（本篇翻譯自UX Workshops vs. Meetings: What’s the Difference?)
目錄：
1. 誤用UX工作坊反而浪費時間
2. 什麼時候應該召開會議
3. 什麼時候應該舉辦工作坊
4. 結構與形式摘要：會議用於共享信息； UX工作坊是為了解決問題或達到可行的目標。 本篇文章會比較兩者的差異，包含目的，範圍，時間，結構與準備時間。
Meetings are for sharing information; workshops are for solving a problem or reaching an actionable goal.
誤用UX工作坊反而浪費時間
是否曾經參加過完全浪費時間的工作坊？目標不明確，活動似乎沒有意義，或者感覺好像什麼事情都沒有完成。又或者，是否曾經被要求舉辦過您認為不必要的工作坊？只是隨意填滿會議大綱而不知其理由。
發生這些情況的組織中，往往不清楚會議和工作坊的定義和適當用途。過去，我見過善意的同事們舉辦工作坊，以作為與利益相關者的一種溝通方式，認為如果將每個人長時間地聚集在同一個房間裡，奇蹟就會發生，但那根本不是真的！如果沒有預先定義要解決的問題，沒有明確的協作需求，沒有足夠的預先規劃，那麼工作坊就是在浪費時間。 （恐影響高層參與者婉拒您的下一個邀請。）
了解工作坊和會議之間的差異可以節省每個人的時間，充分利用團隊協作，並避免在工作坊上建立不良聲譽。本文比較了工作坊和會議的不同特徵，包括目的，範圍，結構和每種活動所需的準備量。
目的和範圍
會議是人們交流信息的一種方式，可想做，狀態更新或分享知識。相比之下，工作坊是解決問題的方法，集中精力在想法的產生與動手實作，使小組實現可行的預定義目標。簡而言之，會議是討論問題的地方。工作坊是解決問題的地方。
會議適合用於淺而廣的議題；而工作坊適合於對問題進行深入而集中的討論。
什麼時候應該召開會議？
當目的在於安排特定的時間讓與會者傳遞與接收資訊時，便適合採用會議的形式。這類討論可能涉及多個主題，但不一定需要在單次會議中做出所有的決定或採取行動。
召開會議的常見情況包括：
- 項目啟動會議 (Project kickoff): 同項目團隊成員的初步會議，其中討論項目簡介和角色等關鍵信息。
- 站立會議 (Standup): 跨職能團隊日常的快速（通常為15分鐘）會議，共享工作進度和障礙方面的最新信息。
- 回顧會議 (Retrospective): 定期進行的討論，團隊反思自己的合作方式，並考慮改善流程的方法。
- 一對一會議 (One-on-one): 專門的時間讓主管或經理直接會面，討論項目，個人成長和發展機會。
- 領導同步會議 (Leadership sync): 跨職能部門的多個子團隊聚會，討論進度，學習和出色的行動項目。
- UX /設計團隊會議 (UX/design-team meeting): UX或設計團隊成員聚在一起分享工作，知識和靈感來源。
- 設計審查 (Design review): 設計團隊成員介紹設計進度並接收設計反饋。
什麼時候應該舉辦工作坊？
當需要來自不同團體的意見和共識，或與會者的參與感幫助促進他們對於項目的正面態度時，這類目的適合採用協作、動手做的工作坊形式。
UX工作坊5種常見方案，其中包括：
- 探索工作坊 (Discovery workshops): 團隊成員和關鍵知識持有者聚在一起以了解當前狀態，就即將開始項目的里程碑和計劃達成共識。
- 移情工作坊 (Empathy workshops): 設計師，研究人員和其他利益相關者在設計解決方案之前，對用戶需求達成共識。
- 設計工作坊 (Design workshops): 跨學科團隊成員聚集在一起，從不同的角度快速生成和討論各種想法。
- 優先級工作坊(Prioritization workshops): 團隊成員和其他關鍵決策者共同決定哪些項目最重要，並對它們進行優先級排序。
- 批判工作坊(Critique workshops): 設計過程中不可或缺的角色，可以協作來分析和改進設計，從而使其達到目標。
上面的每種場景都受益於工作坊的設置，因為人們不僅需要交換各種主題的信息；他們需要深入關注有關特定主題的信息，並根據該信息採取行動或製定計劃或決策。
結構與形式
工作坊和會議的基本目的不同，因此兩者的結構也有所不同。通常，會議比工作坊更具被動性，與會者大部分時間都花在講話或聽上，而工作坊則鼓勵積極參與，像是動手畫，腦內風暴(brainstorming)或創建模型等活動，以組織和捕捉小組進度。但是，動手活動當然不必僅用於工作坊。在會議中，他們可以幫助與會人員保持參與，突破常規思維方式或鼓勵內向型人格促進對話。
工作坊的典型結構
工作坊通常會經歷一系列發散與收斂的過程。在發散活動期間，團隊成員會提出許多想法或產生與當前主題相關的大量貢獻。工作坊的主持人可以利用多種類型的活動來實現這一目標，包括定時素描(timed cycles of sketching)或腦內風暴於便條紙上。
發散活動之後是收斂活動，在此活動中，小組要確定並理解（從活動中所產生的想法和輸入資訊）的模式和主題，然後致力於對最可行或最有潛力的構想進行優先級排序。在此階段，諸如親和關係圖(affinity diagramming)和強制排名(forced ranking)之類的方法是合適的。
會議也是有結構的
儘管工作坊的結構比會議更正式，但並非會議沒有結構（我們中的某些人可能有不同想法，因為過去參加過設計不良的會議）。
即使是例行會議，如站立會議和一對一會議，也可以從結構中受益。引入足夠靈活的結構以適應不斷變化的討論項目，一種有效方法是在會議之前向參與者提供開放式問題的簡短列表。
例如，傳統的日常站立會議，使用一系列問題來確保對話保持正軌。參與者可以通過僅回答以下問題來限制內容：
- 昨天完成了什麼？
- 今天在忙什麼？
- 遇到的障礙是什麼？
在另一個範例中，經理可能會要求直屬下屬準備例行一對一會議的議程，該會議的結構可遵循以下一系列問題：
- 過得如何？
- 哪方面需要幫助？
- 有什麼興奮的消息？或者現在有了什麼志向？
- 對我有任何反饋或意見嗎？
甚至像這樣的開放式框架都提供了一種結構，可以幫助與會人員了解會議的目的，能充分分配時間來準備討論大綱。
後記
設計師與研究員每天都會經歷不同形式的會議或工作坊，訊息交流與溝通是必要的過程，如果能夠選擇正確的方式來進行，便能有效的提升工作效率。
本篇從目的來說明會議與工作坊的使用時機，付諸日常中，未來舉辦會議或工作坊之前，試著定義明確的目的，進而判斷是否有其他適合的溝通方式，將能幫助溝通效率與產出！
下篇則會說明會議與工作坊的準備清單，進一步幫助釐清兩者間的差異與花費精力。謝謝大家耐心收看🙇♀️️🙇
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