Sep 23, 2022
Processos Contábeis na Tecnologia
Como as inovações podem apoiar pessoas profissionais deste setor no fornecimento de novas ferramentas
Tá rolando um montão de inovações na área da tecnologia que podem apoiar na maneira como as pessoas profissionais de contabilidade operam e prestam seus serviços. Atualmente, estão cercadas de processos lentos e repetitivos, que podem ser substituídos por alternativas informatizadas, simplificadas e ágeis.
Recentemente, Caio de Mendonça, Edineide Oliveira e eu, integrantes da equipe de design do HUB de Design da TOTVS, atuamos em um processo de descoberta sobre inovações no segmento contábil.
Em nosso processo de descoberta, iniciamos pela pesquisa Desk, que “abrasileirando”, seria a leitura de matérias publicadas, estudos acadêmicos e conversas com especialistas da área para descobrir sobre o que o mercado ja fala sobre o assunto, os maiores desafios e tendências.
O projeto teve duração de 2 semanas e gerou um catálogo de idéias que foram priorizadas e traduzidas em protótipos conceituais.
“Obvius” que não vai rolar de apresentar esses resultados aqui. Mas como essa etapa inicial de descoberta foi bem interessante para mim, vou compartilhar com você um resumo dessas descobertas sobre o assunto. Pega a pipoca.
Inteligência Artificial aplicada no mercado contábil
Antes de tudo, a inteligência artificial, ou IA, sigla como é conhecida em Português, é um tipo de tecnologia ou um ramo da ciência da computação, que se ocupa do comportamento inteligente das máquinas ou sistemas computacionais.
Além disso, é uma área que se dedica a buscar métodos ou dispositivos computacionais que possuam ou multipliquem a capacidade racional do ser humano em:
- Pensar
- Resolver Problemas
- Aplicar mecanismos que possam agir de forma similar ao pensamento humano
Como isso funciona?
Quando você se deparar com esse termo (IA) certeza que vai encontrar outras idéias junto, bora se inteirar sobre esses termos:
Machine Learning
Quando a gente fala de machine learning, quer dizer que a máquina aprende algumas regras por conta própria, tendo como base dados alimentados, chegando ao resultado de forma autônoma.
Saca as indicações do Netflix? Ele vai aprendendo de acordo com suas escolhas, e depois, começa a fazer recomendações, pois a máquina aprendeu o que você gosta. Aqui, o aprendizado da máquina é a força motriz da inteligência artificial.
Deep Learning
Aqui o lance é mais profundo. O aprendizado da máquina está ligado á algoritmos complexos que podem imitar a rede neural do cérebro, na tentativa de aprender uma área do conhecimento, possuindo pouca ou nenhuma supervisão.
Isso é possível porque os algoritmos de deep learning têm a inteligência necessária para reconhecer voz , linguagem natural, imagens e processos de aprendizado por conta própria. As conexões das redes neurais artificiais propagam os dados seguindo o mesmo fluxo da cadeia do pensamento humano.
Processamento de Linguagem Natural (PNL)
Essa é a tecnologia que completa o ciclo lógico da IA. O PNL usa as técnicas de aprendizado de uma máquina para identificar padrões em conjuntos de dados e reconhecer uma linguagem natural.
Já existem no mercado chatbots e assistentes virtuais, treinadas para fazer a análise de sentimentos com algoritmos que buscam padrões em postagens de redes sociais e as tomam como base para compreensão sobre como os clientes se sentem em relação à marcas e produtos específicos.
Como a Inteligência Artificial pode ser aplicada no mercado contábil?
Já existem projetos em desenvolvimento que podem tornar possível a automatização dos processos internos de um escritório contábil aplicando a computação cognitiva com foco no relacionamento com o cliente, detectando riscos tributários e trabalhistas, além da identificação de regras de cálculo de enquadramento tributários, sugerindo ações preventivas com base em tendências e comportamentos.
Muita coisa…sei bem, mas essa reinvenção está apenas começando. Para que aconteça, será preciso que os sistemas — contábil, fiscal e folha — adotem processos robotizados que os integrem com outras tecnologias e ferramentas.
Chatbot contábil
Existem roteiros seguidos por essas máquinas que estão se tornando cada vez mais inteligentes. Por enquanto, os humanos escrevem quais são os gatilhos comunicacionais e a quais respostas levam. Em um futuro próximo, os robôs digitais poderão contribuir para a escrita dos seus próprios scripts. Nesse sentido, o funcionamento de um chatbot está intimamente ligado à IA, ao Aprendizado de Máquina.
Aplicando ao cenário contábil
São três as principais áreas de um escritório contábil que já podem receber sugestões artificiais e interativas:
1. Atendimento básico a clientes
2. Suporte a profissionais analistas
3. Análise de dados
Como acontece?
O robô recebe o contato de um cliente e resolve questões simples de solução de dúvidas e preenchimento de formulários. Também podem estar em contato com os analistas contábeis, ao prestarem auxílio na pesquisa de informações analíticas sobre as empresas dos clientes e sobre o próprio escritório.
Pode auxiliar nas tarefas contábeis mais básicas como: baixar notas fiscais, preencher formulários, fazer pesquisas sobre normas e outras informações , cumprindo atividades repetitivas como download de documentos diretamente de um órgão expedidor.
Outra possibilidade é a de analisar e reunir dados, gerando informações que podem ser utilizadas para seu próprio aprimoramento, com a possibilidade de cumprir a função de contadores virtuais em funções de abertura de empresas, por exemplo.
Aplicações da inteligência artificial no dia a dia do contador
A rotina do contador, cercada de tarefas manuais e repetitivas, é um cenário propício para a aplicação da tecnologia da inteligência artificial na execução das tarefas diárias tais como:
- Separação e classificação de documentos contábeis/fiscais para escrituração contábil;
- Atividades de contabilização de documentos;
- Atividades de conciliação de contas contábeis e identificação de inconsistências;
- Atividades de fechamento de balancete/balanços.
Quando falamos dos muitos desafios para atender às exigências fiscais brasileiras, a IA pode ser um destaque.
Para driblar essas complexidades, as empresas adotaram as ferramentas de OCR (numa tradução livre, Reconhecimento Óptico de Caracteres), que são responsáveis por converter imagens em textos.
Entretanto, mesmo utilizando essa tecnologia facilitadora, ainda é necessário validar os dados para evitar que sejam processados erroneamente, o que pode gerar autuação.
Para eliminar esta etapa manual, uma saída é combinar OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) com a Inteligência Artificial e, especificamente, o Deep Learning e o Machine Learning, que processam imagens e as transformam em textos, capturando informações com mais velocidade e assertividade.
Nesse sentido, a automação dos processos está em alta e muitas empresas já terceirizam seus trabalhos contábeis. Isso tudo faz parte das estratégias que podem melhorar muito a rotina dos escritórios de contabilidade e agilizar o fluxo de trabalho e entregas.
Compartilhei aqui um pouco sobre como foi esse processo de estudo, porém o projeto ainda continua em desenvolvimento e quando eu puder, contarei mais aqui sobre ele.
Bora falar mais sobre o Futuro das Coisas? Deixo aqui meu Linkedin para a gente trocar idéia e falar sobre experiências.
Agradecimentos ao Caio de Mendonça que carinhosamente revisou o texto.
