Hvordan organisere for suksess i vår digitale tidsalder?

Published in

Upwave

7 min readMar 5, 2018

Suksessfulle organisasjoner opererer helt annerledes idag enn de gjorde for 10 år siden. Den teknologiske utviklingen, økt internasjonal konkurranse og nye krav fra både arbeidstakere og kunder har tvunget bedrifter til å endre måten de opererer på. For å lykkes i dagens marked må man kunne innovere raskt og være tilpasningsdyktig, noe som krever at man legger til rette for helhetlig informasjonsflyt og effektiv samhandling på tvers av avdelinger. Dette har skapt ny interesse for organisasjonsdesign, og det skjer nå et skifte fra hierarkiske avdelingsstrukturer over mot fleksible organisasjonsformer basert på selvstyrte team. Spørsmålet “Hvem jobber du for?” har blitt erstattet med “Hvem jobber du med?”.

Fra tradisjonell hierarkisk organisering til “network of teams”

Til tross for at vi nå er i 2018, er det fremdeles mange organisasjoner som baserer seg på ideer, praksis og mekanismer som ble oppfunnet for over hundre år siden. På den tiden var funksjonelle hierarki, spesialisering, sentralisering og byråkratisk kontroll radikale nye tilnærminger for øke intern effektivitet. I dag er imidlertid slike organisasjonsstrukturer og mekanismer for statiske til å kunne holde tritt med utfordringene i den dynamiske verden vi opererer i.

Det tradisjonelle hierarkiet

Fokuset for tradisjonelle, hierarkiske organisasjonsformer er effektivitet og kontroll. En slik organisering i et hierarki med klart definerte over-og underordnede, kjennetegnes ved klar arbeidsdeling, spesialisering, standardisering av arbeidsprosesser og ustrakt bruk av regler. Ved en slik struktur bruker man ofte en funksjonell inndeling, hvor likeartede oppgaver samles i samme avdeling.

Fordelen med en slik organisering er at man har klare ansvarsforhold som legger til rette for stabil og forutsigbar drift, samt økt effektivitet som følge av standardisering og spesialisering. Ulempen er at en slik struktur gjør virksomheten rigid og vanskelig å endre, i tillegg til at den hemmer samhandling og informasjonsflyt. Siloer gjør det vanskelig med kunnskapsdeling og bemanning på tvers av avdelinger. Det skaper også ofte en slags “avdelingsegoisme”, hvor avdelinger blir innadvendte og lite villige til å dele informasjon med andre.

“Network of teams”

Mennesker jobber naturlig best sammen i mindre teams, og det er slik vi er vant med å jobbe fra tidenes morgen. Selv om mange selskap ser ut som hierarki ut i fra organisasjonskartet, vet man at i praksis jobber de fleste i ulike team (f.eks salgsteam, supportteam, produktteam), som igjen kommuniserer og samarbeider med andre team. Utfordringen er at verktøy, prosesser og systemer fremdeles er tilpasset hierarkiske organisasjoner. De siste årene har imidlertid virksomheter fått øyene opp for å tilrettelegge selve organisasjonsstrukturen for teamarbeid, nærmere bestemt en organisasjonsform kalt “network of teams”. I en slik organisasjonsform er arbeidet prosjektdrevet i selvstyrte team med vekt på desentralisering av myndighet, tverrfaglighet og fleksibilitet.

Prinsipper bak “Network of teams”:

Istedenfor at alle som jobber med f.eks. design eller markedsføring jobber i en avdeling med flere hierariske nivåer, flytter man mellom 5–15 fagspesialister fra ulike områder sammen i et team som jobber med et spesifikt prosjekt. Samhandlig og kunnskapsdeling skjer både innad og på tvers av team. Teamet har selv ansvar for å ta beslutninger og sette egne mål. Ansvarsområder for hver enkelt er klart definert, mens roller og jobbtitler endres etter behov. Ansatte er gjerne med i flere team, både kortsiktige og langsiktige prosjekter, men har alltid et sted å komme tilbake til når ett prosjekt er over. Ved å jobbe i selvstyrte, tverrfaglige team bryter man ned avdelingsiloer og øker samhandling mellom faggrupper og kompetanser. Team spinnes opp og ned etter behov, noe som gjørt det mulig for organisasjoner å raskt tilpasse seg endringer i markedet.

Flytt ansatte inn i kunde-, produkt- eller markedsteam ledet av fageksperter (fremfor profesjonelle ledere)
Gi teamene myndighet til å ta belutninger og sette egne mål
Erstatt siloer med informasjonssenter for å dele informasjon og identifisere sammenhenger mellom teamaktiviteter og ønsket resultat
Organiser de ansatte i team rundt misjon, produkt, marked eller integrerte kundebehov fremfor avdelinger basert på forretningsfunksjoner
Oppmuntre de ansatte til å jobbe på tvers av team
Gjør det mulig for ansatte å bevege seg fra team til team etter behov, og sørg for at de har et “hjem” å komme tilbake til når det team-baserte prosjektet er over

For å lykkes med denne organisasjonsformen er det viktig å definere klare mål for hvert team, delegere ansvar, bygge en kultur basert på kunnskapsdeling og ta i bruk samhandlingsverktøy for å holde alle oppdatert.

