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Notion 基礎認識與 使用 Notion 追蹤OKR(附範本 Template)

此篇文章是由 [聽說你在當 PM] 的社員們,透過線上分享會一同交流而撰寫出的文章,此次跟大家分享的是如何用 Notion 來幫助追蹤OKR狀況,也包含了對於新手剛接觸 Notion 需要知道的基礎技巧,也包含更進階的使用技巧,幫助你除了用在 OKR 上,如果有想要用在其他專案追蹤等,也可以運用唷!

Notion 是一個自由度很高的個人筆記管理工具,就是因為自由度很高,所以也容易讓第一次接觸的人不知道該如何下手。在進入到 OKR 範本以前,想要先把Notion 基礎與進階一點的操作做一點介紹,再來進入到 OKR 範本,希望透過這次的練習,你可以找到屬於自己最適合的 Notion 使用方法!

這篇文章的篇幅比較長,可以使用目錄快速跳到你比較有興趣的地方唷!

Notion 基礎操作認識1:快捷鍵幫助快速排版
−− 1. 想要建立大、中、小標題?
−− 2. 想要調整段落排版?縮排、退排
−− 3. 建立 Checkbox 勾選
−− 4. 建立項目清單
−− 5. 建立Toggle 收合按鈕
−− 6. 建立此頁面大綱
−− 7. 建立重點特殊標記區塊
Notion 基礎操作認識2:Database
−− 1. 基礎操作認識
−− 2. 欄位可以設定的基礎參數類型
−− 3. 不同的檢視方法
Notion Database 進階欄位
−− 1. Database 欄位「Relation」
−− 2. Database 欄位「Rollout」
−− 3. Database 欄位「Formula」
Notion 常見疑惑點
−− 1. Page vs. Database
−− 2. Database Relation 自己 :New Property vs. Same Property
OKR with Notion (附模板)
−− “Object” Database
−− “Key Result” Database
−− “Action” Database

Notion 基礎操作認識1:快捷鍵幫助快速排版

1. 想要建立大、中、小標題?

# +(空白) :大標題(H1)
## +(空白) :中標題(H2)
### +(空白) :小標題(H3)

通常想要讓文章有脈絡一點,你都會調整標題的樣式,那Notion 中提供了三個標題的樣式,以技術一點的術語來說就是 H1~H3,如果用非技術用語的話,就是大中小標題三個階層。當然除了用鍵盤快捷鍵,你也可以選取文字後按下右鍵去調整樣式。

2. 想要調整段落排版?縮排、退排

Tab:縮排
Shift + Tab:退排

當你想要讓文字介面上,有更清楚的上下呈現的關係,除了用第一個 大中小標以外,針對並非標題,但是卻又有需要階層感的內文,就是使用 Tab來增加縮排效果。

3. 建立 Checkbox 勾選

[ ]:Checkbox

Notion 也可以是你的TO DO LIST唷!這時候你只需要輸入 [] ,Notion 就會自動幫你變成 checkbox 的項目出來,這個快捷鍵非常的好記,就是兩個中括號就可以合成一個方形,就可以記下來囉!

p.s 這邊也可以運用 Tab 縮排技巧,幫助你建立有階層感的 To Do List

4. 建立項目清單

- + (空白):項目清單標記

就是...項目清單!同樣也是可以搭配 Tab 來建立階層感的項目列表!

5. 建立Toggle 收合按鈕

> + (空白):Toggle

可能有時候找了四五個人共筆一份,每個人寫自己的相關閱讀心得與感受,但是全部都攤開的時候又覺得很阿雜,這時候就可以使用 Toggle 來做收合,還你更乾淨的頁面!

Tips: 當你看到 Toggle 是 黑色的,就表示裡面是有內容的;如果是灰色的,就表示這個 Toggle 中是沒有放任何內容的唷!

6. 建立此頁面大綱

/ + (TOC): Table of Content

當整篇文章比較冗長的時候(像是這篇文章 XD ),就會需要目錄的存在,來幫助你更快的前往你要去的標題區塊,不需要手動整理,只要你有正確的使用大中小標題,那麼就可以直接用 notion 內建的建置目錄功能添加進去,他就會依照你的大中小標,產生整齊的目錄囉!

