Ey, documento… te quiero, ¿sabes?

O cómo a través de un ejemplo podemos enamorarnos para toda la vida del proceso de documentación.

¿Cuántas veces entraste a Google y te encontraste con 1.500 artículos sobre cómo transformarte en el máximo referente de UX? ¿O cuántas fórmulas mágicas viste en Medium para ser el Nº 1 del Design Thinking? Seguramente millones y sin ningún resultado alentador… Bueno, este artículo, viene a transformar esa frustración en algo que se aleja de una fórmula mágica; solo voy a compartir con vos una práctica que va a dejar muy bien parado tu trabajo. Te va a invitar a enamorarte de la documentación y, al mismo tiempo, ayudarte a ordenar al equipo de una manera súper práctica, ofreciéndole claridad a los procesos sin importar la especialidad que maneja cada uno de sus integrantes

En estas líneas, voy contarte a través de un ejemplo real, qué, por qué, para qué y cómo documentar. Tal vez pienses que es una tarea aburrida: buscar datos, diseñar una ppt, dialogar con muchos interlocutores, encontrar consensos y todo eso volcarlo en un espacio en común. Puede ser cierto, pero la verdad es que documentar también es diseñar (sí sí, a vos te hablo amante del sketch, illustrator y photoshop). El documento es una herramienta única para persuadir, convencer y lograr que muchas cosas pasen. Tenemos una gran oportunidad a la hora de hacerlo porque el poder que conlleva la visualización es muy grande. Como sucede en el amor, seguramente no haya recetas escritas en piedra ni tutoriales de YouTube que te solucionen la vida a la hora de documentar, pero sí hay algunas prácticas que funcionan (y no me estoy refiriendo a Tinder).

Comencemos: cómo empezar a tener una relación seria con la documentación

Qué lindo es planear a largo plazo, pensar un poquito más allá del presente y proyectar algunas líneas de lo que va a venir. Pero antes de todo eso, debemos respondernos algunas preguntas o tener claridad sobre algunos aspectos: a quién le vamos estar hablando cuando documentamos, qué necesidades tiene ese usuario, para qué le va a servir esa documentación, saber si es parte del equipo o si es de otra área, conocer comportamientos y hábitos (como por ejemplo, saber qué soft utilizan para el trabajo del día a día)… en fin: para tener algo serio con la documentación, debemos enfocarnos en 3 cosas: a quién, para qué y dónde.

1. ¿A quién le vamos a estar hablando en la documentación?

No es lo mismo hablarle a un developer, un analista de producto, un diseñador de Marketing o a los 3 juntos. Y claro está, los contextos y el cómo van a consumir esta info también serán diferentes para cada uno. El saber a quién le estamos hablando, y perdón que insista, es también diseñar.

2. ¿Para qué va a servir esa documentación?

Aclarar dudas y preguntas será la finalidad máxima. Responder esas típicas preguntas a personas que no están super embebidas en el proceso del diseño del producto como por ejemplo: ¿qué queríamos lograr con este componente nuevo en esta parte del flujo?; ¿qué métricas queremos impactar?; ¿cuáles van a ser los criterios de éxito?

3. ¿Dónde mostrar esa documentación?

Debemos saber cuáles son los canales y/o medios de comunicación que se usan con frecuencia para que esta documentación se lea y no quede olvidada en alguna carpeta perdida. Y en este punto podemos ser mucho más creativos: salir de lo convencional y explorar nuevas maneras de comunicación para generar un mayor impacto…

La documentación en un mapa: de un fin de semana en la costa a nuestra luna de miel

Luego de haber diseñado un plan de comunicación para un nuevo producto y habiendo hecho entrega de la producción final a las áreas involucradas, tuvimos nuestra primera crisis: nos llegaban preguntas de desorientación y de no tener una visibilidad macro del plan. Surgieron dudas tales como: “¿este email cuando se manda?”, “y este otro, ¿te llega cuando aceptas la reprogramación del vuelo?”

Nos sentamos a pensar y decidimos entonces darle un nuevo giro de amor a esa documentación (nuestra primera iteración). Como una pareja se hace una escapada de fin de semana para salir de la rutina y darle un nuevo aire a esa relación, nosotros decidimos armar un mapa digital y mandarlo por email. En ese mapa mostramos todo el flujo de la comunicación.

Todo muy lindo pero con eso no bastó. Nos dimos cuenta que ese email quedaba perdido entre los 200 que llegan por día. También nos dimos cuenta que podríamos sumarle las diferentes comunicaciones que enviábamos desde otras plataformas como WhatsApp o Push Notifications y, además, agregarle los servicios que esas comunicaciones consumían de cara al usuario.

Pero lo más hermoso llegó cuando decidimos ir más allá en la relación y transformamos esa documentación en nuestra verdadera luna de miel: iteramos hacia un mundo analógico, imprimimos el mapa y lo colgamos en la pared donde trabaja todo el squad.

¿Qué pasó cuando lo colgamos en la pared? Empezamos a contagiar ese amor. Vimos cómo producto y IT interactuaban con el mapa, lo consultaban y se sacaban dudas sin tener que recurrir a una persona que esté embebida en el tema. Comenzamos a escribir un nuevo capítulo de nuestra relación con la documentación: colocamos post-it, escribimos preguntas, dudas, respuestas, sumamos métricas dando visibilidad de una manera general y rápida. En fin, centralizamos mucha información importante en un mismo espacio y el mundo comenzó a saber de nuestro amor por la documentación.

Hoy, otras áreas están empezando esta relación: se acercan al mapa, lo consultan y lo utilizan como material de trabajo diario. Es más, ese amor empieza a florecer en otros equipos al querer tener su propio mapa, su propia relación.

Espero que de alguna manera lo que les conté, sirva para quitarles un poco ese miedo a documentar y se animen a hacerlo, viendo los buenos resultados que esta práctica puede lograr. Y claro, que ese nuevo amor por la documentación sea, al fin y al cabo, el que dure para toda la vida.

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