如何在會議中有效表達設計 How to present your design in design review

Shandy Tsai
Apr 15, 2020 · 12 min read

【本文適合想推廣設計、提升簡報能力、增加影響力的你】

你是否曾有過這樣的經驗:

工作到三更半夜,自認為這次的設計無懈可擊。在隔天的會議報告中,大家對設計有各種意見、七嘴八舌,會議結束後,你也不清楚到底接下來的方向是什麼,對自己的表現感到沮喪。

我也常有這樣的感受,認為自己做得這麼認真,卻沒有被認可。撇除設計本身之外,這次想聊聊我們團隊在產品開發的過程中,如何進行設計檢討

如果說設計產出是推動產品成功的一半,那設計的呈現方式則是成功的另一半。

不知不覺在BCG Digital Venture工作了8個月,除了精進設計技巧、專案管理外,學習到最多的是溝通技巧。尤其是面對客戶,必須展現專業,同時提倡設計的重要性,如何呈現設計成果、有效溝通是帶領團隊的重要因素。除了讓各部門對產品有參與感外,對於未來推動決策也是關鍵之一。希望這次的文章對大家學業上、工作上都有幫助 🙂

*此呈現方式依個人及公司情況斟酌,不見得適用每個團隊

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圖1. 在產品開發的過程中,如何進行設計檢討 How to conduct design meeting

1. 什麼是設計檢討 What is a Design Review

▍目的 Goal

單論產品開發而言,設計檢討的目的就是為了制定產品走向,並把設計產出拆解成各個項目,讓產品經理安排工作的優先順序,讓工程師可以清楚了解細節,執行任務。

  • 檢視及評判設計產出 Evaluate and critique current design work
  • 驗證設計並轉換成行動項目 Validate design ideas and turn into actionable items
  • 重新安排工作內容及優先順序 Prioritize the next steps or features to continue developing

若是乙方公司 (諮詢業、顧問業、企劃、外包公司等) ,除了產品開發外,同時必須向客戶報告設計進度,讓他們有產品的參與感,影響決策等目的

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圖2. 設計檢討會議目的 Design review goal

▍時程 Schedule

在軟體開發流程中,常使用敏捷開發(Agile)的方法,講求的是從快速從經驗中學習反應和團隊的自我管理。

在此專案中,我們以兩星期為一單位進行Sprint。

  • Sprint Demo:呈現這次Sprint的成果 (工程、設計、研究測試等)
  • Sprint Retro:回顧這次Sprint做得好、做得不好的項目,讓團隊提出問題,討論改善的解決方案
  • Sprint Planning:規劃下次Sprint的目標及分派工作
  • Design Review:每週進行設計檢討,提供更詳細的產品內容及方向
  • Backlog Grooming:由於設計、開發、Debug同時進行,原本的專案範圍可能因此變大,為了確保功能在時程限制下可以順利發布,會重新進行prioritize,或是移除不必要的tasks
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圖3. Sprint雙週時程範例 Sprint bi-weekly schedule

▍參與者 Participants

(根據公司及會議性質而有所不同)

  • 產品經理 Product manager
    提供產品願景、資源、時程等知識,協助安排工作的優先順序
  • 工程師 Engineer
    擁有技術的專業知識,了解功能的可行性、花多少時間、需要多少人力
  • 業務 Sales
    確保產品功能和商業模式一致
  • 客戶 Client
    若是乙方公司,必須瞭解客戶的意見、擔憂、和期待
    讓客戶參與產品開發的過程,不但他們擁有產業洞察,同時感受到對產品的擁有權,對未來推動決策十分有幫助
  • 利害關係人 Stakeholder
    與企業有關係的團體或個人,主管、客戶上級、投資人、員工等都可以算是利害關係人。主要目的是讓他們了解產品進度、開發方向,如有需要,必須經由決策,獲得他們的支持
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圖4. 設計檢討的會議參與者,根據他們的背景知識,會提出不同的見解 Participants

▍準則 Guideline

  • 開放合作的氛圍 Collaborative and dynamic

記住!這是一個開放的討論空間,設計並不一定是完美的正解,不需要特別執著,試著聆聽各方的想法。目的是在於闡述設計的邏輯,產品需要多方的團隊合作,才能激盪出更好的解決方案

但這並不代表必須聽從所有人的意見,只要你有好的理由、事實證據去支持設計論點,設計團隊會得到更多的尊重。

  • 專注於使用者體驗 Focus on User Experience

討論過程中可能會不知不覺被帶往技術細節,主持人記得將主導權拉回來,或是再規劃額外的時間討論。通常為了開發效率,我們會呈現三種版本:理想狀態、折衷方案、精簡版,讓產品經理可以斟酌現有資源做決策。

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圖5. 這是一個開放的討論空間,產品需要多方的團隊合作,才能激盪出更好的解決方案 Guideline

2. 呈現內容 Content

▍事前準備 Prepare for the meeting

一個有效的會議,事前規劃是非常重要的

  • 紀錄文件 Keep agenda and notes in one document
    我會檢視這次的Sprint目標和這禮拜的設計產出,寫下會議大綱,並將筆記儲存在同個文件
  • 整理設計檔案 Organize design file
    在會議前,我會刪除不必要的檔案,及把設計發想放在最下端
    另外,如果是prototype,必須確保檔案順序及連結是可點擊的
  • 會議前寄出會議大綱 Send meeting agenda in advanced
    除了事前通知參與者外,也確保發表者了解內容及時間限制
    (相信我,大部分的人並不會看大綱,因此你更應該掌握會議大綱及流程)
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圖6. 會議準備及工具 Prepare for the meeting & Tools

