Como criar uma apresentação inteira antes mesmo de abrir o PowerPoint

Usando post-its, papel e caneta você pode pensar no roteiro completo de uma apresentação, até o nível dos slides, sem sequer abrir o seu software preferido.

Seja usando PowerPoint, Keynote ou Google Slides (eu particularmente prefiro o último), nenhum deles por si só vai lhe entregar palestras que as pessoas vão aplaudir de pé. Ok, isso você já sabe. O que escapa a muitos é que essas ferramentas, em determinados momentos, podem inclusive atrapalhar a criação de uma boa apresentação.

Imagine aquela hora em que você olha pra esse slide abaixo e pensa, “tudo bem, tenho uma ideia, agora é preencher essas caixinhas com textos, misturá-las com umas imagens, repetir esse processo umas 30 vezes e voilà!”:

O bom e velho slide padrão te espera… se você souber exatamente o que e como dizer.

Chega de ppt driven presentations! 😂

Muito melhor seria se você já tivesse todo o roteiro em mente — início, meio e fim — , viajado sobre que fotos usar sem se perder nos bancos de imagens da vida, e testado a fluência das ideias e mensagens antes de matutar sobre que fonte usar.

Arriba com as apresentações centradas nas ideias! 💡 (e no público a que se destinam, por supuesto)

O fluxo de criação a seguir foi tirado quase integralmente do livro Ressonância, escrito pela Nancy Duarte. Algumas coisas adaptei a partir da minha experiência em planejar palestras dessa forma. Já uso esse método desde 2014, sei da sua eficácia e também sei que pode ser útil para planejar disciplinas de pós-graduação, workshops e defender projetos na empresa.

(Antes de começarmos, quero dizer que essa abordagem é extremamente útil para quem está criando uma descrição de palestra antes de ela existir. Se é esse o seu caso, leia também o post que escrevi sobre submissões em conferências.)

1. Escrever o mote da apresentação e gerar ideias

O primeiro passo é ter uma grande ideia do que irá comunicar com sua apresentação. Grande no sentido de ser o mote que a conduzirá, não necessariamente no sentido de genialidade ou originalidade (embora não faça mal a ninguém). Este mote se resume a uma frase ou duas, um tweet, e espera-se que essa ideia acrescente ao mundo algo que ainda não exista. Escreva-o numa folha de papel.

O mote (big idea) escrito letras grandes.

Exemplos de motes de palestras apresentadas nas edições anteriores da UXConf BR, deduzidos por mim:

  • Pensar em produtos acessíveis não é só pensar em pessoas com deficiência (surdos, cegos…), uma vez que qualquer um pode ter limitações, mesmo que temporárias (exemplos: uma perna quebrada, ter que carregar o filho no colo). Por que estamos esperando? Ver palestra da Beatriz Lonskis na UXConf BR 2017 →
  • Mesmo que não trabalhemos com algo que ponha em risco a integralidade física das pessoas, ao criar produtos e serviços mal feitos (aplicativo, softwares…), podemos infringir dores semelhantes àquelas que se sente na pele. Ver palestra do Marcelo Morais na UXConf BR 2016 →
  • Nem todo mundo se identifica com o gênero que lhe foi designado ao nascer (masculino ou feminino), e isso precisa ser endereçado de forma mais satisfatória pela sociedade, a começar por produtos digitais e campanhas publicitárias mais inclusivas. Ver palestra do Thomas Castro na UXConf BR 2017 →

Paralelamente, o ideal é que você já tenha recolhido referências, exemplos, histórias, fatos e frases que apoiem isso que deseja dizer. Pode estar só na sua cabeça, mas facilita se já tiver anotado tudo com antecedência em um caderno ou documento na nuvem (os dois formatos que uso por estarem sempre à mão).

Notas enquanto lia um livro, notas no moleskine e notas no Google Docs: esse é o meu processo quando vou a fundo numa apresentação. Qualquer um deles deve lhe bastar.

Escreva cada uma dessas coisas em um post-it, no modo brainstorm, aos montes.

Post-its com ideias em massa!
Brainstorm de ideias, mesmo que solitário.

