Assinatura eletrônica e admissão digital em tempos de COVID-19
Em tempos onde o contato físico não é recomendado, como formalizar acordos, rescisões e admissões sem colocar em risco sua equipe e a legalidade dos seus processos?
Admissão Digital
Em março/20 a carteira de trabalho (CTPS) tornou-se digital. Todas as empresas, de acordo com a Lei 13.874/2019 e Portaria 1.065/2019 são, a partir de agora, obrigadas a aceitar o documento neste formato e também podem utilizá-lo, dispensando a necessidade de preenchimento da carteira física.
A digitalização da CTPS vai de acordo com a necessidade de maior produtividade para as empresas brasileiras. De acordo com o IBGE (2017), gastamos em média 5,5 dias para admitir um funcionário. O motivo de tanta demora? A burocracia. 79% das empresas coletam dados e validam os internamente e com bases públicas (como o eSocial) de 6 ou mais documentos por admissão. Ainda temos a morosa necessidade de emissão de guias de exames médicos e abertura de conta.
Toda esta complexidade e lentidão torna equipes de RH pouco estratégicas e promove experiências de admissão negativas. E considerando que 95% da entrega de documentos ainda ocorre pessoalmente, precisamos nos adaptar à nova realidade.
A admissão digital passa por um processo onde, após a seleção do candidato, é ele quem assume a responsabilidade pelo envio de suas informações e documentos. A partir de um SMS ou email recebido em seu celular, o envio dos dados e fotos dos documentos começa por ali mesmo, online. É como abrir uma conta em um banco digital.
Ainda assim, não podemos assumir inconsistências em nenhum dado enviado.
Utilizando uma combinação de tecnologias de Inteligência Artificial, Deep Learning e OCR (Optical Character Recognition), conseguimos hoje extrair e validar automaticamente as informações enviadas pelo funcionário em mais de 400 tipos de documentos. Em seguida, uma segunda validação automática acontece junto a bases públicas, como eSocial e Correios.
Seu RH precisará apenas cadastrar o funcionário na plataforma, em seguida o fluxo de cobrança e coleta de dados ocorrem automaticamente.
Isso tudo acontece em minutos. O AcessoRH, a plataforma de admissão online da Acesso Digital, já processou uma admissão completa em 43 minutos, 1% do tempo da média nacional.
Assinatura Eletrônica
Dentro do próprio fluxo de admissão é necessário realizar a assinatura de alguns documentos, correto? Como fazer isso sem nenhum tipo de interação física?
A resposta está na Assinatura Eletrônica, prática que ainda gera muita insegurança em gestores de RH a partir da seguinte pergunta: a assinatura eletrônica tem validade jurídica?
A resposta é: sim!
De forma rápida é importante mencionar que o Código Civil Brasileiro em seus artigos 104, 107 e 225, o Código de Processo Civil em seu artigo 369, 411, 440 e 441 admitem métodos eletrônicos como meios de prova de forma ampla e a Medida Provisória 2.200–2 /2001 regulamenta especificamente a assinatura digital e permite a utilização da assinatura eletrônica.
Para garantirmos que o documento assinado eletronicamente possa produzir plenamente seus efeitos, sendo utilizado inclusive como prova da relação jurídica instaurada entre as partes, é necessário um conjunto probatório, que deve reunir provas de:
- Autenticidade: registro de autenticação dos usuários, como assinatura, biometria facial, dentre outros;
- Intenção e não repúdio: registros que comprovem a origem, submissão, entrega e a integridade do processo de assinatura. Impedindo que um signatário negue sua ação e intenção de assinar;
- Integridade: registros e criação de um código de integridade (chamado hash) para verificação da originalidade do documento;
- Tempestividade: registro de data e hora da ocorrência da ação praticada; e,
- Confidencialidade: registro de todos aqueles que tiveram acesso ao documento.
Seguindo todos os procedimentos acima, você conseguirá implementar a assinatura eletrônica, mitigando riscos do contato humano e jurídicos.
A Acesso Digital também possui um módulo de assinatura eletrônica que integra, automaticamente, com suas soluções de biometria facial e admissão digital. Quer saber mais? Entre em contato conosco!
Matheus Lambertucci — Head de Marketing na Acesso Digital
