Las ceremonias de nuestro día a día
En este artículo abrimos la cocina del equipo, y compartimos nuestras ceremonias, que ya forman parte de nuestro día a día.
La importancia de las ceremonias
Antes de comenzar a mencionar las ceremonias, enfocaremos la importancia de las ceremonias bajo las siguientes perspectivas:
1. Colaboración 🤝
Dado que UX es una disciplina principalmente colaborativa, un desafío importante es cómo construir esa colaboración en el equipo. No sucede de un día para otro. Es un desafío que se logra paso a paso, con acciones concretas, que esperan contagiar al equipo. Las ceremonias del equipo son acciones que apuntan a esa dirección.
2. Procesos 🔀
Establecer las correctas ceremonias en el equipo apunta a lograr procesos sanos, que no sean una carga en el día a día de las personas. Seguramente en sus organizaciones, ha pasado la situación donde las agendas de los equipos están sobrecargadas, agotando a las personas y haciéndoles perder foco en su trabajo diario. Si el equipo está todo el día en reuniones, ¿cuándo tiene tiempo para concentrarse en generar sus propuestas, donde se requiere de investigación y análisis? De ahí que muchas organizaciones han comenzado con políticas de reducción de reuniones, o a fomentar más el trabajo asincrónico que el sincrónico.
3. Engagement 🔗
Un aspecto importante es el engagement o compromiso en el equipo, es decir, el procurar que las personas quieran seguir eligiendo trabajar en el equipo de UX de la organización. En una investigación reciente que realizó el equipo de Figma, relevando diversas organizaciones de producto y tecnología, demostró que las organizaciones donde los diseñadores UX buscan desempeñarse es donde hay una sana cultura de equipo. Sorprendentemente, las conclusiones del reporte muestran el valor que tienen las ceremonias de los equipos en fomentar una rica cultura de UX en la organización¹.
Este breve punteo muestra que las ceremonias del equipo tienen un valor importante para generar una buena cultura colaborativa, procesos sanos y compromiso en el equipo.
Por todo ello, desde el área de DesignOps, es que decidimos revisar nuestras ceremonias, alimentarlas de una dinámica clara, hacerlas eficientes, y organizarlas para que les saquemos el máximo provecho.
Lo común y lo propio
Como veremos, cada ceremonia persigue un objetivo propio, para cuyo fin requiere una dinámica específica. Por ejemplo, si el objetivo es obtener feedback, se recomiendan ceremonias con un determinado número de participantes.
Pero a su vez todas estas ceremonias persiguen objetivos comunes:
- Ayuda al diseñador a reflexionar y pensar críticamente sobre su trabajo.
- Fomenta una cultura de compartir procesos y conocimientos.
- Da la oportunidad a las personas de trabajar en la forma de presentar una propuesta, por ejemplo, a través del storytelling.
- Ayuda al diseñador a perder el miedo a presentar, al exponerse ante el resto del equipo.
Las ceremonias
A continuación mencionamos y describimos brevemente las ceremonias que, a este momento, nos están funcionando.
Como aclaración, excluimos las ceremonias de los squads particulares, como las dailys, las weeklys, las plannings, o las retros.
Design Share
Como su nombre lo indica, las Design Share son ceremonias cuyo fin es el compartir al resto del equipo una propuesta o iniciativa en la que se está trabajando. Su objetivo es que todo el equipo de UX tenga visibilidad de las propuestas de las diferentes personas del equipo, y saber qué está ongoing. Es realmente útil, también, para que el resto del equipo comience a tener una visión holística del ecosistema de productos de la organización. En organizaciones grandes o con mucha variedad de productos, muchas veces estas ceremonias son las únicas oportunidades para conocer el resto de los productos. En esta ceremonia no buscamos obtener feedback ni iterar las propuestas.
En las Design Share participa todo el equipo de UX y están agendadas los Martes y Viernes a las 10 am.
Como dato extra, estas ceremonias las grabamos, y luego las dejamos en nuestra Wikipedia del equipo, formando una nutrida biblioteca de Design Shares.
Design Critique
También como indica el nombre, el objetivo de esta ceremonia es hacer una critique, esto es, recibir feedback constructivo sobre las iniciativas. Esto ayuda a mejorar la calidad de la propuesta, permitiendo recoger la mirada de los otros integrantes del equipo.
La persona que convoque a la reunión debe seleccionar aproximadamente 5 o 6 personas (es fundamental no hacer estas ceremonias multitudinarias) del equipo para que le ayuden a mejora su propuesta. Es importante que la persona que convoque la Design Critique sepa con claridad qué tipo de feedback quiere recibir. Así buscará a las personas correspondientes a la hora de convocar la ceremonia. Por ejemplo, si la persona quiere recibir feedback sobre la UI de la propuesta, convocará como participantes a los especialistas en Design System. Estas ceremonias no están agendadas, ya que depende de la etapa del proceso en el que están las diferentes iniciativas.
Sobre las Design Critique y sus dinámicas, hablaremos en otro artículo específicamente. Por lo pronto podemos decir que es una ceremonia que fue muy bien recibida en el equipo y que está teniendo impacto real en los diversas propuestas de UX.
Design All-Hands
Una de las dificultades que teníamos era la poca comunicación con el equipo de Branding y Marketing. Muchas veces se intentaban generar espacios de encuentro, pero al no tener una dinámica definida, las reuniones no eran productivas y en repetidas ocasiones terminábamos con silencios incómodos. Es por eso que pensamos una dinámica especial para que no genere una carga extra en los equipos.
