設計師的時間管理哲學
分享三個時間管理小撇步，幫助架構適合設計師的時間管理方法
早上上班泡杯咖啡，開始回覆電子郵件和同事訊息，接著和工程師開會討論產品開發細節。中午午休吃便當，短暫看看Youtube短片後，下午和其他同事進行Design Review。一轉眼下班時間近在眼前，卻好似今天什麼事情都沒有做，對工作成果印象模糊。
不知道這樣的情景有沒有發生在你身上？
由於UX設計師的任務包含許多和人溝通的環節，如此的工作特性導致設計師的時間被大大小小的討論吃掉了。根據2018年中國同濟大學的設計人工智能實驗室研究，設計業務58%的時間花費在「非直接設計」上，包括溝通、管理與資料搜集。以平面設計專業為例，和各專案關係人的接觸次數平均每專案達到21人次。由此可見，設計師必須一邊和多人溝通，一邊忙著轉化使用者需求成為具體方案，這考驗時間管理的能力。
時間管理小撇步
時間管理不僅是設計工作的重要課題，也是專業能力的展現。好的管理幫助設計師在有限時間內完成工作，也避免時間流逝但苦無成果的無力感。
以下分享我運用的時間管理技巧：
1. 抓出隱藏的時間小偷
時間小偷代表過度消費工作時間的不重要事項，這種細瑣雜事往往無聲無息，但積少成多，默默佔據許多工作時間。
辨識時間小偷是解決問題的第一步，有些時間小偷顯而易見，例如回覆工作訊息和電子郵件，數量龐大且不可預期。過去我總是一看到新訊息通知即中斷手邊工作，後來發現這是壞習慣，因為新訊息的重要性不一定大於正在進行的工作，而中斷後需要額外時間去重新進入原先的狀態與思路。我的解法是關掉收件夾和訊息軟體，將開啟頻率降低成每兩三個小時一次，減少外界干擾。如果發現來自某些團隊的訊息特別頻繁，可能是設立例行會議的訊號，一週一次的會議往往比一週五天不定時的訊息討論更有效率。
另外一種時間小偷不太顯眼，需要證據去確認它的罪行。方法是每天追蹤工作內容，事後將所花時數用行事曆紀錄，一週後重新審視超出預期時間的工作，再來思考解法。特別注意這類型時間小偷比較棘手，背後原因可能是團隊組織、公司文化的問題，短時間內無法輕易改變。例如，與某一團隊合作的過程中，我發現自己同一份研究結論前後報告三次，原因是我最初對接的設計師和工程師沒有最終決策權，鋒迴路轉最後才見到團隊Boss，Boss還不只一位。事後反思合作過程，和主管討論，結論是改善溝通方式，未來對方必須指派一位負責人當聯絡窗口，避免我方來回重複對話的問題。
2. 依據重要性與急迫性做決策
艾森豪法則（Eisenhower Decision）是時間管理下最著名的決策指南，依據它的圖表，每個工作項目可被歸類成四個類別，並依據分類決定優先順序。最理想的處理順序應該是：1)重要且緊急、2)重要但不急迫、3)不重要但緊急與4)不重要也不緊急的工作。
重要的工作項目通常不是時間管理的敵人，本就應該投入較多時間處理。造成問題的常常是「不重要但緊急」的事情處理順序先於「重要但不急迫」的工作。
首先，學習緩一緩「不重要但緊急」的工作，並向提出要求的對方解釋暫緩的原因。例如，由於我手邊有重要的XX工作需要完成，預估最早X月X號才可以開始處理你的事情。如果你希望加快速度，或許你的團隊可以幫忙XX，這樣能節省處理時間。依據我的經驗，提出具體時間表非常有效，讓對方知道工作已進入排程，另一方面，間接傳達出「我已定好工作計畫，現在我有重要事情需要處理」的訊息，往後對方應設法更早提出請求，避免週週有急事的惡性循環。
另外，定時提醒自己重視「重要但不急迫」的工作，有意識地分段完成。這裡分享兩個小撇步：一是向團隊成員宣布自己的工作計畫，作出口頭約定，二是提前安排成果分享的會議，推動自己在會議前完成進度。
3. 設定時間區塊拿回主導權
依據<Deep Work深度工作力>一書指出，人類需要至少90分鐘進入專心狀態，達到深度工作的境界。觀察自己最有效率的時間段，可能是早上十點前，可能是午飯過後或是慣性夜貓族，在行事曆建立時間區塊封鎖這些精華時段，保留給需要全神貫注的「深度工作」，其他時間再來安排會議。
對我而言，我習慣封鎖沒有例行會議的下午時段，把時間留給需要分析與創造力的複雜工作，例如完成設計研究後的概念發想，同時也是我最享受的設計工作內容。
結語
重視時間管理可以提昇工作品質與效率，累積經驗後更能準確預估工作項目的完成時間。關於時間管理的方法有很多種，上文沒提到的to-do list、蕃茄鐘等等都是常見的方式。只有嘗試才知道什麼方法最適合自己，將不同方法排列組合後，構成屬於自己的時間管理哲學，也是一種了解自我的過程。
你也有關於時間管理的心得嗎？還是使用本文沒提到的訣竅？歡迎在下面留言分享。
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