WBS (Work Breakdown Structure)

WBS гэж юу вэ?

Ямар нэг ажлыг жижиглэн задлахыг хэлнэ. Энгийн жишээгээр таны өдрийн хоолонд орох ажлыг доорх байдлаар задалж болно.

• Хоолонд орох ресторанаа шийднэ
• Ресторанруугаа явж очино
• Хоолоо захиална
• Иднэ
• Төлбөрөө төлнө
• Буцаж ажилдаа ирнэ

WBS нь төслийн менежмент (project management)-ийн суурь бөгөөд, төлөвлөгөө гаргах, төслийн санал бичих, зардлын тооцоо хийх зэрэгт ашигладаг арга юм.

Эхлээд төслийн ажлуудыг томоор задлан жагсаана, дараа нь тус бүрийг жижиглэн задалж гүйцэтгэх дарааллаар эрэмблэн мод бүтэцийг бий болгоно.

Ажлыг жижиглэн задалсанаар илүү тодорхой, ойлгомжтой болдог, мөн ажил орхигдох магадлал багасна.

Босоо мод байдлаар ингэж харагдана.

Хэвтээ мод байдлаар ингэж харагдана.

WBS -ийн зорилго

Төсөл эхлэхээс дуусах хүртэл хийгдэх бүх ажлуудыг орхилгүй тодорхойлох үндсэн зорилготой.

WBS хийснээр төслийн ажлууд бүхэлдээ ойлгомжтой болж, төслийн төлөвлөгөө, хэн ямар ажил хийхийг тодорхойлох боломжтой болдог.

WBS-ээр төслийн ажлуудыг бүхэлд нь тодорхойлохоос өмнө төслийн төлөвлөгөө гаргавал, төлөвлөлтийн нарийвчлал багасаж төсөл бүтэлгүйтэх эрсдэл нэмэгдэх бөгөөд энэ нь оролцогч талуудад бүгдэд нь таатай биш юм.

WBS -ийн давуу талууд

Төслийн ажлуудыг тодорхойлох олон аргууд байдаг боловч WBS нь тодорхой бус ирээдүйг таамаглахад өргөн хэрэглэгддэг арга юм.

Багийн гишүүд ямар ажил хийхээ тодорхой мэдэж, илүү нарийвчлалтайгаар ажлыг гүйцэтгэх боломжтой болно.

Ажил тодорхой байснаар зардлын тооцоо (хүн/цаг) гаргахад хялбар.

Захиалагчид зардлын тооцоог танилцуулахад WBS нь тодорхой үндэслэл болдог бөгөөд захиалагчид найдвартай байдал, итгэлийг төрүүлдэг.

WBS хийхдээ анхаарах зүйлс

WBS -д давуу талаас гадна сул тал бас байдаг. Хэт урт ирээдүйн ажил төлөвлөхөд одоогийн мэдээлэл дутаж, ойлгомжгүй бүрхэг ажил үүсдэг. Ийм тодорхойлох боломжгүй бүрхэг ажил гарч ирвэл түүнийг задлахгүй орхиж, дараа нь явцдаа задлах нь дээр байдаг. Гэхдээ энэ нь судалгаа дутуу хийж ажлыг бүрхэгээр орхих хэрэг биш бөгөөд, зөвхөн ирээдүйд нөхцөлүүд нь тодорхой болох ажилд хамааралтай юм.

WBS -г хэрхэн хийх вэ?

Ажлуудыг тодорхойлно

Төслийг үе шат болон том ажлуудад давхацуулахгүйгээр, ажил орхигдуулахгүйгээр хуваана. Жишээ нь: шаардлага тодорхойлох, дизайн, хөгжүүлэлт, тест гэх мэт.

Үүний дараа ажил нэг бүрийг нь задалж хуваана. Дахин хэлэхэд ажлыг орхигдуулах, давхцуулахгүй байх нь маш чухал юм.

Хамгийн жижиг ажил нь цагаар эсвэл өдөрөөр гүйцэтгэх хэмжээтэй байна.

Ажлыг задлахдаа уртааш нь олон задлаж болох бөгөөд дотогшоо (модны гүн) олон задлах нь тохиромжгүй байдаг. Модны гүн 5-с хэтрэхгүй байвал зүгээр. Мод хэт гүнзгий болбол ажил нь нэгээс олон эцэгт хамаарахыг хүсдэг, эсвэл тус ажил аль ажлын хүүхэд вэ гэж бодуулж цаг үрдэг. Энэ нь төслийн бүх ажлуудыг тодорхойлох үндсэн зорилгоос холдуулах тул анхаараарай. Хүн уншаад цаг зарахгүйгээр ойлгох хэмжээнд задлах хэрэгтэй бөгөөд ихэнх тохиолдолд ажлуудаа зүгээр л орхигдуулалгүйгээр уртааш нь жагсаахад хангалттай байдаг.

Ажлын дараалал тодорхойлно

Ажлуудыг тодорхойлсны дараа дарааллыг нь тодорхойлно.

Төслийнхөө үйл явцыг төсөөлж дарааллыг тодорхойлно.

Ажлуудын хоорондын хамаарлыг тодорхойлно.

Өмнөх ажлыг дуусгахаас нааш эхлүүлэх боломжгүй, эсвэл зэрэгцэж хийх боломжтой эсэхийг тодорхойлно.

Ажлын зардлыг тодорхойлно

Ажлын хэмжээнээс хамааран түүнийг гүйцэтгэхэд зарцуулах зардлыг хүн/цаг эсвэл хүн/өдрөөр тодорхойлно.

Хариуцагчийг тодорхойлно

Ажил бүрт хариуцагчийг томилно.

“Нэг ажлыг нэг хүн хариуцах” дүрмийг баримтлахыг зөвлөж байна.

Нэгээс олон хүн гүйцэтгэх ажлууд байдаг бөгөөд энэ тохиолдолд үндсэн хариуцагчийг заавал тодорхойлно. Мөн тус ажилд зарцуулах хүн/цаг-ийг хүний тоогоор үржүүлж тооцох хэрэгтэй. Төлөвлөгөө гаргах үед тухайн ажлыг гүйцэтгэх хүн тус бүрээр задлах туршлага бас байдаг бөгөөд төслөөс хамааран аль нэгийг нь хэрэглэнэ.

Critical path

Төсөл эхнээсээ дуусах хүртэл бие биеээсээ хамаарсан ажлуудын дараалал нь Critical path юм. Critical path нь өмнөх ажлыг дуусгахаас өмнө дараагийн ажлыг гүйцэтгэх боломжгүй хоорондоо хамааралтай ажлуудын гинж тул төслийн нийт зарцуулах хугацааны хамгийн бага маршрут юм.

Critical path дээрх ажил удаашравал төслийн дуусах хугацаа уртсана гэсэн үг.

Critical path-г тодорхойлох нь мөн WBS-ийн нэг зорилго юм. Та ажлуудаа огнооны дарааллаар эрэмбэлэн Critical path дээрх ажилд тохирох хариуцагчийг тодорхойлох боломжтой.