Generamos un template que compartimos días antes con los líderes de los equipos, para completar (con un simple screenshot es más que suficiente) con los trabajos más relevantes del trimestre. Luego, ya en la ceremonia, cada persona tiene dos minutos para comentar sus trabajos más destacados. El template adoptado permite tener una dinámica súper ágil.
Las Design All-Hands las hacemos una vez por trimestre, y participa todo el equipo de UX y todo el equipo de Branding.
Product Design Review
Lo que hacemos en esta ceremonia es presentar una propuesta de UX a Producto y a otras áreas de la organización (Ingeniería, Customer Experience, Marketing, Legales). Su objetivo es buscar las aprobaciones de Producto y otras áreas para comenzar ya con el desarrollo final de la iniciativa, y estar alineados con el producto final.
La persona o grupo de personas que convoquen la reunión deben seleccionar a los stakeholders interesados para lograr las validaciones y aprobaciones correspondientes.
Estas ceremonias no están agendadas, ya que depende de la instancia del proceso en que se encuentra la propuesta. La persona del equipo tiene que incorporar esta ceremonia en su proceso de trabajo y proactivamente convocar la reunión.
Esta ceremonia la usamos para verticales de producto — por ejemplo, durante el desarrollo de Ripio Card — y no para features de mediano y menor impacto. También, son grandes oportunidades para mostrar el valor de UX en el resto de la organización, y es nuestro momento para lucirnos antes el resto de las áreas.
Lo interesante de esta ceremonia es que fue incorporada al proceso de Producto, y fue una propuesta que vino desde UX 💪
Office Hours
Los Office Hours son espacios reservados en los calendarios de algunas personas del equipo con el fin de que otros integrantes puedan realizar consultas sobre algún tema, o chequear algún punto específico de alguna propuesta. Son, como dijo nuestro UX Content, un “Cabildo Abierto”.
Si bien cualquier persona del equipo puede tener esos espacios reservados, creemos que funciona mejor para los roles especialistas. Por ejemplo, una Office Hours para consultar sobre el correcto uso de Himalaya (nuestro Design System), o sobre cómo presentar los resultados de una investigación con usuarios.
UX Day
Son días donde nos juntamos presencialmente todo el equipo de UX para compartir actividades, workshops, y unirnos más como equipo. Son jornadas con una agenda determinada — a veces muy apretadas — , en la que anunciamos novedades y realizamos workshops de diversos tipos.
Al momento, hicimos diferentes workshops con temas variados. Por ejemplo, uno fue sobre “Madurez del equipo”, donde ubicamos el desarrollo de la madurez de UX en el equipo y en la organización; otro sobre “Construyendo nuestra identidad de UX”, donde elaboramos colaborativamente nuestra identidad visual y discursiva; y se vienen otros como los “Principios de Diseño” donde estableceremos nuestros principios a la hora de diseñar experiencias. También, hacemos distintos juegos para “romper el hielo” o elaboramos nuestra “playlist de UX”.
Estas jornadas han sido muy bien recibidas en el equipo, y las hacemos una vez por trimestre.
UX Talks
Las UX Talks son ceremonias donde abrimos las puertas de nuestra casa a un referente de la comunidad de UX. Dos son los objetivos de esta ceremonia: aprender sobre algún tema específico de UX; y formar parte de la gran comunidad de UX en LATAM. Gastón Laterza, Pablo Zárate y Liz Nenning, son algunos de los referentes que ya participaron de las UX Talks.
Esta ceremonia la hacemos mensualmente. Y lo interesante es que no sólo es para el equipo de UX, sino que las abrimos a todas las personas de la organización que quieran sumarse. Esto nos da la oportunidad, también, para seguir mostrando el valor de UX en la empresa.
UX Social Club
El objetivo de esta ceremonia es, sencillamente, divertirnos. Bajo la excusa de aprender nuevas cosas, disparar discusiones acerca del área de UX, o anunciar diversos tipos de novedades del equipo, la idea aquí es compartir un momento para generar engagement y conexión entre las personas. Según una integrante del equipo, esta es su “nueva ceremonia favorita”.
Se puede usar uno de los tantos “rompehielos” disponibles en FigJam o cualquiera otra actividad de team building que conozcan. Para nuestra primera UX Social Club, jugamos al “teléfono descompuesto”.
Sugerencias
Estas son las ceremonias que hoy nos están funcionando, pero no quiere decir que sea igualmente aplicable para todas las organizaciones.
Por lo pronto, una sugerencia es tantear la recepción que tienen estas dinámicas en las personas del equipo, pedirles feedback, y hacerlos parte en el armado y organización de las ceremonias. Así, no sólo favorecerá el proceso de adopción, sino que sentirán que realmente han aportado en la construcción de la cultura del equipo.
Una última sugerencia es tomar las ceremonias como un producto, donde el equipo son nuestros usuarios. Si hay una ceremonia que realmente no está funcionando, o en la que el equipo no se engancha, o le es una carga más que una oportunidad de mejora, es preferible iterarla o en algunos casos proponer otra dinámica distinta.
Artículos de referencia
¹ Reporte de Figma sobre la importancia de una buena cultura de diseño para atraer el mejor talento: https://www.figma.com/blog/the-outsized-role-culture-plays-in-attracting-design-talent/
Sobre las Design Critiques: https://medium.com/designatmeta/critique-is-an-important-part-of-any-design-process-whether-you-work-as-part-of-a-team-or-solo-ef3dcb299ce3
Sobre las ceremonias en Figma: https://www.figma.com/blog/inside-figma-the-product-design-teams-process/