7. 建立重點特殊標記區塊

/ + Call = Callout Block

有時候想要一個比較特殊的高亮區塊,來提醒大家要注意的項目,這個時候就可以使用 Callout 區塊,而且這個區塊還可以變換裡面的 emoji 符號,看你自己的場景自由運用。

Notion 基礎操作認識2:Database

1. 基礎操作認識

當你選擇讓 Page 變成 Database 後(這邊以Table舉例),可能會看到一個嶄新的畫面讓你不知所措,可以看到圖片上面的1和2,都是所謂的「欄位」,3這個按鈕,就是讓你可以新增欄位,4的按鈕NEW 則是新增資料列。

Properties
讓你檢視所有的欄位,可以藉由左邊的雙排六點,做前後順序的拉動;藉由最右邊的 switch 開關,來決定這個欄位要不要顯示出來。

ps. 如果有時候你發現欄位不見了,先不要急著增加,請先打開這個地方看看,是不是不小心隱藏起來了唷!

Filter

在這個欄位設定相關條件,可以幫助你篩選出想要看到的資料,假如你用了一個 所有待辦事項的 Database,你可以透過 Filter 來篩選日期欄位 = 今天的資料列,也可以看 日期欄位 < 今天的 過期任務。

Sort

有時候資料列的排序上你有所要求的話,就會需要使用 Sort 去添加條件。一樣用待辦清單舉例,你可能有幾個欄位如:優先度分類、進行狀況、Deadline 日期,那你就可以依照你的喜好程度去安排排序的優限度,以我的話就可能會先以優先度分類 去排,再來依照 Deadline 由近到遠排,方便自己可以更快聚焦應該要優先處理哪個項目。

2. 欄位可以設定的基礎參數類型

  • Text
    就是一般的文字敘述內容。
  • Number
    純數字,如果後面有要做計算,那最好就是選擇這個欄位屬性。
  • Select vs. Multi-select
    單選或是多選,像是有時候你想要標明狀態,就可以用單選,你想要加入標籤,就可以用多選。
  • Date
    日期,你可以設定他的格式(如12小時制或是24小時),可以純粹顯示日期,也可以多顯示時間,也可以呈現一個有起訖兩個時間的內容。
  • Person
    當你的 Notion 有可能跟團隊一起共用的時候,你有需要特別 assign 或是記錄特定人在欄位畫,就使用 Person。
  • Files & media
    一個專門用來上傳檔案的欄位,可以把它單純當作是一個附件的概念。
  • Checkbox
    顧名思義就是Checkbox,當你這個欄位只是很單純的只要確認有跟沒有,就可以用 checkbox 個屬性,如果當你有很多不同的狀態(如 待辦、進行中、待追蹤、已完成...等),那就反而建議你回去使用 Select 的欄位屬性唷!
  • URL、Email、Phone
    欄位屬型如其名,尤其你可能是用 Notion 整理廠商名單、客戶名單等通訊錄等,就可以使用這樣的欄位屬性。

3. 不同的檢視方法

如果用一個比較生活化的比喻,就是同樣都是你,但是在公司的能是一個樣貌,在家裡又是一個樣貌,如果跟伴侶約會的時候又是另一個樣貌,但是那都是你,所以不同的 View 就是在不同的場景下,給你不同呈現方式的選擇。

  • Table
    這是最基礎的表格模式,最不花俏但也是最實用的一個檢視方式。
  • Board
    如果你想要做一個 看板,那就選擇 Board 的檢視模式。你還可以自由選擇,要依照哪一個欄位去做分類(可以選擇Person、Select 和 Multiple Select 等)
  • Timeline
    這是算是前好一陣子 Notion 推出的新檢視模式,可以讓你的資料像是甘特圖的方式去呈現。(前提你必須一定要具備相關 Date 屬性的欄位唷!)
  • Calendar
    如其名,會將所有資料,呈現成像是一個月曆的樣式,那他跟Timeline 一樣,你一定需要擁有Date 屬性的欄位,才能夠知道說要依據哪一個日期來擺放呈現。
  • List
    可以當作是一個簡易版的Table,但是他會強制以 Title 欄位當作最前頭的敘述,然後你可以自由選擇要讓哪些欄位,輔助出現在每一列的資料尾巴,如果你嫌Table 的表格線讓你煩躁的話,可以選擇用 List 獲得比較乾淨的列表呈現。
  • Gallery
    你可以想像成,他把你的每一筆資料都當作像是獨立相簿的方面來呈現,所以叫做 Gallery。通常如果你想要特別做成像是幻燈片塗鴉牆感的呈現,就可以選擇 Gallery 方式。