Fremtidens organisasjonsdesign

En viktig del av å designe for tilpasningsevne er et skifte vekk fra hierarkiske organisasjonsstrukturer mot modeller der arbeid utføres i team. Dette betyr imidlertid ikke at man bør kvitte seg helt med hierarkiet. Formelle og fleksible organisasjonsstrukturer vil fortsette å sameksistere, ettersom det fortsatt kreves en overordnet formell struktur for å sikre at en teamstruktur fungerer effektivt. Hierarkiet fungerer bra til å etablere visjon, kommunisere organisasjonens mål og allokere ressurser basert på markedsprestasjon. Alle andre beslutninger bør imidlertid bli tatt i de ulike teamene, ettersom de har mest kunnskap og informasjon til å ta beslutninger rundt hvordan løse problemer, gjøre avveininger, sette mål og måle fremgang innen sitt område.

Hvordan legge til rette for teamorganisering?

Endring av organisasjonsdesign er ikke gjort over natten. Det er en kompleks og tidkrevende prosess, hvor man må være åpen for prøving og feiling. For å være konkurransedyktig i tiden fremover, er det imidlertid nødvendig å tilrettelegge organisasjonen for læring, kunnskapsdeling og innovasjon. Her er noen måter å komme i gang på.

Omfavn og kommuniser behovet for endring

Sett dere inn i driverne for endring og hvorfor endring av organisasjonsstruktur er nødvendig. Gå gjennom organisasjonsstrukturen dere har i dag, og identifiser hvor de største endringene må skje. Mobiliser de ansatte for endring ved å skape forståelse for hvorfor endring er nødvendig akkurat nå og skap trygghet ved å kommunisere hva som blir konsekvensene av endringen. Ha i bakhode at endring alltid handler om mennesker, og at det derfor er vanskelig å lykkes uten å få med de ansatte.

Fokuser på talentmobilitet

Gjør talentmobilitet til en kjerneverdi i organisasjonen. Start med å la ansatte og ledere være med i ulike prosjekt-team, hvor de utfører ulike roller og får forståelse for den nye team-baserte modellen. Etabler prosesser og rutiner som støtter denne fleksible modellen, hvor det er enkelt å spinne opp nye team og flytte ansatte mellom ulike prosjekt. Husk å legg til rette for at alle har et “hjem” å gå tilbake til når et prosjekt er over.

Gi kontinuerlig feedback

Gi kontinuerlig feeback gjennom hele året istedenfor de tradisjonelle årlige medarbeidervurderingene. Å etablere en feedback-kultur handler om å gjøre alle bedre, og det er spesielt viktig når man jobber med ulike prosjekter i flere team. Det er viktig at de ansatte blir belønnet for arbeidet de faktisk gjør fremfor stillingen de har på papiret. Regelmessig tilbakemelding øker engasjement og motivasjon, samtidig som det gjør at de ansatte føler seg verdsatt, noe som igjen fører til økt produktivitet.

Ta i bruk nye verktøy for kommunikasjon og samhandling

Sist, men ikke minst, er det viktig å ta i bruk digitale verktøy som støtter opp om denne nye organisasjonsformen. Et eksempel på et slikt verktøy er Upwave, som er en plattform for samhandling og prosjekstyring. I Upwave kan brukere samarbeide i flere, separate team, inni ett og samme workspace. Kunnskapsdeling og informasjonsflyt forbedres ved å ha alt samlet på en sentral plattform, hvor man både kan delegere oppgaver, laste opp filer, diskutere og få tilbakemeldinger i sanntid. Team kan enkelt spinnes opp og fjernes med ett par klikk, noe som gir deg fleksibiliteten du trenger for å gå mot en mer team-sentrisk organisasjon.

Kort oppsummert

Drivere for endring: Den teknologiske utviklingen, økt internasjonal konkurranse og nye krav fra både arbeidstakere og kunder har tvunget bedrifter til å endre måten de opererer på. For å lykkes i dagens marked må man kunne innovere raskt og være tilpasningsdyktig, noe som krever at man legger til rette for helhetlig informasjonsflyt og effektiv samhandling på tvers av avdelinger
Hierarkiske organisjonsformer er på vei ut: Organisasjoner designet for effektivitet og kontroll er for statiske til å kunne holde tritt med utfordringene i den dynamiske verden vi opererer i. Hierarisk organisering gjør virksomheten rigid og vanskelig å endre, i tillegg til at den hemmer samhandling og informasjonsflyt.
“Network of teams” er på vei inn: Ved å jobbe i selvstyrte, tverrfaglige team bryter man ned avdelingsiloer og øker samhandling mellom faggrupper og kompetanser. Team spinnes opp og ned etter behov, noe som gjørt det mulig for organisasjoner å raskt tilpasse seg endringer i markedet.
Ikke enten eller, men både og: Formelle og fleksible organisasjonsstrukturer vil fortsette å sameksistere, ettersom det fortsatt kreves en overordnet formell struktur for å sikre at en teamstruktur fungerer effektivt.
Hvordan lykkes med teamorganisering? Omfavn og kommuniser behovet for endring, definer klare mål for hvert team, deleger ansvar, sett fokus på talentmobilitet, gi kontinuerlig feedback, bygg en kultur basert på kunnskapsdeling og ta i bruk digitale samhandlingsverktøy.