A importância do entendimento dos projetos de design e inovação antes de iniciá-los
O entendimento do projeto é uma etapa importante do nosso processo dentro do laboratório, onde coletamos muitas informações relevantes que nos ajudam a definir o escopo e as próximas etapas do projeto. Além de colocar todos os envolvidos na mesma página.
Essa fase que chamamos de “dia zero”, está muito ligado ao movimento ágil, pois evitamos erros, falhas de comunicação e os alinhamentos realmente acontecem. Além disso, é fundamental para definir o modelo de projeto e conseguir ser mais assertivo no cronograma enviado para o cliente.
Conseguimos entender a perspectiva do sponsor, a pessoa que patrocina o projeto,e o tamanho da necessidade ou do problema. Direcionamos com mais clareza o projeto, entendemos por onde devemos começar e definimos a alocação do designer que tenha as habilidades mais compatíveis com o objetivo do projeto.
Agora você deve estar se perguntando, como fazem o entendimento?
Pois bem, o dia zero, normalmente, acontece de 3 a 4 semanas antes de iniciar o projeto, mas pode acontecer 1 semana antes. O entendimento é conduzido por algum designer e realizado junto com o time e sponsor do projeto. Pode ter duração de meio período ou um dia inteiro, dependendo da complexidade e quantidade de pessoas que participarão.
Para fazer o entendimento, utilizamos a metodologia do Project Canvas, conforme figura abaixo:
“O canvas é uma agenda sobre a qual os stakeholders vão se debruçar para conceber a lógica do projeto” — Livro Project Model Canvas
Primeiro ponto importante o entendimento do projeto precisa ser feito em equipe multidisciplinar, composta por DEVs, PO`s, Analistas e Designers, que tenham perspectivas diferentes sobre o processo e o negócio.
Iniciamos o entendimento da seguinte maneira:
· Pedimos para o sponsor abrir o entendimento, dando um briefing sobre o que é o projeto;
· Em seguida, falamos da Justificativa que temos para que o projeto aconteça e quais são os problemas e dificuldades que encontram atualmente;
· Após entender os problemas, definimos o objetivo SMART, um acrônimo do inglês que significa Specific (específico), Measurable (Mensurável), Attainable (Atingível), Relevant (Relevante) e Time-Oriented (Temporal), onde a equipe fala sobre qual o resultado final que é esperado desse projeto e como isso será medido.
· Em seguida iniciamos a Matriz de CSD (Certezas, Suposições e Dúvidas) onde geramos tudo o que sabemos do processo ou negócio (certezas), quais as hipóteses (suposições) e todas as dúvidas que temos e precisamos explorar do usuário.
· Mapeamos os stakeholders, para definir quem são as pessoas envolvidas no projeto e qual o impacto delas no uso da solução.
· Definimos os Perfis extremos, uma atividade muito importante, pois é necessário recrutarmos as pessoas certas para que o resultado do projeto seja eficaz.
· Em seguida falamos sobre os Requisitos do projeto, o que é realmente necessário ou desejável ter no projeto e que o sponsor ou o cliente não abrem mão.
· Por último falamos sobre as Premissas, Restrições e Riscos do projeto.
Nesse momento, tanto nós do laboratório, quanto o cliente, colocamos informações sobre agendas do time, riscos e restrições do projeto.
Para finalizar, fechamos o cronograma e usamos todo esse material com informações riquíssimas para dar início a pesquisa desk, elaboração o roteiro de entrevista e é útil durante todo o ciclo de vida do projeto.
Além disso, após o entendimento, temos muitas tarefas a serem realizadas antes de iniciarmos de fato o projeto. Como, agendar as entrevistas com os usuários, os workshops de ideação, validações, preparação do roteiro de entrevista, entre outras atividades.
Antes da adição dessa etapa no nosso processo, era muito comum termos mudança de escopo e ruídos na comunicação entre o time alocado no projeto e o sponsor. Esta fase minimiza a possibilidade de falta de entendimento entre as partes e possíveis retrabalhos.
E assim, começamos nossa semana zero com muitos insumos, escopo e equipe definida para entregar a melhor experiência para nossos usuários.