Notion Database 進階欄位

1. Database 欄位「Relation」

當你想要把兩個Database 有所關聯的話,就會使用到這個欄位。你可以選擇不同的Database,也可以選擇同樣自己的Database。如果是不同的 Database,就有可能像是「部門」Database & 「員工資料」Database 這種關係,當你把這兩個 Database 使用 Relation 串接起來,就可以分別在「部門Database 」看到有跟那些員工資料有相關 ,在「員工資料 Database」看到跟哪個部門資料有相關。

2. Database 欄位「Rollout」

使用這個欄位屬性的前提是,你的 Database 中具備 Relation 的欄位。因為Rollout 就是需要你去設定,要抓哪一個 Relation 的資料。以下圖為例,我的 Action 執行狀況的 Rollout,是抓 Action 這個 Relation 欄位對應的 Database 資料,而因為我需要知道完成度到多少%,所以我就是抓這個資料庫的 Checkbox 欄位,並且設定計算有勾取的百分比來呈現。

3. Database 欄位「Formula」

這是一個彈性很大的欄位,你可以使用它裡面提供的一些語法,去拼湊出你想要呈現的內容(會需要一點程式的門檻,後續會慢慢整理相關你可能會用到的 Formula 內容讓大家方便套用!)。以下圖為例,我是希望依照進度狀況來給一些激勵語句而設計的,所以如果我的達成狀況大於70%,就會出現「快完成了」的語句,如果大於50%,就會出現「過半了!」的語句,其他的進度就會出現「路很長!」。

Notion 常見疑惑點

1. Page vs. Database

這個問題應該是我最常被問到的第一名問題了(持久不衰熱門榜第一),基本上Notion 上每一個新增的頁面都是 Page 的性質,但是你把Page轉職成 Database 的以後,他整個用途就會大相逕庭。

在每個空白的 Page 中,Notion 會有按鈕(下方) 可以讓這個 Page 轉換成 Database

Page 如果白話一點,你可以想像就像 Word 一般,就是一個流水性質的文件紀錄,你也可以調整版面排版;但Database 就會比較像是 Excel、Table,強制就像是表格的方式去填入內容,每個表格欄位都會有固定的屬性去使用。

那如果你真的不知道什麼時候該用Page ,什麼時候需要轉成Database,有一個比較簡單粗暴的判斷方式給你參考:如果你會想要篩選、計算、關聯或是就是想要表格式輸入,那麼你就轉成 Database吧!如果純粹一般的筆記、流水帳,就繼續用 Page 就可以了!

ps. 其實Database 的每一筆,也算是一個獨立的小Page,除了可以填那些欄位,還可以點開每一筆,進去裡面放其他你想要補充的內容唷!

2. Database Relation 自己 :New Property vs. Same Property

當你在使用 Database relation 欄位的時候,選到同樣自己本身的 Database 時,就會出現這個選項請你選取,如果你希望可以讓卡片間有雙向鏈結,那就需要選 new,如果你單純只是希望可以幫忙選一個,這張卡片可以跟 哪幾張做參考,並沒有要強制綁定關係,那就選擇 same 。而通常我在這邊都是會選擇 New 的選項,因為我會想要建立像是專案中的父項目、子項目的父子任務關係。

OKR with Notion (附模板)

範本取用:https://www.notion.so/OKR-NOTION-Template-181e530aa4fb4c73b2c7265b9fd254f7

在這份 OKR 的模板中,會需要建置三個Database:Object, Key Result 還有 Action,以下有詳細補充一下每個資料庫中用到的欄位屬性跟欄位用途,歡迎把範本複製過去以後,調整成更適合你的OKR 追蹤唷!