2. Agrupar ideias por afinidade e criar mensagens fortes

Nesse segundo momento, as afinidades entre ideias devem aparecer. E não sem um porquê: esses agrupamentos geralmente produzem mensagens significativas que, concatenadas posteriormente, passarão o grande recado. Agrupe os post-its de ideias relacionadas e escreva as mensagens em post-its de cor diferente.

Ideias agrupadas por afinidade (parte superior da foto) e rotuladas com uma mensagem significativa (inferior).

Exemplos de mensagens, a partir de uma palestra que estou planejando e que aparece nas fotos deste post:

  • O desenho é uma ferramenta para estar no DNA dos designers.
  • O pensamento visual é uma forma natural e poderosa de se comunicar.
Post-its com ideias agrupadas por afinidade e uma mensagem forte.

Agora também é uma boa hora pra eliminar ideias duplicadas e órfãs (sem afinidade com nenhuma outra ou que não passam uma mensagem significativa).

Se o brainstorm inicial deu bons frutos, algumas ideias poderão ficar de fora. Sem arrependimentos.

3. Ordenar mensagens

Essa etapa é bem intuitiva. Aqui é o caso de responder à pergunta sobre “qual é a melhor ordem para dispor as mensagens?”, a fim que representem o mote da forma mais impactante. Disponha-as junto às ideias de apoio em uma linha do tempo.

Uma linha do tempo com mensagens na ordem certa. Qual é ordem certa? Experimente!

4. Estruturar melhor a apresentação, criar "slides" e verificar o contraste

Entenda-se por “estruturar melhor” uma divisão clara entre início, meio e fim, reforçando as transições entre cada uma delas. Não se admire se isso tiver uma relação com os 3 atos da jornada do herói. O livro Ressonância é todo baseado nessa forma arquetípica de se contar uma história.

No início, geralmente é apresentada uma situação problema, ou uma descrição do mundo como ele é. No meio, o público (herói) é convidado pela palestrante ou apresentador (mentor) a acompanhá-lo numa jornada cheia de vicissitudes até o fim, onde o herói sai modificado a partir do novo conhecimento que agora possui. Certifique-se de que seu roteiro possui esses três momentos distintos.

Despertar curiosidade no início, desenvolver a história no meio e LACRAR no fim.

Uma atividade paralela, nessa hora, é a de transformar as ideias em algo mais próximo do que serão os slides, sem se preocupar com as imagens ainda, mas já pensando na transição mais natural possível entre eles. Substitua post-its de ideias por outros post-its com frases que virarão slides.

Na sequência, é importante certificar-se que você tem um bom contraste entre as ideias contidas nesses “slides”. O livro fala em duas formas principais de contraste: 1) entre as coisas como elas são (status quo) versus como poderiam ser (a sua proposta de inovação ou melhoria), e 2) entre conteúdos de cunho emocional (histórias para rir, chorar…) versus analítico (dados numéricos, estudos…). Em contraste umas com as outras, as coisas ganham uma ênfase maior e mantém a platéia interessada. Valide os contrastes colocando os post-its abaixo da linha do tempo (coisas como elas são…) ou acima (como poderiam ser…).

Post-its acima e abaixo da linha do tempo, criando contrastes.

5. Definir imagens de apoio e… ensaiar!

Finalmente, só resta escolher apoios paras as mensagens. Que foto, imagem ou elemento visual cairia bem, reforçando ou talvez até substituindo o recado passado textualmente nos "slides"? Desenhe esses elementos visuais em pots-its e cole-os ao longo da linha do tempo.

E, conforme já sugeri inicialmente, agora você poderá testar a fluência da apresentação falando-a para si ou para pessoas próximas. A sequência de mensagens e os contrastes funcionam como imaginava? As mensagens são realmente impactantes? Teste a apresentação em voz alta e faça ajustes necessários para obter o melhor resultado possível.

O gran finale: escolher as imagens de apoio e desenhá-las à mão.

Agora, e somente agora, você está liberada(o) para abrir o software de sua preferência. Aproveite e abra junto um refrigerante, uma cerveja ou um champagne para comemorar. Não foi pouco trabalho até aqui, mas recompensa. 😃

Se este post está alinhando com uma vontade de começar a palestrar, então este outro também será bem-vindo:


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