la empresa se amplíe cuanto antes.
Contar con un anfitrión dentro de su equipo que le guíe en los primeros días o llevar a cabo un desayuno o comida con el resto de sus compañeros son un buen primer paso en este proceso. También es relevante que los puestos directivos participen en estas acciones y se den a conocer. Es una manera de demostrar lo importante que es para la empresa contar con el mejor talento, pero también una oportunidad para empezar a sentar objetivos y expectativas con las personas recién incorporadas.
Ante el reto al que se enfrentan los departamentos de Recursos Humanos por atraer y retener al mejor talento en sus empresas, cuidar cada momento de contacto con los potenciales candidatos y asegurar después su completa integración en los equipos, son dos factores que marcarán la diferencia.
Las empresas están comenzando a ver que el talento es un nuevo tipo de cliente al que también se le debe entregar una experiencia memorable para facilitar su conexión con la compañía y que todo ello se traduzca en un mayor desempeño y una menor rotación. Un cambio en el que ambas partes salen beneficiadas.
