Pemanfaatan G Suite for Education di Universitas Komputer Indonesia
Sejak tahun 2012, Universitas Komputer Indonesia (Unikom) memfasilitasi sivitas akademikanya dengan memanfaatkan G Suite for Education (GEDU) untuk mendukung proses perkuliahan dan keperluan akademik lainnya. Sebelumnya, saat pertama kali Unikom menggunakan, layanan G Suite for Education menggunakan nama Google Apps for Education.
G Suite merupakan unit bisnis dari Google yang menawarkan berbagai fitur atau fasilitas tambahan pada produk-produknya, yang tidak dapat dinikmati oleh pengguna akun Google pada umumnya. Saat tulisan ini dibuat, G Suite menawarkan beberapa paket yang dapat dipilih sesuai kebutuhan, yaitu paket Basic dengan biaya $4.20, Business $9.6, dan Enterprise sebesar $25. Biaya tersebut merupakan biaya bulanan untuk satu user. Maka, apabila sebuah institusi pendidikan seperti Universitas Komputer Indonesia dengan jumlah mahasiswa aktif rata-rata 9 ribu sampai 10 ribuan setiap tahun, tentunya akan mengeluarkan biaya yang sangat besar untuk dapat menggunakan fasilitas dari G Suite.
Dengan pertimbangan biaya bulanan yang besar dan prioritas dari organisasi, institusi pendidikan pada umumnya memilih untuk tidak menggunakan produk tersebut. G Suite for Education dihadirkan untuk menjawab permasalahan tersebut. Bisa dikatakan sebagai salah bentuk Corporate Social Responsibilty (CSR), Google menggratiskan G Suite for Education untuk institusi pendidikan di semua level, dari dasar sampai pendidikan tinggi, berapapun jumlah sivitas akademikanya. Maka, seluruh sekolah (tingkat SD-SMA) dan universitas-universitas di seluruh dunia, berkesempatan untuk memanfaatkan fasilitas yang sama dengan perusahaan-perusahaan. Sekolah atau Universitas yang ingin memanfaatkan fasilitas G Suite, dapat mengakses tautan ini untuk mengajukan permohonan.
Universitas Komputer Indonesia memanfaatkan kesempatan tersebut sebagai upaya untuk meningkatkan produktivitas serta mendukung berjalannya proses akademik. Di Unikom, seluruh mahasiswa akan memiliki akun G Suite sejak dimulainya perkuliahan tingkat pertama sampai lulus. Akun G Suite mahasiswa akan memiliki suffix @mahasiswa.unikom.ac.id, misalnya donny.10100246@mahasiswa.unikom.ac.id. Sedangkan sivitas akademika lainnya seperti pimpinan, dosen, dan karyawan ditandai dengan suffix @email.unikom.ac.id. Akun ini juga menjadi alamat email resmi mahasiswa atau dosen selama menjadi bagian dari sivitas akademika di Unikom.
Akun tersebut selanjutnya dapat digunakan untuk mengakses berbagai layanan Google, dengan berbagai kelebihan yang tidak dimiliki oleh pengguna standar. Sebagai contoh, kapasitas Google Drive untuk pengguna biasa umumnya dibatasi hingga 15 GB, sedangkan untuk pengguna G Suite kapasitas yang dapat digunakan tidak terbatas (unlimited).
Dalam proses akademik di Unikom, akun tersebut digunakan untuk keperluan sehari-hari. Misalnya untuk keperluan berkorespondensi. Alamat email @mahasiswa.unikom.ac.id atau @email.unikom.ac.id, dapat meningkatkan kepercayaan dari orang atau institusi yang dihubungi. Dengan demikian, akun tersebut bisa membantu memudahkan untuk berbagai keperluan, seperti riset, permohonan kerja praktik, atau mengundang narasumber. Dalam penulisan jurnal atau publikasi ilmiah lainnya, dosen dan mahasiswa dianjurkan mencantumkan alamat email tersebut, sehingga dapat lebih meyakinkan pembaca mengenai status akademisi dari penulis jurnal atau publikasi ilmiah tersebut.
Dengan memiliki akun G Suite, mahasiswa dan dosen dapat lebih fokus pada keperluan yang berhubungan dengan proses akademik. Email-email yang berhubungan dengan perkuliahan, informasi resmi dari universitas, penelitian, dan lainnya, dapat terkumpul pada akun tersebut. Sistem Akademik di Unikom memanfaatkan alamat email tersebut untuk mengirim berbagai informasi seperti konfirmasi kehadiran perkuliahan dari dosen, jadwal pembayaran angsuran perkuliahan, informasi lowongan kerja, informasi beasiswa, dan lain-lain.
Mengenai potensi pemanfaatan produk-produk dari G Suite untuk mendukung keperluan akademik, akan dibahas pada tulisan-tulisan selanjutnya.