▍會議大綱 Agenda

大綱是一整個會議的主要架構,事前構思呈現的先後順序,讓會議更流暢。

🌞 開場介紹,設定會議目標及現場氣氛 Set up the environment

根據會議目的,主持人有很大的空間掌握氣氛,可以是討論型設計檢討,較輕鬆歡愉;也可以是正式的設計會議,有事前規劃的流程增加信服感。

  • 回顧Sprint目標:提醒大家產品走向及會議目的
  • 介紹會議大綱:包括內容、發表人及時間

🚶🏻‍♀️帶領會議參與者一起走過設計流程 Walk through the design process

呈現設計就像是說故事ㄧ樣,會有起承轉合。根據過往的經驗,若直接呈現設計成果,參與者較不容易重視、欣賞設計,也較困難給予有建設性的意見,容易執著於小細節。

同時可以想想這次會議希望得到回饋的內容是什麼、希望能趁大家聚集在一起的時候下什麼設計決策。

  • 現有流程及未來效益:為什麼要做這個功能、現在用戶遇到什麼困難,若開發這功能可以帶來什麼影響,可從用戶體驗或是商業方面來解釋
  • 參考設計:現在市場上有什麼值得學習的產品,增加可信度
  • 設計發想:我會嘗試做三種不同的設計方向,解釋優缺點
  • 設計決策及原因(看球重點):呈現最後的設計方向。根據經驗,越視覺化越好,如果有時間可以做成有連結的prorotype,過程中可以提到使用者研究的回饋

⏳ 掌控時間,甚至限制討論時間 Keep meetings tight and productive

  • 限制討論時間:我個人比較喜歡把討論放在設計呈現後,並規定討論時間,以免超時。主持人必須掌握討論長度與範圍,若離題,記得掌握主導權,或是記錄下來,再安排後續會議
  • 預留五分鐘:包含等待大家進入會議室、預留一些緩衝時間,或是提早會議結束時間讓大家都開心
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圖7. 一個有效的會議,事前規劃和架構是非常重要的 Design review agenda example

▍呈現脈絡 Presentation structure

因為是每週一次的會議,我會在事前將檔案整理排列好,基本上我不會特別再做投影片,除非是特殊重要的報告。

與其直接進入設計,或是解決方案,我會讓參與者像是看著故事書,帶領他們走過設計的流程與邏輯,豐富設計的層次

另外,在呈現prototype前,重新解釋介面的架構及元素,讓觀看者了解設計框架,不會因為各式各樣的UI和互動設計而迷失了會議重點

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圖8. 設計檔案的呈現脈絡 Presentation Structure
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圖9. Figma檔案範例 Figma example

▍後續行動 Follow-up

許多人可能會忘記這步驟,後續行動是為了展現設計的責任感,增加信任

會議結束後,我會將筆記做好整理,除了回饋外,更重要的是寫下行動項目,下一步是什麼,之後存在文檔系統,並寄信給會議參與者,或是發布在Slack的公共channel。

在做筆記時,相較於設計呈現的流程,我反而將研究和參考資料放在最後,因為這個文件的目的主要是讓團隊成員了解下一步的決策是什麼,能夠快速的掌握重點。

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圖10.後續行動:文檔紀錄

3. 結論 Conclusion

這次文章是對自己這四個月來專案的學習紀錄。最基本、最重要的還是設計產出本身,若設計不夠完整、精美,就算是呈現方式、口條再好,很容易就被內行人看穿。

每週的設計檢視會議我都非常重視,在產品開發過程中,設計經常被忽略,這是一個很棒的舞台去練習自己的邏輯、口條與說服力。

如果你認真看待一件事情,並腳踏實地的努力去做,將會有回報的。

At the end of the day, you put all the work in, and eventually it’ll pay off.

在全英文的環境下,語言能力可能會提高困難度,但只要經常練習,用完善的設計去支持論點,相信一次會比一次進步!我們一起加油 💪

以下是這四個月來得到的回饋:

“Outstanding Work, Design Team!” — Client

“Truly great work, designs are clear and comprehensive. thank you.” — PM

“I was very impressed, thanks for having me and great job. You advocate the importance of design and bring Design to the table.” — Design Director

“The organization of today’s design review meeting, how you all walked the team through the process, and the clear progression of the design was very impressive. It buys us credibility and an all-around good look.” — General Manager

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圖11. 好的設計呈現方式,可以增加設計師的誠信

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四位在海外的UX工作者所建立的內容平台,分享工作內容與生活體驗

Shandy Tsai

Written by

Sr. Experience Designer @ BCGDV https://www.instagram.com/shandytsart/

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We are four passionate UXers from Taiwan, working across Asia and the U.S. We share our insights and work experiences to the community. UX四神湯是四位臺灣清華畢業的UX海外工作者所建立的內容平台,每週定期發布文章。內容涵蓋中美的工作環境與生活體驗、互聯網巨頭與新創公司的工作內容、設計趨勢、UX實務技能分享等

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