“Object” Database

這個Database 中的欄位有

  • [Aa][Object]
    欄位屬性為 “ Title ”
    Object 的名稱
  • [🔍][KR達成狀況]
    欄位屬性為 “ Rollout ”
    是抓取 Key Result 的Relation 的Database 中的 Checkbox 勾選百分比
    (更清楚的設置解釋 Database 欄位「Rollout」)
  • [↗][Key Result]
    欄位屬性為 “ Relation ”
    用來抓取跟 Key Result Database 的關聯。
  • [↗][Action]
    欄位屬性為 “ Relation ”
    用來抓取跟 Action Database 的關聯。
  • [🔍][Action 完成度]
    欄位屬性為 “ Rollout ”
    是抓取 Action 的Relation 的Database 中的 Checkbox 勾選百分比
  • [🔍][Action 詳細執行狀況]
    欄位屬性為 “ Rollout ”
    是抓取 Action 的Relation 的Database 中的 Formula 欄位敘述。
    用以看我這個目標所安排的Action 執行的詳細狀況。
  • [∑][激勵語]
    欄位屬性為 “ Formula ”
    會依照 KR 達成度的狀況,跳出對應的激勵短句。
    (更清楚的設置解釋 Database 欄位「Formula」 )

“Key Result” Database

這個Database 中的欄位有

  • [✅][Result]
    欄位屬性為 “ Checkbox ”
    用來標記這個指標是否已經完成。
  • [Aa][KR]
    欄位屬性為 “ Title ”
    指標的內容是什麼。
  • [↗][Object]
    欄位屬性為 “ Relation ”
    關聯到 Object Database,用以標記這個 KR 是跟哪一個 Object 有關連。

“Action” Database

這個Database 中的欄位有

  • [✅][Status]
    欄位屬性為 “ Checkbox ”
    用來標記這個Action 是否已經完成。
  • [🗓][Date]
    欄位屬性為 “ Date ”
    用來對Action 來安排完成日期。
  • [Aa][Action Name]
    欄位屬性為 “ Title ”
    這個Action 是要做什麼。
  • [↗][Object]
    欄位屬性為 “ Relation ”
    關聯到 Object Database,用以標記這個Action 其實是跟哪一個 目標 Objective 有關。
  • [🔍][KR]
    欄位屬性為 “ Rollout ”
    使用 Object Database,去讀取我的這個目標,對應的有哪些 KR 。
    這時候你可能會問說,我的每一個Action 有可能其實對應的是不同的KR,那我可不可以反過來,上面的是選 Key Result 的Database,反而Rollout 去看 Object?當然可以!一切就是依照你想要呈現的情境去做調整唷!
  • [∑][Action Agenda 狀況]
    欄位屬性為 “ Formula ”
    因為我想要在最上面的 Objective Database直接看到全貌,所以我透過了Formula 欄位,去拼湊出完成的執行狀況樣貌,這就是在上面Objective Database 看到的那個Rollout囉!

Notion 可以依照你的情境,變化出許多多樣的使用方式,如果有任何 Notion 上使用的疑問,或是想要多看到什麼樣的樣板分享,都歡迎留言 或是 mail 告訴我 (imsylviaymc@gmail.com),我會定期彙整整理做分享唷!

ps. Mail 的標題請幫我用[Notion] 開頭,讓我能更快的篩選出信件唷!

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PM 這個職位儼然成為一個眾所皆知,卻是個非常廣泛的學問,所要學會的事項不僅僅是產品、專案的知識,還需要了解產品策略、產品設計、專案執行、產品行銷、產品營運,我們希望透過社群的力量結合各階段、各產業 PM 的知識分享給各位,讓各位在 PM 這條路上不孤單。

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#Sylv!a

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自燃人一枚,百變怪一枚,PM一枚,不只是PM 一枚。擅長將複雜的事物簡單化,專注於任何關於 PM、時間管理、效率提升的方法、書籍或是軟體分享。